Na metodologia Tríade recomendo uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal, que consiste em ter poucos níveis principais e a partir deles abrir em mais pastas. Essa estratégia deve ser replicada em outros ambientes como nas pastas Meus Documentos, nos seus arquivos físicos, etc.

Crie suas pastas principais com base em “macro-assuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10-12 pastas na Vertical e detalhe os “micro-assuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas.

Além disso considere algumas dicas:

• Revise constantemente suas pastas, caso a pasta e seus itens não foram utilizados por mais de 5 anos, delete a pasta ou mova-a para um “arquivo morto”
• Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada cliente ou projeto independente. Facilita o arquivamento e agiliza a localização.
• Evite pastas com nomes de pessoas, pois se a pessoa sair da empresa ou mudar de área a pasta exigirá um nível maior de manutenção. De preferência a pastas com “assuntos” ao invés de “pessoas”.

Pastas ou localizar?

Se você tem uma estratégia eficiente de pastas e rapidamente acha o que procura, provavelmente terá vantagens localizando seus e-mails por pastas. Agora se você precisa ficar “fuçando” as pastas para encontrar um e-mail, vai perder mais tempo do que utilizar o recurso de localizar do seu software de e-mail ou do Windows/MacOs.

Uma pesquisa da IBM mostrou que uma pessoa gasta em torno de 58 segundos localizando e-mails em pastas (sem uma estratégia de organização bem definida) ao invés de 17 segundos quando utiliza o recurso de pesquisar.

Eu tenho utilizado os dois. Quando não sei direito o que preciso, ou o e-mail não foi para pasta e está apenas nos itens enviados vou direto no localizar do Windows, quando tenho certeza vou pelas pastas.

Esse foi o ano de viajar, nunca fiz tantos eventos fora de São Paulo. Claro que viajar em nosso País não é tão agradável, quanto em lugares com mais “infra-estrutura”. Por isso precisamos sempre pensar em tornar esses momentos produtivos, rápidos e indolores. Selecionei algumas dicas que aplico nas minhas viagens e podem te ajudar:

1 – Evite filas de check in – Ninguém merece perder horas nas filas em nossos maravilhosos aeroportos, por isso eu faço de tudo para não pegar filas. O recurso mais bacana que as principais companhias áreas fornecem é o check-in web, sempre que disponível use. Outra coisa legal é usar sua “fidelidade” e conquistar um cartão como o TAM Fidelidade vermelho ou SMILES Ouro, que possuem fila especial e check-in prioritário.

Caso não consiga acumular milhas, as Cias áreas oferecem a possibilidade de cartões de crédito que oferecem benefícios parecidos ou até maiores. Eu por exemplo tenho o TAM ITAUCARD que oferece salas VIP do Itaú, desconto em estacionamento, embalagem de malas, etc.. benefícios que nem clientes TAM vermelho possuem.

2 – Malas pequenas e úteis – Eu sou fanático por malas, tenho coleção de malas, em especial as pequenas, para uso interno nas cabines do avião. Eu tenho preferência por malas com rodas multidirecionais, que movem as rodinhas para todos os lados e facilitam no transporte. Vale também dar preferência a malas que sejam impermeáveis, pois se por acaso precisar despachar e estiver chovendo terá problemas (eu adoro minha Kipiling, mas ela já me deixou ensopado várias vezes!). Eu tenho usado um modelo da Sansonite que segue esse padrão e ainda tem compartimento para o notebook, evitando até levar a mochila.

3 – Tenha uma necessérie Backup pronta – isso economiza muito tempo, ao invés de toda vez que for viajar ter de pegar pentes, escova de dentes, perfume, barbeador, etc. Eu tenho uma necessérie que tem tudo que preciso, é só colocar na mala. A dica também vale para conjunto de pijamas, carregador de celular, etc.

4 – Vôo Backup – eu nunca viajo no último vôo disponível, eu sempre peço para minha equipe ou ao organizador de evento um vôo antes do último ou depois do primeiro. Isso cria um “backup”, se perder o vôo ou tiver qualquer problema de “infra” eu não perco o evento, pois tenho a certeza de ter uma opção. Se eu chegar mais cedo no aeroporto, eu simplesmente vou ao check-in e peço a antecipação (em 90% dos casos eu consigo sem nenhum problema e sem pagar nada).

5 – Gadgets de viagem – Eu gosto de pensar assim: se eu tiver de esperar 3 horas para embarcar, o que eu vou fazer? Eu sempre carrego a bateria do meu notebook antes de ir para o aeroporto, assim tenho 1h30 para trabalhar. Eu levo sempre o meu IPAD que é excelente para ler livros e ler meus e-mails (apesar de não gostar de responder por ele). Também levo meu Windows Phone com todos os dados de vôo, jogo de damas e minhas músicas preferidas. Também uso bastante os softwares: TripAdvisor, FoodBrasil, Climatempo, TAM Mobile, Kayak Flight Status.

6 – Verifique as malas despachadas no Aeroporto – Se por acaso despachar alguma mala, assim que pegar a mala na esteira faça um check-up geral, pois depois que sair do aeroporto a Cia Área não tem mais como reembolsar em caso de qualquer problema. Eu descobri que malas que a gente pede para colocar “frágil”, chamam atenção dos ladrões de aeroporto (eles acham que têm eletrônicos ou algo de valor). Por duas vezes tive malas violadas em Guarulhos quando colocava como “frágil”. Vale também usar boas etiquetas identificadoras para evitar confusões.

7 – Roupas bem dobradas, menos tempo desamassando depois – Eu não deixo ninguém fazer minha mala, eu gosto de dobrar minhas camisas de um jeito que evite amassar. Ao longo do tempo eu fui desenvolvendo várias técnicas. A primeira é levar camisas que amassam pouco, de preferência com fio 120 (as marcas Polo RL e Lacoste são boas em amassar pouco – vale o investimento), depois ao dobrar eu coloco um papelão do tamanho de um A4 no meio da blusa e “envelopo” a camisa com um saco plástico. Ao chegar é a primeira coisa que coloco no cabide.

8 – Exercício portátil – Eu não costumo ir à academia de hotel, por um simples motivo: levar um tênis na mala ocupa espaço e amassa tudo, dependendo dos dias de viagem um tênis na mala faz muita diferença. Eu estou levando uma corda de pular profissional, é um bom exercício e queima tanto quanto uma boa corrida na esteira. A única ressalva é que vão te parar no Raio X, pois parecem duas bananas de dinamite no visor.

9 – Passe rápido no Raio X – Pode parecer exagero, mas quem viaja muito não tem saco para ficar tirando cinto, sapato, relógio e etc na hora do Raio X. Demora um tempão e ainda pode atrasar seu embarque. Evite cintos com muito metal, sapatos de fivela, correntes, brincos extravagantes, etc.

10 – Milhas e Milhas – O melhor de trabalhar viajando é poder ganhar viagens de férias, não é verdade? Muita gente tem preguiça e deixa de se cadastrar nos sites das Cia Aéreas e não aproveita as milhas viajadas. Agora, o que realmente dá muita milhas é usar seu cartão de crédito na função pague contas. Claro que isso não vale para todos os bancos e cartões, mas em alguns casos são bem vantajosos. Converse com seu gerente e veja quantas milhas seu cartão de crédito converte por dólar gasto, pergunte por opções mais interessantes. Existem cartões que chegam pagar 2 milhas por US$ 1 e cobram fixo R$ 15,00 por conta paga, independente do valor (Santander Mastercard Black Unlimited). O TAM Fidelidade que citei acima, por exemplo, converte 1,5 milha por US$ 1 o que também já é um excelente retorno.

 Dica Extra: Priority Pass – Esse cartão é muito bacana, principalmente para quem viaja para o exterior, ele fornece acesso a mais de 600 salas VIP nos principais aeroportos mundiais. Nos EUA e EUROPA praticamente todos os aeroportos tem salas VIP que aceitam o Priority Pass. No Brasil 7 aeroportos têm salas VIP em parceria. Além disso é possível levar um convidado sempre que precisar. Para maiores informações: www.prioritypass.com

E você? Quais suas dicas para viajar a negócios?

Para participar da promoção, basta ligar para (11) 2649-4603 ou enviar um e-mail para pn@planodenegocios.com.br mencionando a promoção, que a equipe da Empreende entrará em contato com você para viabilizar sua inscrição. 

Os participantes do curso Planos de Negócios: seu guia definitivo, recebem o livro homônimo, que será utilizado durante o curso. O curso contará com dinâmicas referentes a cada seção do PN, discutindo o que deve e o que não deve ser escrito e incluído em um plano de negócios.

O curso Planejamento Financeiro no Plano de Negócios destina-se aos interessados em entender como se desenvolve e se analisa a seção financeira de um plano de negócios.

O curso é voltado àqueles que estão desenvolvendo seu plano de negócios ou que pretendem desenvolver um e que buscam obter uma análise de viabilidade de seu projeto, bem como identificar a necessidade de aporte de recursos e determinar quanto vale a sua empresa.

Os cursos são voltados aos interessados em entender como se desenvolve um plano de negócios de sucesso, como se analisa cada seção de um PN, como deixar o PN adequado para receber aporte de capital e como negociar com investidores.

Trata-se de uma oportunidade única aos interessados em se associar a novos negócios, aos que buscam idéias/oportunidades para investir/criar novos negócios, acadêmicos, empreendedores e àqueles que já possuem um PN e querem saber se o mesmo está adequado para apresentação a investidores e para conseguir recursos de agências do Governo.

1 – Seja seletivo nas suas redes – Quantidade de redes não é qualidade. Para que participar de redes sociais que não sejam relevantes? O ideal é focar nas principais redes onde seus amigos e interesses estão localizados. Eu por exemplo, uso apenas 4 redes (Facebook, LinkedIn, Twitter e Orkut -> nessa ordem de importância).

2 – Cancele e-mails de notificações – Todas as redes permitem configurar o aviso de recebimento de e-mails, o melhor é cancelar todos, assim você comanda a rede e acessa quando quiser, caso contrário vai ser difícil controlar a vontade de saber porque você foi “taggeado” na foto da sua amiga…

3 – Determine um foco nas redes – Quem tenta agradar a gregos e troianos ao mesmo tempo se complica com um dos lados. Crie uma estratégia para cada rede que você tiver, por exemplo, se você for utilizar o twitter para fins profissionais, não misture com coisas pessoais. Muitas empresas utilizam as redes sociais na hora de contratar um profissional e vai pegar muito mal se houver fotos suas, bêbado depois da balada. Mantenha coerência no perfil que você definir, com fotos, textos e comentários! Muita gente tem se queimado sem perceber por falta de estratégia!

4 – Determine horários – Eu não sou contra ver seu facebook durante o horário de expediente, sou contra o abuso desse uso. Utilize seus horários antes ou após o expediente e seu horário de almoço para caso queira acessar as redes no trabalho para fins pessoais. Eu costumo ver e responder minhas redes no final do dia, em casa.

5 – Siga poucas pessoas, mas relevantes – Para que seguir gente que não tem nada a ver ou que o conteúdo se tornou irrelevante? Faça uma dieta de pessoas que você segue, repare nos próximos dias quem não tem agregado valor e simplesmente deixe de seguir esta pessoa.

6 – Utilize agregadores – Existem sites e softwares que permitem centralizar suas redes sociais ou atualizar a partir de um único post. Eu tenho utilizado o tweetdeck que me permite atualizar meu facebook, twitter e linkedin de uma só vez. Um site que vale a pena dar uma olhada é o http://www.threadsy.com/ que junta e-mails e suas redes em um só lugar.

7 – Seja relevante nas suas redes – As pessoas gostam de seguir pessoas que fornecem um conteúdo relevante, na medida certa e com periodicidade. Aquele chato que “twitta” muito de uma vez só, acaba perdendo seguidores. E o que “twitta” posts dizendo que acordou de mau humor também não agrega.

8 – Aproveite seu tempo de espera – Eu gosto muito de atualizar minhas redes quanto estou no aeroporto ou esperando para começar um evento. Aproveitar esse tempinho é muito válido desde que seu celular ou tablet estejam habilitados para tal. Existem centenas de softwares para esses dispositivos que mandam muito bem!

9 – Rede social não requer “real time answer” – Não sinta-se obrigado a responder uma mensagem na mesma hora que a pessoa te enviou. Se fosse urgente de verdade, ela encontraria outra forma de falar com você. Se você cria esse péssimo hábito de responder assim que chega, além de acostumar mal as pessoas, vai perder muito tempo desnecessariamente!

10 – A vida existe lá fora – Não é porque a vida social se tornou digital que você vai se esconder atrás de um computador em seus relacionamentos. É preciso reservar um tempo para estar junto com os amigos e família presencialmente!