A pergunta é boa e super pertinente para começo de ano. Para começar a responder precisamos classificar as urgências em dois tipos: as “imprevisíveis” – que são aquelas que simplesmente não há forma de prever, nascem urgentes, como problemas de saúde, quebras em equipamentos, acidentes, etc. Já a outra categoria de urgências são as “migratórias”, que migram da esfera da importância para a esfera da urgência (por negligência, falta de tempo, esquecimento, falha na comunicação, guerra de egos, etc).

A primeira categoria, das imprevisíveis, por mais que você não acredite, representa a minoria das urgências. Para este tipo de urgências em geral não há o que se fazer para prevenir, simplesmente elas acontecem e precisam ser resolvidas imediatamente.

A segunda categoria é outra história, elas podem ser prevenidas na maior parte dos casos. O primeiro passo para lidar com urgências é entender que elas fazem parte do seu planejamento, na forma de alguma atividade de prevenção ou de espaço em tempo para resolvê-las.

O segundo passo, e mais interessante, é que a urgência acontece porque não conseguimos aprender com a mensagem subliminar que ela nos traz. Quando paramos para entender, a coisa muda de figura. Para isso sugiro que inicie o mapeamento das urgências, que além de identificá-las, este mapeamento permite que você analise o quanto é possível planejar e o quanto de tempo é necessário deixar livre para as coisas que surgem.

Uma forma simples de fazer isso é anotar em seu caderno, tudo que surgiu como urgência ao longo do seu dia. Se você tiver acesso a Internet, pode usar o Neotriad e classificar as atividades, para analisar posteriormente em seus gráficos.

Eu acompanho uma profissional de marketing de uma grande empresa brasileira, ela está abaixo da gerente e sofre todo tipo de urgências e interrupções no seu dia-a-dia. Após dois meses de análise conseguimos concluir que é inviável planejar mais do que 4hs por dia, pois ela recebe uma média de 5 horas diárias de urgências. Ela tem 9 horas para fazer as coisas importantes e dar tempo de absorver as coisas urgentes de um departamento de marketing, sem deixar de lado sua academia, tempo de ócio (ou preguiça como ela costuma falar) e para aprimorar na sua carreira.

Esse número é super variável de acordo com o profissional e também se alterna ao longo da semana. Não existe fórmula pronta, cada caso é um caso. Além dessa estratégia básica de mapeamento, separei algumas estratégias que usamos na consultoria de redução de urgências:

• Mostre planejamento sempre, seja um modelo. Quanto mais perdido você estiver, mais sujeito as urgências será e menos moral terá de cobrar os outros.
• Se a urgência está sendo gerada por falhas de comunicação, comece a redigir seus e-mails forma mais estruturada, com uma seção de próximos passos mais destacada. Nas reuniões ao terminar envie um e-mail com os itens discutidos e ações acordadas.
• Se a urgência está sendo gerada pela ausência ou falha de processos, envie um e-mail ao seu gerente pontuado o problema e listando as últimas ocorrências da urgência.
• Na sexta-feira de manhã, envie um e-mail ao seu cliente ou gerente com as possíveis coisas que podem se tornar urgências na próxima semana e proponha um plano de ação preventivo
• Compartilhe com seu cliente seu processo interno e peça ajuda para que o processo atenda as suas necessidades de forma mais planejada
• Faça um relatório mensal, com todas as demandas solicitadas por seu gerente/cliente que foram Importantes e outra coluna com as Urgências. Coloque suas sugestões para o próximo mês. Se possível, faça uma reunião com o cliente/gerente para expor esses dados. Esse tipo de abordagem mostra profissionalismo e a preocupação da empresa em um trabalho bem feito para ambos e funciona muito bem no lado dos clientes e fornecedores.

1 – Defina prioridades, explícitas, lógicas e que todo mundo entenda. O que deve ser feito primeiro quando tiver duas demandas urgentes para serem feitas? Do cliente mais chato? Do mais estratégico? Do mais rentável? Defina! Explique! Clarifique! Faça um quadro se necessário para expor isso!

2 – Faça 1 reunião de alinhamento semanal de no máximo 30 minutos. Foque em antecipar urgências da próxima semana e tarefas que estão pendentes entre os membros e terceiros.

3 – Exponha as tarefas! Na equipe, todos tem atividades que devem ser feitas no dia-a-dia, mas sem um sistema, cada um conclui, atrasa, enrola ou prioriza e ninguém fica sabendo (talvez só quando vira urgência). Quando você usa um sistema de colaboração de equipes, você expõe as atividades de todos, todo mundo vê o que tem para fazer, o que atrasou e o que está planejado. Magicamente, a produtividade começa a aumentar.

4 – Não tolere a ineficiência. Você dá feedback, conversa com o profissional, dá uma chance, dá treinamento, pede para a equipe apoiar e não tem resultados mesmo assim? É o momento de ajudar esse profissional a encontrar outro rumo.

5 – Gerencia a equipe, não as tarefas da equipe. Sabe qual a forma mais rápida de ficar totalmente sem tempo??? Querer administrar o planejamento individual da equipe. Coloque metas de prazo, crie atividades bem específicas, mas nunca entre para saber se vai fazer na segunda ou terça-feira! Esse problema não cabe a você. Você pode ajudar a priorizar, mas deixe o profissional livre para gerenciar sua semana.

Artigos complementares:

Pare de mudar as prioridades da sua Equipe!!!

MICROgerencimaneto X MACROgerenciamento

Planejamento em Grupo

Microgerenciamento é cuidar das coisas pequenas, de detalhes, de  pequenas tarefas rotineiras, é detalhar os passos para alcançar um projeto ou uma meta, etc

Macrogerenciamento é a visão mais ampla do todo, cuidar dos indicadores dos projetos, da equipe, do andamento das metas, ter uma visão do todo ao invés do detalhe.

Para a gestão do tempo, o microgerenciamento é Importante pois evita perder o controle das coisas pequenas, ajuda a mensurar com mais clareza e a planejar de forma mais detalhe. Mas o foco exclusivo no microgerenciamento, tira a visão do todo, pode deixar a pessoa apenas agindo no “micro” sem evoluir no “macro”.

O macrogerenciamento é vital para fazer as coisas saírem do lugar, definir a visão, a estratégia, traça os indicadores e motiva a equipe a andar para frente. Da mesma forma, quando você foca exclusivamente no macrogerenciamento, você pode os pequenos detalhes, acaba sofrendo de urgências não previstas (devido ao pequeno que foi negligenciado), pode perder oportunidades de melhorias em processos e a fica distante do “dia-a-dia”.

Qual dos dois é o mais eficaz para o seu tempo? Essa não é uma resposta fácil, pois depende muito da sua posição. Um gestor (gerente, diretor, supervisor) deveria focar 70% do seu tempo no Macrogerenciamento e 30% no microgerenciamento. Já uma pessoa operacional poderia ser exatamente o oposto.

O melhor dos mundos é a sinergia entre essas duas formas, de maneira a não perder o todo nem deixar o detalhe de lado. Posso citar meu exemplo pessoal como um exemplo prático:

Eu toco muitos projetos de empresas diferentes, gerenciar todos no micro me deixaram ainda mais sem cabelos. O que eu faço é trabalhar no macro com a equipe, que por consequência planeja o micro. Eu crio equipes no Neotriad para cada empresa, a equipe cria projetos dentro dessas equipes e coloca as tarefas detalhadamente. Toda sexta-feira, olho os indicadores das equipes, o que andou, o que atrasou e se necessário chamo para uma reunião de planejamento. Quando tudo está no prazo pelos indicadores, eu nem me preocupo se uma tarefa que era na terça foi para sexta, se estamos no prazo, a equipe está se “microgerenciando” e está funcionando. Se eu entrar nesse detalhe com a equipe, eu perco tempo e tiro a espontaneidade do time.

Aprenda a balancear o micro e o macro gerenciamento de acordo com seu papel na equipe. É mais tempo para você e menos estresse no controle de múltiplos projetos.

Cada vez mais estamos vivendo em uma sociedade colaborativa, aonde dependemos de terceiros para executarmos tarefas, concluirmos projetos, tomarmos decisões. A tecnologia através da Internet e de redes colaborativas, nos conectou, mas infelizmente não estamos sabendo utilizar bem seus recursos e acabamos perdendo tempo, com algo que deveria nos ajudar.

O e-mail, por exemplo, que de todas é a revolução mais presente em nossas vidas, é quase impossível imaginar o trabalho hoje sem o e-mail. Mas apesar de essencial, tem sido muito mal utilizado. Estima-se que hoje apenas 10% dos e-mails enviados no mundo sejam úteis, o restante são classificados como SPAMs. Nas empresas o que costumo a observar são péssimas práticas de e-mail que acabam consumindo o tempo de todos como: correntes, cópia para todos, conteúdos incompletos ou de difícil compreensão, excesso de mensagens, etc.

As ferramentas de “Messenger” (como Msn, Skype, etc) são extremamente úteis para fazer reuniões rápidas e auxiliar na tomada de decisões, mas as empresas que adotaram a solução corporativa estão revendo sua adoção, pois na prática os resultados esperados não apareceram.

As próprias reuniões que independem de tecnologia, se transformaram no pior ladrão de tempo corporativo. Atualmente uma pesquisa realizada pela Triad comprovou que apenas 1/3 das reuniões são realmente necessárias e eficazes.

Esses problemas são constantes no cenário da administração de tempo em pleno século XXI, há solução para isso? Sim: Colaboração Produtiva e não simplesmente gestão de tempo por si só! Não adianta ter um planner, usar um smartphone, ser organizadíssimo se o ambiente, se as pessoas que trabalham juntas não decidirem colaborar para gerar resultados.

A colaboração já provou que dá resultados, um exemplo é a própria Wikipedia uma das maiores enciclopédias mundiais na Internet, que foi criada pela colaboração de milhares de pessoas. Os maiores sistemas operacionais mundiais como o Windows e o Linux são fruto de pessoas colaborando. Se estamos vivendo a Era do Conhecimento, a próxima evolução será na direção da Era da Colaboração.

E como colaborar para ganhar mais tempo e foco? Primeiro é preciso criar essa cultura na equipe, um bom início é convidar o time para pensar em soluções para melhoria do trabalho no ambiente: como por exemplo, utilizar o e-mail de forma mais eficaz, estipular regras de conduta nesse tipo de comunicação e também para reuniões.

Oriente a equipe a planejar em conjunto seus projetos, metas e ações. Não importa o tamanho do departamento, é sempre produtivo, uma vez por semana discutir as agendas que dependem de terceiros e criar estratégias para prevenção de urgências. É uma reunião simples, mas quando se transforma em uma rotina na empresa gera resultados muito positivos e cria a cultura da colaboração.

Administração de tempo no século XXI é um ingrediente chave para executar a estratégia pessoal ou corporativa, mas sem colaboração fica tudo mais complicado. Pense nisso e veja como pode melhorar a colaboração do seu time. Para começar que tal colaborar com esse post? Comente por aqui como tem usado a colaboração para ter resultados.