Uma das formas que recomendo é que o líder planeje o ano com sua equipe no quesito de produtividade, equilíbrio e redução de urgências. Aproveitar esse meio do ano para esse tipo de estratégia é positivo, pois alinha a equipe em uma estratégia para esses próximos meses. Alguns pontos são essenciais no planejamento de produtividade do time, e como líder, esteja pronto para elaborar essas estratégias:

1 – Revise o que pode ser melhorado – Questione o time sobre o que não deu certo neste ano e precisa ser alterado para o próximo semestre. Isso pode incluir a revisão de processos, adoção de novas ferramentas, falhas de comunicação, mau uso do e-mail, relacionamento com clientes ou fornecedores, etc. Faça um levantamento desses pontos críticos e crie um plano de ação para minimizar esses .

2 – Faça uma Política de Redução de Urgências – ajude o seu time a entender claramente o que é urgente, o que costuma gerar estas urgências e ocorre com frequência, e crie um plano para preveni-las. Lembre-se de que, boa parte das urgências pode ser reduzida com planejamento, preparação e prevenção. Muitas vezes, simples checklists bem elaborados e aplicados podem minimizar o problema. A definição de prioridades claras também ajuda bastante nesse quesito.

3 – Defina estratégias de equilíbrio – Quanto mais tempo seu time tiver para o que é realmente importante, maior será o nível de produtividade coletivo. Dentro das possibilidades da sua empresa, o que pode ser feito para permitir um uso mais eficaz do tempo de todos? Talvez recompensas em tempo (como por exemplo, Day offs) possam motivar bastante a equipe. Veja o que pode ser feito e monte um banco de benefícios em conjunto com sua equipe.

4 – Estimule o uso de ferramentas de produtividade – Quanto mais as pessoas conseguirem se planejar individualmente, menor a quantidade de urgências e atrasos coletivos. Treine seu time para usar com sabedoria ferramentas como e-mail, agendas, vídeo conferência, etc. O mau uso de ferramentas de produtividade acarreta em problemas de administração de tempo que todos acabam sentindo.

5 – Discuta a redução de reuniões e interrupções – Muitas empresas possuem reuniões recorrentes e com resultados inconsistentes. Pense se há espaço para redução de alguma reunião no grupo ou uma forma mais inteligente de realizá-la. Isso é válido também para interrupções freqüentes, que com algum tipo de regra ou ferramenta para compartilhar o conhecimento, podem ser eliminadas.

Líderes inteligentes compreendem que uma equipe sem tempo não tem condições de alcançar resultados de forma equilibrada e produtiva. É parte do papel do líder criar estratégias para colaborar com todos os envolvidos. Não deixe o resultado ser comprometido por tempo desperdiçado!

É óbvio que no papel de liderança, ainda mais em cargos de gerencia ou diretoria a cobrança por resultados é maior, a dedicação de horas ao trabalho também é superior e a disposição é que acaba diminuindo. Mas é claro que é possível virar esse jogo, e ter mais equilíbrio.

O trabalho é infinito, ele sempre vai estar lá com coisas novas, oportunidades e demandas inesperadas . Em compensação, nosso tempo é finito. Ou seja, se você não limitar seu trabalho ele vai roubar todo o tempo que você tem. São proporções totalmente díspares.

A melhor lição que aprendi trabalhando com esses CEOs é estipular uma meta finita de dedicação de tempo ao trabalho, aprender a controlar a ansiedade e saber que o mundo não vai acabar caso um relatório seja revisado amanhã ao invés da madruga de hoje. Planejar, priorizar e limitar é a Tríade que a liderança precisa aplicar.

Não adianta chegar no topo e ser um solitário, sem família, sem amigos para curtir. O importante é estar no topo e junto com as pessoas que são importantes. O fracasso dentro de casa, não compensa nenhuma vitória corporativa.

Meu amigo João Doria Jr teve uma idéia genial há alguns anos atrás: criar um evento que reúna os CEOs e sua família, em um ambiente de descontração, brincadeiras e obviamente networking de negócios. Nascia assim o FAMILY WORKSHOP, evento que reúne os líderes empresariais para terem tempo de qualidade com a família.

Hoje começa a 7ª edição desse evento, são mais de 200 CEOs e suas famílias, num total de quase 800 pessoas reunidas no Hotel Jequitimar no Guarujá. Nesse ano resolvi patrocinar esse evento pela Triad. Tem tudo a ver com nossa marca, ajudar os CEOs a terem mais vida e uma empresa mais produtiva.

Todos os CEOs vão receber nossa revista impressa, um presente especial (um relógio movido a água) e suas esposas receberão o livro Você Dona do Seu Tempo. Todos os CEOs serão convidados para um evento especial sobre produtividade, pós-evento e também serei o anfitrião da palestra do Edson Bueno, fundador e presidente da Amil, sobre empreendedorismo.

O destaque do evento fica por conta do networking coquetel, seguido de um jantar especial com todos fantasiados com o tema de heróis! Os principais líderes do País em um evento totalmente descontraído de integração familiar. Eu pela minha natureza vou de Star Wars, minha fantasia é de Obi Wan, minha esposa vai de Assaj e as crianças de Peter Pan e menino perdido respectivamente. Devo blogar sobre as palestras e o evento no final de semana, contando um pouco do evento!

Pessoas que chegaram ao topo e se mantém no topo com qualidade de vida, são aquelas que aprenderam a usar muito bem seu tempo. Caso contrário, você chega e fica infeliz pela solidão dos que deixou para trás! Pense nisso.

Com toda essa empolgação, nada mais importante e fundamental que os líderes planejarem toda essa expectativa em seus planos de negócios. Na época em que vivemos, nunca foi tão essencial aumentar a produtividade e a qualidade de vida da equipe. Tornar a empresa mais eficiente, diminui os gastos desnecessários, reduz as urgências, melhora as reuniões, maximiza o investimento e cria uma equipe com mais equilíbrio, foco e execução.

Para alcançar esse resultado é preciso líderes pensando proativamente nesse assunto ou apoiados por especialistas no assunto, o que não é muito comum nas empresas. Vive-se a correria do dia-a-dia, com a qual todos já estão acostumados e pouco se muda nesse cenário.

Aproveite o final do ano em que muitos planos começam a ser traçados e inclua no planejamento da sua empresa, algumas questões fundamentais para garantir que 2010 seja um ano mais produtivo e menos corrido:

1. Como fazer minha equipe ser mais produtiva e equilibrada? Projetos, metas, processos e tudo que se possa definir na sua estratégia não tem como evoluir sem pessoas. E pessoas, precisam de tempo. Sem tempo não há resultados. Pense em novas ferramentas de produtividade, cursos sobre o assunto para a equipe, reveja processos, questione o time sobre como ser efetivo.

2. Como criar o senso de importância na empresa? Muito se fala de senso de urgência, mas isso só valoriza o contexto errado do tempo. Valorize o importante na equipe. Valorize planejamento, sair cedo da empresa, cumprir prazos, chegar no horário às reuniões.

3. Qual o objetivo mais importante da empresa? Ao invés de diversas metas, que tal definir um grande objetivo, criar indicadores precisos, comunicar adequadamente ao time e criar um sistema de acompanhamento que reflita no dia-a-dia de todos na empresa?

4. Muito tempo em reuniões? Em meu último livro, Estou em Reunião, comprovei o absurdo prejuízo financeiro que as reuniões causam as empresas. Pense em algumas formas para reduzir pelo menos 1/3 das reuniões do seu time, e com isso dê mais tempo para trabalhar e focar nas coisas realmente importantes.

5. Como recompensar o planejamento e resultados do time com equilíbrio? Quanto mais tempo a equipe tiver para seu equilíbrio pessoal X profissional, mais produtividade e motivação. Invista em programas de qualidade de vida, dê benefícios que sejam relacionados a “mais tempo livre” e ações de integração familiares.

Existem diversas estratégias que podem ajudar sua empresa a entrar no próximo ano com mais foco, produtividade e equilíbrio. Gerando mais resultados e execução no dia-a-dia. O mais importante, é entender, que isso depende principalmente da alta direção das empresas e de ações efetivas nesse sentido.

Que 2010 seja um ano extremamente produtivo!

ps.: Essa semana estou viajando todos os dias em eventos, mas estou preparando os resumos da ExpoManagement para publicar aqui no blog!

No começo eu achava que não, pois o processo poderia se aplicar a qualquer sexo de forma indiferente. Mas com a pesquisa para o livro Você Dona do Seu Tempo, que foca no tema da gestão do tempo para o universo feminino, acabei pesquisando a fundo e descobri diversas diferenças essenciais. A primeira é que as mulheres possuem um volume de urgências maior do que os homens (comprovamos isso com mais de 15 mil pesquisas realizadas), devido a seu excesso de papéis e funções, tudo acaba caindo nas costas das mulheres. Isso tem ligação direta com o volume de mulheres enfartando ou estressadas, que estamos vendo nos últimos anos.

A forma como a mulher lida com seu tempo livre é outra diferença, na pesquisa para o livro, 78% das mulheres disseram que não tem tempo para sexo e relacionamentos. No uso do tempo, quanto menos tempo a mulher possui mais ela foca em terceiros e menos para ela. Outro ponto é a dificuldade em saber dizer não e a facilidade em executar múltiplas atividades (o que é mais difícil para os homens).

Enfim, são muitas diferenças sem dúvida e também na forma de organizarem e como gerenciam seu tempo. Acesse o site www.triadedotempo.com.br/mulher e baixe o resumo do livro para maiores informações.

PORQUE É TÃO DIFÍCIL HOJE CONCILIAR LAZER  X TRABALHO E TEMPO PARA CONSIGO MESMO?

Infelizmente não aprendemos na escola um método de administração do nosso tempo. Empiricamente no dia-a-dia, priorizamos nossas atividades e urgências diárias, mas isso não é suficiente. Você precisa ter um método que ajude você a ser mais produtivo, ganhar flexibilidade e equilíbrio na sua rotina.

Um erro clássico que muitas pessoas fazem quando estão sem tempo é focarem demais nas coisas que consomem sua energia e com isso ficam improdutivas para as coisas realmente importantes. O correto é focar primeiro em você, em coisas que gosta de fazer e ajudam a equilibrar seu corpo físico, mental e espiritual. Dessa forma você consegue mais pique e produtividade para ganhar o equilíbrio que todos buscamos.

QUAL É O PAPEL DO LÍDER NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO?

Um líder urgente cria uma equipe urgente. Um líder sem tempo deixa a equipe sem tempo também. O líder é o personagem principal do processo produtivo de uma equipe, se ele não for um exemplo, se não procurar ajudar a equipe, estará entrando em um perigoso circulo vicioso de urgências diárias.

Em primeiro lugar o líder precisa conquistar um maior equilíbrio entre sua vida pessoal e profissional, realizar um melhor planejamento de suas demandas diárias e ter foco nas prioridades realmente importantes. Isso significa que o líder precisa aprender uma metodologia de administração de tempo para que consiga maximizar suas horas disponíveis e que se torne um exemplo de mudança que queira ser seguido pela equipe.