Eu fiz um planejamento de 50 dias corridos a partir do momento em que eu pegasse as chaves até estar morando, com tudo pronto. Claro que alguns amigos e parentes, que provavelmente lerão esse texto, estão gorando para que meu planejamento fure, afinal como eles dizem: uma coisa é administrar o tempo outra é administrar o tempo de uma obra!

Preciso admitir que odeio reforma de qualquer tipo, espécie, tamanho, etc. Não suporto. E essa reforma está consumindo um tempo realmente grande. Como eu tinha duas perguntas na fila sobre essa questão, aproveito nesse post para responder e falar algumas coisas que estou fazendo para a obra não roubar meu tempo.

1 – Faça um plano

Uma obra é a coisa mais imprevisível do mundo, por isso, mais do que nunca fazer um planejamento é essencial. Não dá para prever tudo, mas sem saber nada, vai gastar um tempão. Eu criei um projeto com todas as tarefas que precisava fazer (orçamentos, compras, follow up com fornecedores, etc), adicionei nesse plano tarefas que são “marcos” de finalização. Por exemplo: gesso termina no dia 11, pintura termina dia 15, etc. Como uma coisa depende da outra, eu nunca deixo tudo muito junto, dou sempre 1-2 dias de intervalo, pois caso dê tudo certinho eu tenho folga para antecipar os prazos.

2 – Agrupe seus orçamentos

Devido ao grande volume de coisas para serem compradas e feitas em uma obra, as pessoas podem multi-tarefar essas atividades e com isso perder muito tempo. Por exemplo, ela vai na loja de lustres orçar spots, depois vai ver cubas e depois ver a tinta. Na outra semana, ela passa em outra loja de lustres para orçar.

É muito mais eficiente se a pessoa fizer uma lista de itens que precisam ser orçados e visitar um número de lojas que achar adequado de um mesmo segmento. Por exemplo, no sábado passado tirei a tarde para visitar lojas de iluminação. Quando você tem na cabeça o que quer, e está vendo isso, fica mais fácil de comparar e tomar a decisão.

3 – Contrate bons profissionais

Tem coisa barata que sai caro. Não adianta pegar o pintor mais barato, o eletricista mais barato e quando a coisa começar a andar eles te ligam a cada 15 minutos porque não sabem o que fazer. O seu tempo é precioso demais para isso. Com um bom profissional, você faz uma reunião objetiva, explica tudo, tira dúvidas e depois não se arrepende. O barato pode custar caro ou pior ainda, pode custar seu tempo!

4 – Faça follow up diários

Meu amigo Gérson, engenheiro e diretor de uma grande construtora, sempre me fala isso: quanto mais rápido o problema aparecer, mais rápido ele vai embora. Se for possível diariamente visite sua obra, se não for possível peça para alguém tirar uma foto. Quando estou em Santos eu visito a obra na hora do almoço e quando saio do trabalho, e sempre, por mais explicado e desenhado que esteja tem coisas para ajustar, mas nada que atrapalhe meu cronograma, pois foram vistas logo no começo.

5 – Negocie alguns dias

Se você tiver na sua empresa banco de horas ou flexibilidade no horário, vale tirar 1 dia para se dedicar às ações da obra e na mudança também. Além de reduzir seu estresse, será mais eficiente, pois do que adianta estar na empresa com a cabeça na obra?

E, obviamente, se você tiver a sorte que eu tenho, de ter uma super-esposa que tem uma vontade escondida de ser arquiteta/decoradora, tudo vai fluir que é uma maravilha, pode delegar que ela vai adorar. A única coisa ruim é que seu cartão não vai gostar tanto assim!

E você tem dicas boas para gerenciar suas obras? Compartilhe conosco!

Caso você tenha optado pela opção A (Gestor) – significa que temos uma equipe onde a tomada de decisões está centralizada na figura do gestor. No caso de um problema, o gestor é acionado, ele sabe a solução e traz o problema para si. No médio prazo esse gestor estará atolado de coisas operacionais, sem tempo para nada e a o resultado da equipe vai começar a cair. Tudo que acontecer a equipe terá na figura do gestor a solução, ou seja, estabelecemos um processo de co-dependência.

Caso você tenha optado pela opção B (Equipe) – você não estará sozinho, pois essa é a opção mais comum. Eu gosto muito daquele ditado que diz que cachorro que tem dois donos, morre de fome. Se todo mundo tomar as dores do problema e quiser resolvê-lo para mostrar sua capacidade, sua inteligência ou ego, vamos ter uma equipe com sua produtividade reduzida, pois estarão pensando no problema e seu trabalho individual pode acumular. Ou, em alguns casos, teremos uma equipe cheia de reuniões, pois como decidem e se apoiam em conjunto precisam desse processo para tomada de decisões.

Caso você tenha optado pela opção C (Vendedor) – podemos ter um problema na resolução do problema dependendo do nível de pró-atividade do vendedor. Se ele não der muita bola para o problema, todos perdem. Se ele fizer demais, ele pode perder ou receber sanções do gerente. Na maioria dos casos, o vendedor vai cozinhando o problema em banho maria e quando a coisa explode, vira urgência para todo mundo.

E existe uma resposta certa para o dilema da equipe?

Acho que nem existe uma resposta correta, todos os comentários foram super válidos e aplicáveis. Se eu fosse dar uma resposta (o que não significa que seja a certa) ela seria:

Uma equipe madura tem a capacidade de tomada de decisão individual, com apoio do gestor que “lidera” esse processo ao invés de “fazer” o processo. Um problema que tem dois donos é um problema! A resposta certa é um conjunto das três opções, mas com o vendedor assumindo.

Uma equipe com um alto nível de maturidade teria o seguinte posicionamento: o vendedor é o dono do problema, afinal o cliente é dele. Ele colabora com o time questionando se alguém já teve problema similar (compartilha e busca conhecimento) e se já teve uma solução. Caso alguém na equipe tenha um expertise para esse problema, ele individualmente busca essa competência, sem roubar tempo dos demais.

Enquanto isso, dentro do seu poder de decisão, faz de tudo para o cliente não ser prejudicado, mesmo que isso signifique reduzir o seu ganho pessoal neste momento, com a visão de manter o ganho a longo prazo. Caso chegue a algum impasse, ele coleta as possíveis soluções e em uma reunião individual com seu gestor decide o que deve ser feito. O problema é resolvido e apresentado em uma reunião de equipe de forma a compartilhar o aprendizado.

Claro que existem muitas variáveis no caminho, mas esse cenário seria o mais produtivo e colaborativo a ser implantando em uma equipe de alta produtividade.

Vamos supor uma equipe comercial, que tem metas individuais e de grupo (ou seja, todos ganham pelo resultado de todos). Um vendedor dessa equipe tem um cliente com um sério problema que pode impactar todo o resultado do grupo.

De quem é o problema?

Opção A: Do gerente

Opção B: De todos na equipe

Opção C: Do vendedor

Opção D: NDA

Faça um comentário, escolhendo uma opção e se possível justificando a sua escolha. Amanhã vou publicar a minha resposta a esse dilema.Como é na sua equipe?