Como todo mundo prefere as listas, segue uma lista com 5 dicas para reduzir as interrupções:

1 – Agende uma reunião  – Vocês sabem que sou meio “anti-reunião”, mas neste caso é melhor dar uma atenção focada de 10 à 20 minutos ao colaborador do que ficar sendo interrompido a todo momento. Veja as pessoas que mais interrompem você ao longo do dia e comece a agendar pequenas e focadas reuniões, para centralizar todo o assunto.

2 – Escreva bons e-mails – Na maioria dos casos somos interrompidos porque escrevemos péssimos e-mails e esquecemos de dizer exatamente o que deve ser feito. Olha o e-mail que recebi hoje (apenas com assunto – sem texto):

“Me libera os indicadores principais do time pra checar o que rolou.”

Eu sabia quem era a pessoa e tinha uma vaga idéia do assunto! Resultado, tive de ligar para entender o que ele queria dizer com isso. O pior foi que o que ele estava precisando era totalmente diferente do que ia responder. Se não tivesse ligado, ia gastar no mínimo uns 2-3 e-mails até entender o que era para ser feito.

>>> Thiago, fica a dica, conforme falamos no tel!!!! ahahahah

3 – Estabeleça períodos para redes sociais – Orkut, twitter, msn, facebook, etc estimulam sua auto-interrupção. Se você estiver apaixonado, pior ainda. Vai checar a cada minuto se ele ou ela responderam sua mensagem! A dica é fazer isso apenas em horários pós expediente ou que não te atrapalhem em nada. Mas se você não conseguir de jeito nenhum, procure apenas olhar nos intervalos entre a conclusão das tarefas e nunca multi-tarefar.

4 – Revise procedimentos, treine pessoas – Se você é interrompido com dúvidas sobre como fazer isso ou aquilo, provavelmente está faltando treinamento ao time. Se o procedimento não estiver claro, você vai ser questionado toda hora e pior, vai se irritar com isso. Em 90% desses casos a culpa é sua de não ter dado o devido treinamento a quem deveria e 10% de pessoas que realmente mesmo que treinadas ou acompanhadas, vão continuar fazendo besteiras.

5 – Faça a Intranet ser útil – Várias empresas possuem uma Intranet, mas são poucas as que fazem desse recurso uma fonte de informações úteis para a equipe. Se quiser reduzir interrupções, procure fazer um levantamento das perguntas mais freqüentes e coloque as respostas na Intranet de forma organizada e facilmente pesquisável.

E você, quais as suas dicas para reduzir as interrupções?

Se esse for seu caso, reserve o dia de hoje para duas atividades importantes para o seu ano começar bem:

1) Zerar seus e-mails

Se você tem um grande volume de e-mails na sua Caixa de Entrada, reserve um tempo para deixar sua Inbox vazia. Não comece o ano com sua e-mail cheio de pendências e assuntos não resolvidos. Transforme em atividades, apague ou responda para a pessoa nem que seja que estará voltando ao assunto no próximo ano! Seguem alguns posts com algumas dicas para lidar com e-mails:

E-mail: Caixa de entrada lotada?

As 3 Leis do E-Mail

Pergunta sobre E-malas

2) Planejar suas Tarefas Pendentes

Se algo pode ser feito ainda hoje faça, mesmo que isso signifique hora extra. É melhor do que deixar coisas inacabadas para o começo do ano. Caso algo não possa ser feito, já aloque para outras datas, evitando coisas complexas nos três primeiros dias do ano, pois a tendência é você estar em ritmo de festa (ou melhor, ritmo de tartaruga).

Feliz fim de ano!

E-mala é aquele ser humano que não consegue usar bem seu e-mail e consegue lotar a caixa de entrada de outras pessoas com coisas realmente circunstanciais como correntes, spam, “oks desnecessários”, cópia para todos e etcs..

O que seus amigos e-malas fazem que você odeia?

Que dicas você daria para esses e-malas?

Neste domingo, 18.05.08, o Estado de SP publicou meu artigo sobre as pessoas que tem péssimos hábitos com seu e-mail ou como chamei: E-malas!

Esse mês vamos lançar com a Revista Você S/A o portal do E-mala que dará dicas sobre como se transformar em um E-ficaz!

Por hora, você pode acessar o teste e descobrir se você é um e-mala: http://www.triadedotempo.com.br/teste_emala/default.asp

Para baixar aa matéria do Estadão:

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