Na metodologia Tríade recomendo uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal, que consiste em ter poucos níveis principais e a partir deles abrir em mais pastas. Essa estratégia deve ser replicada em outros ambientes como nas pastas Meus Documentos, nos seus arquivos físicos, etc.

Crie suas pastas principais com base em “macro-assuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10-12 pastas na Vertical e detalhe os “micro-assuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas.

Além disso considere algumas dicas:

• Revise constantemente suas pastas, caso a pasta e seus itens não foram utilizados por mais de 5 anos, delete a pasta ou mova-a para um “arquivo morto”
• Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada cliente ou projeto independente. Facilita o arquivamento e agiliza a localização.
• Evite pastas com nomes de pessoas, pois se a pessoa sair da empresa ou mudar de área a pasta exigirá um nível maior de manutenção. De preferência a pastas com “assuntos” ao invés de “pessoas”.

Pastas ou localizar?

Se você tem uma estratégia eficiente de pastas e rapidamente acha o que procura, provavelmente terá vantagens localizando seus e-mails por pastas. Agora se você precisa ficar “fuçando” as pastas para encontrar um e-mail, vai perder mais tempo do que utilizar o recurso de localizar do seu software de e-mail ou do Windows/MacOs.

Uma pesquisa da IBM mostrou que uma pessoa gasta em torno de 58 segundos localizando e-mails em pastas (sem uma estratégia de organização bem definida) ao invés de 17 segundos quando utiliza o recurso de pesquisar.

Eu tenho utilizado os dois. Quando não sei direito o que preciso, ou o e-mail não foi para pasta e está apenas nos itens enviados vou direto no localizar do Windows, quando tenho certeza vou pelas pastas.

A pesquisa afirma que 60% das interrupções no trabalho envolvem o uso das ferramentas sociais (Facebook, Twitter, e-mail, Messenger…). Por conta disso, 45% dos empregados não conseguem trabalhar nem 15 minutos sem serem interrompidos. E 53% perdem pelo menos uma hora por dia com esse tipo de distração.

Pela pesquisa, essa perda de produtividade significa cerca de 10 mil dólares por trabalhador em um ano. Para empresas com mil funcionários, essa interrupção chega a 10 milhões de dólares por ano.

O e-mail continua na frente entre as maiores distrações, com 23%. Redes sociais, como o Facebook aparecem com 9% e mensagens instantâneas ficam com 6%.

Claro que ninguém é robo e trabalha 8 horas por dia sem interrupções, mas eu não sou contra as redes sociais não.. eu só acho que tem de ter limite, senão o pessoal se perde, mesmo sem querer.. entre proibir e liberar, eu acho que o caminho do meio pode ser uma solução: libere nos horários antes e pós expediente e na hora do almoço… claro que tudo devidamente logado!

O problema desse tipo de interrupção é que você entra em estado de multi-tarefa e isso sim mata toda sua produtividade!

matéria original: IDGNOW

Pense no dia de hoje, quantas vezes seu pensamento fugiu da sua tarefa e foi para fatos passados, coisas que podem acontecer no futuro, coisas que simplesmente nunca poderão acontecer ou pensamentos totalmente inúteis?

De acordo com a pesquisa, de 30% à 47% do tempo que passamos acordados é utilizado para pensar em coisas que não são o que estamos fazendo no momento. Isso mesmo, podemos perder praticamente metade do nosso tempo com a falta de foco.

Se já não bastasse o desperdício de tempo, o estudo comprovou que esse péssimo modelo ainda nos deixa infelizes. Talvez isso explique aqueles momentos que saímos do trabalho com a terrível sensação que não fizemos nada de bom.

O estudo mostrou que isso não acontece apenas no trabalho, mas também com atividades como ver TV, comer, andar ou fazer sexo. Apesar que quando uma pessoa está conversando, exercitando-se ou fazendo amor ela está mais feliz do que quando descansa, trabalha ou usa o computador em casa, de acordo com os pesquisadores.

É realmente um dado que precisa ser levado em consideração, treine sua mente para focar na atividade presente, procure alternativas para diminuir suas interrupções e desfrute de mais tempo e felicidade na sua vida!

Pense no dia de hoje, quantas vezes você perdeu seu foco com outras atividades, ligações, e-mails ou pessoas? Provavelmente muitas vezes. Isso cria o terrível modelo de “multi-tarefação” que muitas pessoas insistem em adotar.

Eu tenho medido que multitarefa pode custar de 1 à 3 horas por dia! Isso mesmo! Se você fosse mais monotarefa, poderia economizar algumas horas diárias, produzindo o mesmo volume de atividades.

Só que não é apenas perda de tempo que a falta de foco gera, a falta de foco está custando muito caro para as empresas.

De acordo com um pesquisa da Workplace Options (empresa de serviços de EAP), 53% dos entrevistados afirmaram que as distrações no ambiente de trabalho afetam a sua produtividade. De acordo com Jonathan Spira, co-autor do estudo, estas distrações chegam a custar US$ 650 bilhões anualmente! É muito dinheiro não é verdade?

Na pesquisa, 60% dos trabalhadores dizem que ter um smartphone aumentou sua produtividade. 35% afirmaram que esses equipamentos aumentam o nível de distrações durante o dia e 50% afiram que esse padrão se replica na vida pessoal.

Agora somando o problema do smartphone com as redes sociais é que o problema agrava de vez. Na pesquisa, 55% dos entrevistados, sentem que acessar redes sociais no trabalho aumenta um pouco ou de forma significante o volume de distração.

Agora o que eu percebo cada vez mais e o que você também percebe: foi constatado na pesquisa: 42% dos entrevistados extendem seu horário de expediente para poder trabalhar sem serem interrompidos! Ou seja, eu preciso de mais tempo para fazer o mesmo!

Todo esse problema já está tendo conseqüências: 1/4 dos entrevistados conhecem alguém que foi demitido por perder tempo no escritório com esse tipo de distrações.

E você? Anda perdendo seu foco? Se não cuidar o prejuízo é grande e o problema só tende a agravar.