Imagine que na quinta-feira às 15h, você tenha uma reunião de apresentação de um projeto rotineiro. Como é um projeto trivial, você deixa a preparação da apresentação para quinta-feira de manhã. Você sai de casa para mais um dia normal e de repente, no meio do trânsito, seu carro resolve ter um problema e você tem de chamar um mecânico para consertar.

Quando você chega no escritório já são mais de 10 horas da manhã e ao ligar seu computador você vê, sem acreditar muito, aquela tela azul de erro. O computador está travado. Você liga para o pessoal do suporte e depois de algumas horas de formatação seu computador está pronto. Agora já são 13 horas, sua apresentação é em 2 horas e ainda não está pronta. Como está seu estado agora? Preocupado? Nervoso? Irritado? O estresse tomou conta? Agora, a preparação da sua apresentação se transformou em uma tarefa extremamente urgente, para conseguir terminá-la você terá de perder o almoço e reduzir alguns pontos relevantes da apresentação.

É claro que há certo exagero na cena que acabei de narrar — mas esse tipo de situação é perfeitamente possível. Esse é o comportamento típico das pessoas que gostam de deixar tudo para última hora, das pessoas que sempre subvertem o velho ditado e nunca fazem hoje aquilo que podem deixar para amanhã. Tudo indica que o final desse dia será desgastante. Aqui entra o conceito da antecipação – que está extremante ligado ao conceito de descarregar e planejar.

Se você sabia que a apresentação estava marcada para a quinta-feira (porque descarregou-a duas suas preocupações para a agenda), por que não a preparou na terça ou quarta-feira? Assim, se tivesse algum problema com seu carro na terça, ainda teria a quarta para concluir e se na quarta ainda não desse tempo, teria a quinta-feira pela manhã. Ou seja, quando você antecipa a execução de seu trabalho ou possíveis problemas, eles não se tornam problemas. Uma vez antecipados, eles nunca entrarão na esfera da urgência.

Antecipar é um conceito simples e óbvio, mas que muitas vezes é esquecido ou negligenciado. Antecipe tudo que você acha que possa dar problemas e conte sempre com os imprevistos. Eles podem acontecer. Já ouviu falar na famosa Lei de Murphy? Você tem que adquirir o hábito de antecipar as coisas na sua vida de forma a reduzir suas urgências e aumentar as situações importantes.

É um treino que vamos conquistando dia-a-dia. Ao invés de deixar para marcar a consulta na última hora com seu médico, faça agora e fique tranquilo. Ao invés de deixar o TCC para o final do ano, que tal antecipar para o primeiro semestre?

Quanto mais você aprender a antecipar, mais liberdade de escolha terá!

texto do Livro A Tríade do Tempo

Quem me conhece sabe que não fico em cima do muro, ou eu gosto ou não gosto. Eu gosto do GTD, mas não gosto de um monte de porcaria sem nexo que tem por ai. O GTD se tornou o método mais popular de produtividade pessoal, pois foi contra muita coisa besta que falavam e ainda falam (como por exemplo gestão de tempo por valores, lista de tarefas isoladas, matriz do tempo, estado de flow, pensamento positivo, etc.) e também porque era mais “cool” , feito por um cara mais jovem. Eu conheci o Allen em 2002 e na época falei em fazer uma pesquisa sobre o tema, mas ele não teve muito interesse.

Desenvolvimento do método

A primeira coisa que precisamos comparar é a forma como o GTD e a Tríade foram desenvolvidos.

O Allen desenvolveu o GTD com base na sua própria experiência pessoal, na aplicação com seus clientes, na prestação de consultoria e na sua experiência em artes marciais. O primeiro livro sobre o GTD foi lançado em 2001.

Eu desenvolvi a metodologia Tríade com base na minha necessidade pessoal (meu problema de saúde e a necessidade de ter uma vida mais equilibrada), na experiência prévia ensinando gestão de tempo de outros métodos consagrados, aplicação com clientes, consultoria e com base em uma pesquisa realizada com 3 mil pessoas (2003) sobre essa temática. O primeiro livro sobre a Tríade foi lançado em 2004.

Como eu resolvi me aprofundar de verdade no tema, continuei a desenvolver uma série de pesquisas e, com o lançamento do software, eu tinha uma base de dados para pesquisar o que dava certo e o que não dava sobre o que tinha escrito. Isso mudou tudo. Em 2008, relancei o livro da Tríade, com uma série de novos modelos, técnicas e inclusive contradizendo coisas sobre as quais eu afirmava em 2004 e muita coisa consagrada sobre gestão de tempo. Pela primeira vez eu tinha dados e estatísticas que comprovavam os resultados, e foi quando eu adotei a frase: “não acredite, experimente”.

O Allen também continuou lançando conteúdo, mas sem mudar o contexto original do seu trabalho de 2001. Com a popularização do GTD, ele reforçou o método nos livros seguintes.

Comparando GTD x Tríade

1 – Libere sua mente

Desde 1948, Lilian Gilbreth, uma das pioneiras no assunto de produtividade, com seus livros sobre eficiência e eficácia na vida doméstica, colocava que as pessoas que não anotavam suas demandas preenchiam suas mentes com afazeres e por isso não davam conta de fazer.

Esse conceito foi amplamente divulgado com o advento das agendas de papel e dos primeiros planners, que pregavam que escrevêssemos tudo ao invés de simplesmente deixar na cabeça.

O David Allen fez uma analogia genial ao pegar esse princípio e associar com o que seu mestre de artes marciais dizia: “uma mente clara como a água”, na qual a mente está livre de preocupações que são anotadas em algum lugar.

Eu falo sobre “vozes” que escutamos em nossa mente quando deixamos de registar nossas atividades. São essas vozes que nos fazem multi-tarefar e perder completamente a capacidade de planejamento. Eu consegui comprovar isso com base na estatística de que, em mais de 90% dos casos, as pessoas falham em planejamento porque não tiram as vozes da cabeça e colocam em um plano.

Usar ferramenta para liberar a mente (agenda, software, smartphone) é fundamental, e este princípio é reforçado em GTD, Tríade e em quase todos os métodos que conheço.

2 – Estrutura e conceito dos Métodos

2.1 Método GTD

O método GTD é totalmente baseado em administrar o fluxo de trabalho e consiste em 5 etapas para as atividades do dia a dia:

1 – COLETAR – Significa colocar tudo que deve ser feito em “caixas de coleta” para esvaziar sua mente e te dar a certeza de que tudo está mapeado para ser feito posteriormente. A recomendação é esvaziá-las regularmente.

2 – PROCESSAR – Após suas demandas serem coletadas, elas precisam ser esvaziadas e isso significa definir a próxima ação a ser feita para cada item. Ele recomenda um item por vez, nunca voltar a colocar nada no “IN”. Processar não é fazer, é determinar se o item tem ou não uma ação associada.

3 – ORGANIZAR – Significa definir os compartimentos certos para cada atividade previamente processada. As categorias básicas mencionadas pelo Allen em seu livro são: Lista de projetos ; Material de suporte a projetos, Ações e informações na agenda, uma lista Em Espera, Material de referência e uma lista Algum dia/talvez (esta última sobre a qual sou totalmente contra, veja aqui).

4 – REVISAR – A partir dos compartimentos previamente organizados ele impõe um modelo de revisão semanal, no qual você entra em contato com suas listas e determina o que deverá ser feito.

5 – FAZER – É o processo de decisão que deve ser feito diariamente para que as coisas sejam concluídas. Ele sugere quatro modelos para decidir o que deve ser feito: Contexto, Tempo Disponível, Energia Disponível e Prioridade.

O que eu gosto no GTD é que ele ajuda o usuário do método a ter uma visão clara do que deve ser feito com base nesses contextos, e então, cabe a pessoa realmente executar o que ela definiu. O conceito de executar por “contextos” (se estou em casa, faço coisas do contexto casa) é muito inteligente e funcional.

Fonte: Produtividade Pessoal, David Allen, Editora Campus

Para saber mais, leia o blog Efetividade do meu amigo Augusto Campos, que fala bastante sobre GTD.

2.2 Método Tríade

O método Tríade é totalmente baseado em alcançar metas e equilibrar sua vida. Eu acho que a vida fica sem graça se a gente se torna um robô da execução e deixa nossos sonhos de lado, e principalmente, nosso equilíbrio. Vida de robô executor dá câncer para seres humanos.

• A Tríade do Tempo – O princípio básico da metodologia, assim como liberar sua mente, é ter clareza do que você está fazendo. Eu recomendo a classificação de todas as suas atividades em Importante (tem tempo para ser feito, traz resultados), Urgente (tempo acabou ou curto, pressão, correria) ou Circunstancial (ausência de resultados, desperdício de tempo). Você pode medir seu progresso antes e depois se usar essa classificação e ver o resultado por si próprio. Clique aqui baixar o capítulo do livro que fala sobre esse conceito.
• Mensurar seu tempo – Se você quer ter tempo é preciso saber o quanto as coisas demoram para serem feitas. Uma lista de tarefas de nada adianta se não tiver a previsão de duração do seu dia. Esse foi um dos campos em que mais descobrimos coisas nas pesquisas realizadas. É impressionante a diferença entre pessoas que fazem listas e pessoas que mensuram seu dia.
• Metodologia de 5 etapas – Nasceu com o agrupamento dos problemas que as pessoas retratavam na pesquisa, incluindo um conjunto de técnicas e ferramentas que estruturam passo a passo o modelo de “administração de vida (e não de tempo, porque só Deus administra tempo”). Cada uma das fases contém uma série de modelos que foram pesquisados e testados:

o IDENTIDADE – A fase mais importante que ajuda a esclarecer o que é importante de verdade na sua vida, no que você quer focar e como pretende equilibrar sua rotina.

o METAS – Eu sou fanático por fazer as pessoas saírem do lugar, evoluírem. Mais que administrar tempo é preciso dar sentido ao tempo. Na fase de metas, proponho um modelo para evoluir, de forma consistente, viável e aplicável no dia-a-dia.

o PLANEJAMENTO– A partir do momento em que você sabe o que é importante e para onde vai, é preciso planejar para realizar. No método, ensinamos a planejar em 3 períodos de tempo (ano, mês e semana), como definir projetos para execução de atividades complexas, como focar para priorizar sua execução.

o ORGANIZA – Uma fase complementar às outras, que ajuda a organizar seu ambiente físico, digital e de conhecimento para reduzir a perda de tempo que a má organização nos trás (em geral 40 minutos diários).

o EXECUÇÃO – Como priorizar seu dia com base nas fases anteriores, como manter seu foco independente das interrupções e urgências. Como fazer a gestão do seu e-mail e do seu conhecimento com apoio da organização.

Fonte: A Tríade do Tempo, 2011, Christian Barbosa, Sextante

Mais informações sobre cursos, metodologia e palestras: www.triadps.com

3 – Resultados

Seja Tríade ou GTD, ambos os métodos podem proporcionar resultados na sua vida. São caminhos completamente diferentes que passam por estradas diferentes, chegando em lugares próximos, mas ambos ajudam a estruturar sua rotina.

Se você me perguntar qual o melhor eu diria o seguinte: experimente de verdade a Tríade, e se não gostar, tente o GTD. O resto é resto. Nesses últimos anos um monte de lixo foi lançado no mercado sobre este assunto. É cada um que surge que vira até piada e isso acaba queimando quem leva o tema a sério de verdade. Algumas pessoas têm falado bem do ZTD (que é um GTD simplificado, mas que leva a simplicidade ao extremo), FranklinCovey é legal, mas se perdeu no tempo (mesmo com updates recentes) e o resto é resto, não perca seu tempo. Em breve vou falar aqui no blog sobre métodos de gestão de energia, que são totalmente complementares.

Eu sou obcecado por métricas, gosto de medir. Na Tríade temos feito um monte de pesquisas sobre resultados. O que já sabemos é que, com a aplicação do método, a partir da 5ª semana os resultados são inevitáveis. Eu até aceitei fazer um “reality” com leitores da Você S/A aplicando os conceitos e os resultados foram incríveis (veja aqui). O problema, seja com Tríade ou GTD, é que as pessoas desistem, não persistem até o final e aí o resultado não aparece.

Ps.: Já que temos resultado de verdade, vamos lançar um produto inédito no mundo nesse 1º semestre, mas por enquanto vou deixar em sigilo, depois eu conto!

4 – Ferramentas

Se você sabe andar de bicicleta, pouco importa a marca e o modelo, você anda. Mais importante que a ferramenta é o método. Você pode aplicar GTD e Tríade na agenda de papel, no caderno, Outlook, Gmail ou em qualquer lugar, pois tem a ver com a forma de lidar com as demandas e não com uma ferramenta específica.

O GTD não tem uma ferramenta própria, o David Allen não faz software. Você pode escolher entre os diversos programas que abrigam os conceitos (nem sempre da forma correta) nas mais diversas plataformas, como por exemplo, o Remember the Milk (RTM).

Eu faço software e desde o começo quis oferecer uma ferramenta aos usuários do método Tríade. Esse é, ao mesmo tempo, meu maior erro e meu maior acerto. O Neotriad permitiu dar um passo que ninguém deu no mundo, com métricas, estatísticas e base de pesquisa. Por outro lado, inibi empresas de software que quisessem desenvolver seus próprios softwares e com isso ajudar na popularização. Eu tenho muita gente que usa GTD no Neotriad e Tríade no RTM.

Conclusão

GTD e Tríade são excelentes, cada um na sua, mas com alguma coisa em comum. Você pode usar GTD, usar Tríade, fazer uma mistura dos dois. O método perfeito é aquele que mais funciona para você.

O engraçado disso tudo é que brasileiro não dá muito valor a brasileiro, muita gente adotou Tríade achando que era “coisa de gringo”. Será que não podemos ser bons aqui também? Será que não podemos inovar aqui? Eu consegui quase 3 milhões de pessoas no mundo impactadas pela metodologia, software com muito esforço e sempre fazendo de tudo para ser muito melhor. Se eu fosse americano, teria 1/3 do esforço para obter o mesmo resultado! Eu tenho orgulho de ser brasileiro e se for pra ser fácil não tem graça!

1. Descubra como utiliza seu tempo – Todas as tarefas que você realiza são distribuídas em uma das esferas da Tríade do Tempo: existem atividades urgentes – em que o prazo está curto ou acabou, atividades importantes – que trazem resultado e possuem tempo para serem realiadas e atividades circunstanciais – que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo. Sabendo a forma como utiliza seu tempo ajudará você a se planejar, pois seu foco será reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes (que ajudam a reduzir as urgências e mantém você equilibrado) e eliminar as circunstanciais (aprendendo a dizer não ou simplesmente excluí-las da sua rotina). Faça o teste da Tríade e descubra a forma como utiliza seu tempo diariamente: http://www.triadedotempo.com.br/triade/cadastrar_2.asp

2. Planeje-se! – Ter mais tempo para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esso é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje sua semana com antecedência ou pelo menos 3 dias a sua frente, veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.

3. Escolha uma ferramenta – agenda, Iphone, Outlook, Neotriad, caderno, etc – que faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.

4. Limite seu horário de trabalho – Muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as luzes do escritório) com certeza você seria mais centrado e por conseqüência mais produtivo. Experimente criar esses “limitadores” para você no dia-a-dia.

5. Ache um hobby – descubra algo que gosta de fazer e priorize na sua agenda. Quando fazemos coisas que nos trazem descanso, conforto e satisfação, temos a tendência a ir em direção desses compromissos e evitaremos ao máximo que o dia seja desfocado (você já reparou que quando um homem no escritório joga futebol com amigos durante semana, como ele sempre consegue sair no horário naquele dia?)

6. Organize seu local de trabalho, sua papelada, suas revistas e seus armários. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações… e isso é muito tempo perdido.

7. Priorize seu dia, todos os dias! Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na seqüência de execução. Foque nessa lista.

Tempo é um ciência, aplicando uma metodologia você terá resultados mais cedo ou mais tarde. O problema é que muita gente desiste e não consegue ter os resultados! Não deixe a gestão do recurso humano da pessoa mais importante da sua vida ficar em segundo plano em 2012!

     Enquanto houver otimismo e confiança por parte das pessoas, a coisa andará bem. E para não perder seu entusiasmo de ano novo, e quem sabe dessa vez colocar em prática seus planos, separe uma hora para planejá-lo, como sugestão veja o roteiro que explico no livro A Tríade do Tempo:

1 – Descubra o que é importante – Que papéis você precisa desenvolver no próximo ano? Que atividade vai desenvolver para ter mais equilíbrio? O que você precisa parar de fazer? O que eu faço hoje me ajuda a realizar as minhas maiores aspirações?
     Essas e outras perguntas ajudam você a mapear o que faz sentido e o que não faz na sua vida. Essa clareza ajuda a ter foco, a usar bem o tempo para sair do lugar. Escreva as suas idéias de importante, reflita sobre elas e decida em que irá focar no próximo ano.
2 – Metas, poucas, mas não deixe de ter – Não adianta fazer dez promessas de ano novo e não realizar nenhuma. É melhor ter uma ou duas que aconteçam do que nada que faça você sair do lugar. Há algum tempo fiz um roteiro sobre planejamento de metas que pode te ajudar, clique aqui para acessar.
3 – Antecipe datas – Aproveite que o ano não começou e planeje eventos importantes com antecedência como: férias, check up médico, renovação de documentos, viagens, cursos, etc. Em cima da hora fica mais difícil de realizar.
4 – Organização pessoal – Comece com a escolha de uma agenda, seja ela de papel ou um software, mas sem um local para registrar os itens anteriores não tem como. Depois, passe para a organização dos seus ambientes físico e digital, evite o acúmulo de informações desnecessárias e crie uma estratégia para se organizar, como explicado nesse e-book.
   Alguns dizem que 2012 será o fim do mundo, mas eu acho que não. Na dúvida, não deixe de planejar, e nada de fazer dívidas irreais para 2013, pois é bem provável que o mundo não vá acabar.