As empresas estão abarrotadas de pessoas que vivem dando desculpas do porque não conseguiram fazer as coisas. Nós sempre temos na ponta da língua um motivo chave que fez a gente não realizar aquela atividade. E na lista das milhares de desculpas possíveis a que tem sido mais freqüente é “não tive tempo”. Concorda?

Tirando as coisas que estão totalmente fora de nossa linha de controle ou atuação, as outras simplesmente não foram priorizadas ou escolhidas. Você não leu aquele livro porque teve preguiça. Você não retornou aquela ligação porque o cliente era chato. Você não concluiu seu dia porque colocou um monte de outras coisas na frente. Você não foi à academia porque estava com moleza naquele dia. Você não termina de escrever seu livro porque precisa revisar ainda mais. E assim a vida passa.

Se o pedido ou a atividade for por e-mail ainda mais fácil de recusar ou de empurrar para outra pessoa, afinal, o e-mail virou o grande “tirador da reta” corporativa que o homem inventou.         

Para a maioria das pessoas, não é que está faltando tempo, o problema é que está sobrando desculpas. Quando a gente quer algo de verdade, quando a vontade ou a necessidade é maior do que tudo, a gente vai lá e faz. Que atire a primeira pedra quem nunca deu uma boa desculpa para alguém ou faltou na aula para ver o namorado(a). No começo do namoro é assim, depois de alguns anos, faltou tempo para comprar o presente de namoro (ou vira coisa de data comercial).

Eu ensino as pessoas a administrarem seu tempo e empresas a terem menos urgências. Mas isso não é uma tarefa fácil para a grande maioria. Eu ensino a planejar, a priorizar, a fazer com que a pessoa coloque suas atividades no Neotriad e fique com ele aberto o tempo todo para gerenciar o dia. Parece super simples, mas não é. Eu não tenho que vencer o vilão do tempo, eu tenho que vencer o vilão da zona de conforto. Aquele modus-operandi que todos nós temos, que é criado pela forma como nossos pensamentos são processados em nosso cérebro.

Esse modelo mental é que gera nossa preguiça, nossas desculpas, nossa falta de tempo e realizações. Como vencê-lo? Primeiro é se conscientizar de que você está lutando contra algumas décadas de um modelo antigo pré-estabelecido, contra apenas alguns dias de um novo modelo. Isso requer duas coisas: a primeira é persistência constante, ou seja, todo o dia se forçar a fazer um pouco desse novo modelo que você quer implantar. E o segundo, é achar um motivo forte que te motive a manter esse ritmo.

Por que você quer mais tempo? Quando essa pergunta estiver respondida de  forma que realmente toque todas as partes do seu cérebro, da sua alma, do seu coração e do seu ser, pode ter certeza que você achou a forma de vencer seu velho modelo.

Quem quer fazer algo que realmente valha muito a pena, e achar um motivo para isso, vai acontecer, vai fazer. Caso contrário, você vai achar um excelente desculpa para deixar para depois.

     A sinergia entre tempo e dinheiro é tão grande que dificilmente você conseguirá ter um sem o outro de forma equilibrada. Ou seja, para aproveitar seu dinheiro você precisa de tempo e para ter tempo você precisa de dinheiro. Isso não significa a conquista de um sonho utópico, ou ganhar na loteria. Significa que você se prontificou a aprender como usar melhor seu tempo e seu dinheiro, para gerarem prosperidade. Independente do tempo e do dinheiro disponível atualmente.
     Esse é o pressuposto que defendemos e comprovamos no livro Mais Tempo Mais Dinheiro, que escrevi em parceria com o Gustavo Cerbasi (Casais Inteligentes Enriquecem Juntos).
     Defendemos o conceito de que a vida é vivida basicamente em “ciclos pessoais”, que são o modo como escolhemos e decidimos levar nossa vida. Esses ciclos podem ser visualizados na imagem de uma espiral, como um amortecedor de carro. Essa espiral pode ser ascendente (prosperidade), descendente (frustração) ou contínua no mesmo ponto (sobrevivência).

     O Ciclo da Prosperidade compreende as pessoas que dão resultados, que sabem usar bem seu tempo, conseguem fazer o dinheiro render e aumentar, usam técnicas de planejamento para tempo e finanças e vivem de forma sustentável em todos os seus papéis.

     O ciclo da Frustração tem sentido descendente e compreende as pessoas que não conseguem ter tempo para nada, vivem cheias de problemas financeiros, pagam juros aos bancos, vivem atrasadas em suas atividades e o estresse é parte integrante da vida.
     O ciclo da Sobrevivência é quando o círculo se estaciona em alguma posição da espiral da vida e a pessoa literalmente, “corre atrás do próprio rabo”. Muitas vezes ela se conforma em apenas sobreviver. Em ter dinheiro suficiente para pagar suas contas, em permanecer estacionados em sua carreira, em seu tempo ser mal utilizado na maioria das vezes.
     O propósito de uma vida equilibrada e com resultados é entrar na espiral da prosperidade e nunca mais sair dela. E isso depende de alguns fatores, mas principalmente da sua auto-análise em descobrir o ciclo que se encontra e de vontade para operar mudanças na sua vida.
     Tempo e Dinheiro são grandezas que quando bem utilizadas fazem a diferença na sua vida, da sua família e das pessoas que estão ao seu redor. Não é sorte, mágica ou utopia. É metodologia, treinamento, persistência e planejamento colocados em prática no seu dia-a-dia!
     Que tal começar analisando em qual espiral sua vida se encontra? Clique aqui e faça o teste.

     No mês passado recebi dois e-mails com questões sobre esse assunto. Um deles falava da história de um executivo da área financeira, que foi demitido em uma ação de corte de custos da empresa que trabalhava, e como há algum tempo pensava em abrir seu próprio negócio, aproveitou o empurrão. Ele decidiu abrir uma pequena gráfica de impressos rápidos, mas contava que desde que tomou a decisão nunca esteve tão estressado na vida:
     “Eu reclamava que trabalhava 10 horas por dia e não ganhava hora extra. Agora eu trabalho 12 horas, incluindo meus domingos, não tenho tempo para nada, só ganho o equivalente a 4 horas de trabalho e não tenho para quem reclamar.”
     Em proporções diferentes, todo empreendedor (seja ele um “funcionário intra-empreendedor” ou uma pessoa que decidiu abrir seu próprio negócio), passa por dificuldades em gerenciar seu tempo pessoal e o tempo dedicado para a empresa. A frase que mais se ouve é algo do tipo: “No começo, precisa ter dedicação total para depois colher os frutos”.
     A frase é comum, mas não precisa ser uma verdade na vida empreendedora. É possível equilibrar empresa, vida,

família, lazer e dinheiro! Em primeiro lugar, é preciso achar algo que o empreendedor realmente sinta prazer em fazer, caso contrário, qualquer esforço será mais um martírio. E não é muito fácil associar prazer com oportunidade. Muitas vezes pode ser algo que você ame fazer, mas o resultado financeiro não vem. Nesse caso você tem um hobby e não uma empresa.

     Depois de achar a oportunidade certa, que se encaixe no seu jeito de ser, é o momento de desenvolver seu plano de negócios e, quando as coisas começarem a caminhar, é o momento que muita gente nem sabe que precisa existir: É preciso planejar a produtividade da empresa.
     Planejar a produtividade da empresa significa pensar com uma cabeça de que você é um empreendedor e não um funcionário de si mesmo. A empresa vai começar com você em quase todas as funções, mas ela não pode terminar desse jeito.
     É preciso que você planeje os principais processos, que escreva como cada coisa será feita, que tipo de sistema suportará a sua operação. Analise o tempo dessa atividade, questione-se sobre o que pode ser melhorado (mesmo antes de implantar!).
     O resultado é que quando você começar a ter funcionários, não terá um esforço desnecessário de tempo para treinar, retreinar e cobrar. Bastará explicar o processo, acompanhar os primeiros passos, deixar as pessoas acharem os defeitos e ir melhorando gradativamente.
     Ter uma empresa produtiva significa pensar na forma que a equipe irá priorizar as atividades, como entender o que é realmente urgente e que deve ser atendido naquele momento e o que pode esperar por um tempo determinado para ser feito.
     Uma empresa produtiva pensa em deixar as pessoas trabalharem e não ficarem toda hora reunidas em salas de reunião, discutindo o sexo das baratas e saindo de lá achando que são hermafroditas.
     Empreendedor que pensa em produtividade sabe que sua equipe precisará de uma ferramenta de planejamento pessoal e em equipe, como um Neotriad, que ajudará a acompanhar metas, projetos e a planejar seu tempo adequadamente.
     Empresa produtiva é aquela que consegue viver sem o empreendedor por mais de 15 dias na qual as pessoas sabem o que deve ser feito e conseguem evoluir ao invés de simplesmente agir.

Cada vez mais estamos vivendo em uma sociedade colaborativa, aonde dependemos de terceiros para executarmos tarefas, concluirmos projetos, tomarmos decisões. A tecnologia através da Internet e de redes colaborativas, nos conectou, mas infelizmente não estamos sabendo utilizar bem seus recursos e acabamos perdendo tempo, com algo que deveria nos ajudar.

O e-mail, por exemplo, que de todas é a revolução mais presente em nossas vidas, é quase impossível imaginar o trabalho hoje sem o e-mail. Mas apesar de essencial, tem sido muito mal utilizado. Estima-se que hoje apenas 10% dos e-mails enviados no mundo sejam úteis, o restante são classificados como SPAMs. Nas empresas o que costumo a observar são péssimas práticas de e-mail que acabam consumindo o tempo de todos como: correntes, cópia para todos, conteúdos incompletos ou de difícil compreensão, excesso de mensagens, etc.

As ferramentas de “Messenger” (como Msn, Skype, etc) são extremamente úteis para fazer reuniões rápidas e auxiliar na tomada de decisões, mas as empresas que adotaram a solução corporativa estão revendo sua adoção, pois na prática os resultados esperados não apareceram.

As próprias reuniões que independem de tecnologia, se transformaram no pior ladrão de tempo corporativo. Atualmente uma pesquisa realizada pela Triad comprovou que apenas 1/3 das reuniões são realmente necessárias e eficazes.

Esses problemas são constantes no cenário da administração de tempo em pleno século XXI, há solução para isso? Sim: Colaboração Produtiva e não simplesmente gestão de tempo por si só! Não adianta ter um planner, usar um smartphone, ser organizadíssimo se o ambiente, se as pessoas que trabalham juntas não decidirem colaborar para gerar resultados.

A colaboração já provou que dá resultados, um exemplo é a própria Wikipedia uma das maiores enciclopédias mundiais na Internet, que foi criada pela colaboração de milhares de pessoas. Os maiores sistemas operacionais mundiais como o Windows e o Linux são fruto de pessoas colaborando. Se estamos vivendo a Era do Conhecimento, a próxima evolução será na direção da Era da Colaboração.

E como colaborar para ganhar mais tempo e foco? Primeiro é preciso criar essa cultura na equipe, um bom início é convidar o time para pensar em soluções para melhoria do trabalho no ambiente: como por exemplo, utilizar o e-mail de forma mais eficaz, estipular regras de conduta nesse tipo de comunicação e também para reuniões.

Oriente a equipe a planejar em conjunto seus projetos, metas e ações. Não importa o tamanho do departamento, é sempre produtivo, uma vez por semana discutir as agendas que dependem de terceiros e criar estratégias para prevenção de urgências. É uma reunião simples, mas quando se transforma em uma rotina na empresa gera resultados muito positivos e cria a cultura da colaboração.

Administração de tempo no século XXI é um ingrediente chave para executar a estratégia pessoal ou corporativa, mas sem colaboração fica tudo mais complicado. Pense nisso e veja como pode melhorar a colaboração do seu time. Para começar que tal colaborar com esse post? Comente por aqui como tem usado a colaboração para ter resultados.