Esse é o tipo de reu nião que pode ser extinta da empresa! Reuniões assim só servem para marcar uma próxima reunião e gastar dinheiro a toa da empresa.

A sugestão nesse caso é transformar a reunião em uma lista de tarefas previamente distribuídas antes da reunião. Assim os participantes já vão trazer os assuntos pré-executados e a reunião flui mais fácil e em menos tempo. Um e-mail como o abaixo, poderia economizar boas horas:

Prezados Colegas,

Precisamos definir a festa de fim de ano ainda esta semana. Para adiantar os assuntos, peço que já tragam para discussão:

A) 3 sugestões de datas para serem votadas

B) 2 sugestões de lugares de festa (com sites e telefones de contato)

C) 2 sugestões de atividades diferentes e que integrem a equipe

D) Sugestões de cardápio

A reunião definirá os itens acima e estabeleceremos próximas atividades com as decisões efetivadas.

Muita gente tem tempo de sobra, mas devido a procrastinação acabam ficando sem tempo! Separei 4 dicas para você evitar a procrastinação na sua rotina:

1 – Foque em TAREFAS – O que você está fazendo no momento é uma tarefa? Se não for, é provável que está perdendo tempo a toa! Geralmente, quando ficamos procrastinando, estamos pulando de uma coisa para outra, é aquele site que você acessa, ai lembra de outra coisa e vai ver, depois vai ver o vídeozinho que recebeu, depois manda um “oi” no MSN… enfim faz um monte de coisas mas nada de prioridades identificadas! Então a dica é: SE VOCÊ NÃO ESTÁ FAZENDO UMA TAREFA, PARE E FAÇA ALGUMA!

2 – Comece algo pequeno - As vezes dá preguiça mesmo, fica aquela ausência de disposição para começar a próxima tarefa, a dica nesse caso é fazer uma série de coisinhas simples, fáceis e pequenas, isso ajuda você a embalar. Um bom exemplo, é focar em responder seus e-mails, responda um a um, depois faça as ligações que precisa, cheque seu saldo na banco, etc. nada que precise usar muito a mente..

3 – Quebre em pequenas partes – Temos uma enorme tendência a procrastinar coisas grandes, chatas e complexas. Nesse caso a saída é planejar essa atividade em pequenos pedaços, mas distribuídos em vários dias. Eu por exemplo, odeio fazer o planejamento de forecast do ano, mas como preciso fazer, quebro em uma atividade com 10 tarefas, que é concluída ao longo de 5 dias. Isso evita focar 1 dia só para o forecast, fica menos chato fazer partes menores e minimiza os possíveis atrasos de última hora.

4 – Crie recompensas – Se nada adiantar, você vai ter de usar a velha tática que sua mãe usava: “…se fizer a lição ganha sorvete!!!…” Pense em algo que você queira muito (pode ser de comer), compre ou peça para alguém trazer e ao terminar a tarefa dê o presente para você… funciona para vencer a procrastinação e pra engordar também!

1 – Não anotar suas demandas

Se você faz gestão de tempo por memória, tem tudo para ter muitas urgências e esquecimentos na sua rotina. É impossível planejar aquilo que não consegue se ver claramente. Tire tudo da cabeça e escreva tudo que deve ser feito.

2 – Super alocar a segunda-feira

Uma segunda-feira mal planejada é a chave para estragar toda sua semana. Se você perder o controle das suas atividades na segunda e não recuperar na terça, dificilmente conseguirá manter o planejamento da semana.

3 – Planejar o dia

O dia não deve ser planejado, deve ser priorizado! O planejamento é antecedência e isso significa que você deve planejar um mínimo de 3 dias à frente, caso contrário será quase impossível reduzir as urgências que você poderia prever.

4 – Work By Mail

Quem paga seu salário não é o seu servidor de e-mail, logo não trabalhe para o e-mail! Trabalhe com prioridades que são definidas pela manhã e que podem chegar via e-mail nos horários em que você abrir seu correio eletrônico. É um grande erro ficar com e-mail aberto e sair fazendo tudo aquilo que chega.

5 – Usar seu calendário para anotar tarefas

Seu dia possui tarefas e compromissos. Tarefas tem um dia específico para serem executadas, mas não tem um horário pré-determinada. Já os compromissos ficam na agenda, tem hora de início e término. Calendário não foi feito para agendar atividades ao longo do dia, além de deixar sua agenda mais inflexível é péssimo para realocar atividades no caso de furos (já fui instrutor de uma consultoria americana que joga no lixo as listas de prioridades e manda usar só calendar, e não funciona).

Se você gosta de ler e às vezes fica desanimado com a quantidade de livros que estão estocados na sua estante sem dedicar um tempo para eles, veja as dicas para colocar sua leitura em dia:

1 – Menos TV, Mais Leitura – Se você diminuir o  tempo que assiste TV com programas inúteis e utilizar esse tempo para ler um livro, será muito benéfico (já reparou quanto tempo perdemos com TV??). Mas para quem é viciado em televisão fica difícil falar para trocar a novela por um bom livro, o que recomendo é escolher um dia por semana para fazer essa substituição. Perder a novela um dia não vai te matar e fará um bem enorme para seu corpo mental.

2 – Crie seu canto de leitura – Escolha um lugar no seu ambiente e decore-o para facilitar sua leitura, com por exemplo, uma boa cadeira, luminária, incenso, música ambiente, etc. Utilize esse espaço sempre que for ler, esse pequeno cantinho cria uma âncora visual, sinestésica e auditiva que facilita a motivação para leitura.

3 – Leitura Seletiva – Você não precisa ler tudo que falam para você ler, eu tenho o hábito de comprar apenas livros que realmente me interessam e depois, quando pego um livro para ler, dou uma analisada no índice, leio o prefacio e se possível (a maioria dos livros técnicos permite isso) seleciono apenas os capítulos que me interessam para ler e pulo os que são perda de tempo ou que tem pouco valor para agregar.

4 – Foque em no máximo 2 livros – Evite ler muitos livros simultaneamente, isso reduz sua produtividade de leitura e ainda desfoca sua atenção no conteúdo do livro. Escolha um livro e deixe-o no seu canto de leitura e outro menor para estar sempre com você, que servirá para ler, no transito parado de SP, na espera do médico, na sala do aeroporto, etc.

5 – Leitura Dinâmica – Já fiz dois cursos de leitura dinâmica na minha vida e posso dizer que funcionam, se você fizer os exercícios que os cursos sugerem. A dica essencial é ler em blocos ao invés de palavras isoladas, para começar foque em 3 palavras por vez, depois vá aumentando o número de palavras até conseguir focar na linha toda. Outra dica é evitar o hábito da leitura labial ou mental (tem gente que até fala a palavra que está lendo), isso condiciona sua velocidade de leitura, o que pode ajudar é colocar um lápis na boca e morde-lo, até que esse hábito suma da sua vida.

6 – Partes ao invés do todo – Estou estudando para uma prova da Microsoft e outra de projetos (PMP) e os livros que tenho para ler são enormes e chatos, o que eu tenho feito é uma tarefa no Neotriad para capítulos do livro e não leitura no modo flat (Ler até onde der). Eu defino, por exemplo, Ler Capítulo 5 PMBOK – Project Scope Management ao invés de ler PMBOK. Livros de ficção não precisam seguir esse modelo.

7 – Armazene o Importante – Se você está lendo um livro que seu conteúdo merece ser relido e recuperado posteriormente, existem duas formas de fazer isso com mais produtividade:

a) Marcadores – Utilize canetas de marcação de textos (aquelas amarelas da Pilot) e grife o que achar importante. Além disso, quando algo é realmente útil e deverá ser usado, coloco uma anotação na contra capa do livro, algo do tipo: “Página 12 – Utilizar essa referência para a palestra X”

b) Mapas Mentais – Utilizo muito a técnica de mapas mentais para resumir livros, reuniões e ter idéias. Vale a pena durante a leitura, utilizar um software que faça mapas mentais e resuma as principais idéias do livro.