Imagine que na quinta-feira às 15h, você tenha uma reunião de apresentação de um projeto rotineiro. Como é um projeto trivial, você deixa a preparação da apresentação para quinta-feira de manhã. Você sai de casa para mais um dia normal e de repente, no meio do trânsito, seu carro resolve ter um problema e você tem de chamar um mecânico para consertar.

Quando você chega no escritório já são mais de 10 horas da manhã e ao ligar seu computador você vê, sem acreditar muito, aquela tela azul de erro. O computador está travado. Você liga para o pessoal do suporte e depois de algumas horas de formatação seu computador está pronto. Agora já são 13 horas, sua apresentação é em 2 horas e ainda não está pronta. Como está seu estado agora? Preocupado? Nervoso? Irritado? O estresse tomou conta? Agora, a preparação da sua apresentação se transformou em uma tarefa extremamente urgente, para conseguir terminá-la você terá de perder o almoço e reduzir alguns pontos relevantes da apresentação.

É claro que há certo exagero na cena que acabei de narrar — mas esse tipo de situação é perfeitamente possível. Esse é o comportamento típico das pessoas que gostam de deixar tudo para última hora, das pessoas que sempre subvertem o velho ditado e nunca fazem hoje aquilo que podem deixar para amanhã. Tudo indica que o final desse dia será desgastante. Aqui entra o conceito da antecipação – que está extremante ligado ao conceito de descarregar e planejar.

Se você sabia que a apresentação estava marcada para a quinta-feira (porque descarregou-a duas suas preocupações para a agenda), por que não a preparou na terça ou quarta-feira? Assim, se tivesse algum problema com seu carro na terça, ainda teria a quarta para concluir e se na quarta ainda não desse tempo, teria a quinta-feira pela manhã. Ou seja, quando você antecipa a execução de seu trabalho ou possíveis problemas, eles não se tornam problemas. Uma vez antecipados, eles nunca entrarão na esfera da urgência.

Antecipar é um conceito simples e óbvio, mas que muitas vezes é esquecido ou negligenciado. Antecipe tudo que você acha que possa dar problemas e conte sempre com os imprevistos. Eles podem acontecer. Já ouviu falar na famosa Lei de Murphy? Você tem que adquirir o hábito de antecipar as coisas na sua vida de forma a reduzir suas urgências e aumentar as situações importantes.

É um treino que vamos conquistando dia-a-dia. Ao invés de deixar para marcar a consulta na última hora com seu médico, faça agora e fique tranquilo. Ao invés de deixar o TCC para o final do ano, que tal antecipar para o primeiro semestre?

Quanto mais você aprender a antecipar, mais liberdade de escolha terá!

texto do Livro A Tríade do Tempo

Quem me conhece sabe que não fico em cima do muro, ou eu gosto ou não gosto. Eu gosto do GTD, mas não gosto de um monte de porcaria sem nexo que tem por ai. O GTD se tornou o método mais popular de produtividade pessoal, pois foi contra muita coisa besta que falavam e ainda falam (como por exemplo gestão de tempo por valores, lista de tarefas isoladas, matriz do tempo, estado de flow, pensamento positivo, etc.) e também porque era mais “cool” , feito por um cara mais jovem. Eu conheci o Allen em 2002 e na época falei em fazer uma pesquisa sobre o tema, mas ele não teve muito interesse.

Desenvolvimento do método

A primeira coisa que precisamos comparar é a forma como o GTD e a Tríade foram desenvolvidos.

O Allen desenvolveu o GTD com base na sua própria experiência pessoal, na aplicação com seus clientes, na prestação de consultoria e na sua experiência em artes marciais. O primeiro livro sobre o GTD foi lançado em 2001.

Eu desenvolvi a metodologia Tríade com base na minha necessidade pessoal (meu problema de saúde e a necessidade de ter uma vida mais equilibrada), na experiência prévia ensinando gestão de tempo de outros métodos consagrados, aplicação com clientes, consultoria e com base em uma pesquisa realizada com 3 mil pessoas (2003) sobre essa temática. O primeiro livro sobre a Tríade foi lançado em 2004.

Como eu resolvi me aprofundar de verdade no tema, continuei a desenvolver uma série de pesquisas e, com o lançamento do software, eu tinha uma base de dados para pesquisar o que dava certo e o que não dava sobre o que tinha escrito. Isso mudou tudo. Em 2008, relancei o livro da Tríade, com uma série de novos modelos, técnicas e inclusive contradizendo coisas sobre as quais eu afirmava em 2004 e muita coisa consagrada sobre gestão de tempo. Pela primeira vez eu tinha dados e estatísticas que comprovavam os resultados, e foi quando eu adotei a frase: “não acredite, experimente”.

O Allen também continuou lançando conteúdo, mas sem mudar o contexto original do seu trabalho de 2001. Com a popularização do GTD, ele reforçou o método nos livros seguintes.

Comparando GTD x Tríade

1 – Libere sua mente

Desde 1948, Lilian Gilbreth, uma das pioneiras no assunto de produtividade, com seus livros sobre eficiência e eficácia na vida doméstica, colocava que as pessoas que não anotavam suas demandas preenchiam suas mentes com afazeres e por isso não davam conta de fazer.

Esse conceito foi amplamente divulgado com o advento das agendas de papel e dos primeiros planners, que pregavam que escrevêssemos tudo ao invés de simplesmente deixar na cabeça.

O David Allen fez uma analogia genial ao pegar esse princípio e associar com o que seu mestre de artes marciais dizia: “uma mente clara como a água”, na qual a mente está livre de preocupações que são anotadas em algum lugar.

Eu falo sobre “vozes” que escutamos em nossa mente quando deixamos de registar nossas atividades. São essas vozes que nos fazem multi-tarefar e perder completamente a capacidade de planejamento. Eu consegui comprovar isso com base na estatística de que, em mais de 90% dos casos, as pessoas falham em planejamento porque não tiram as vozes da cabeça e colocam em um plano.

Usar ferramenta para liberar a mente (agenda, software, smartphone) é fundamental, e este princípio é reforçado em GTD, Tríade e em quase todos os métodos que conheço.

2 – Estrutura e conceito dos Métodos

2.1 Método GTD

O método GTD é totalmente baseado em administrar o fluxo de trabalho e consiste em 5 etapas para as atividades do dia a dia:

1 – COLETAR – Significa colocar tudo que deve ser feito em “caixas de coleta” para esvaziar sua mente e te dar a certeza de que tudo está mapeado para ser feito posteriormente. A recomendação é esvaziá-las regularmente.

2 – PROCESSAR – Após suas demandas serem coletadas, elas precisam ser esvaziadas e isso significa definir a próxima ação a ser feita para cada item. Ele recomenda um item por vez, nunca voltar a colocar nada no “IN”. Processar não é fazer, é determinar se o item tem ou não uma ação associada.

3 – ORGANIZAR – Significa definir os compartimentos certos para cada atividade previamente processada. As categorias básicas mencionadas pelo Allen em seu livro são: Lista de projetos ; Material de suporte a projetos, Ações e informações na agenda, uma lista Em Espera, Material de referência e uma lista Algum dia/talvez (esta última sobre a qual sou totalmente contra, veja aqui).

4 – REVISAR – A partir dos compartimentos previamente organizados ele impõe um modelo de revisão semanal, no qual você entra em contato com suas listas e determina o que deverá ser feito.

5 – FAZER – É o processo de decisão que deve ser feito diariamente para que as coisas sejam concluídas. Ele sugere quatro modelos para decidir o que deve ser feito: Contexto, Tempo Disponível, Energia Disponível e Prioridade.

O que eu gosto no GTD é que ele ajuda o usuário do método a ter uma visão clara do que deve ser feito com base nesses contextos, e então, cabe a pessoa realmente executar o que ela definiu. O conceito de executar por “contextos” (se estou em casa, faço coisas do contexto casa) é muito inteligente e funcional.

Fonte: Produtividade Pessoal, David Allen, Editora Campus

Para saber mais, leia o blog Efetividade do meu amigo Augusto Campos, que fala bastante sobre GTD.

2.2 Método Tríade

O método Tríade é totalmente baseado em alcançar metas e equilibrar sua vida. Eu acho que a vida fica sem graça se a gente se torna um robô da execução e deixa nossos sonhos de lado, e principalmente, nosso equilíbrio. Vida de robô executor dá câncer para seres humanos.

• A Tríade do Tempo – O princípio básico da metodologia, assim como liberar sua mente, é ter clareza do que você está fazendo. Eu recomendo a classificação de todas as suas atividades em Importante (tem tempo para ser feito, traz resultados), Urgente (tempo acabou ou curto, pressão, correria) ou Circunstancial (ausência de resultados, desperdício de tempo). Você pode medir seu progresso antes e depois se usar essa classificação e ver o resultado por si próprio. Clique aqui baixar o capítulo do livro que fala sobre esse conceito.
• Mensurar seu tempo – Se você quer ter tempo é preciso saber o quanto as coisas demoram para serem feitas. Uma lista de tarefas de nada adianta se não tiver a previsão de duração do seu dia. Esse foi um dos campos em que mais descobrimos coisas nas pesquisas realizadas. É impressionante a diferença entre pessoas que fazem listas e pessoas que mensuram seu dia.
• Metodologia de 5 etapas – Nasceu com o agrupamento dos problemas que as pessoas retratavam na pesquisa, incluindo um conjunto de técnicas e ferramentas que estruturam passo a passo o modelo de “administração de vida (e não de tempo, porque só Deus administra tempo”). Cada uma das fases contém uma série de modelos que foram pesquisados e testados:

o IDENTIDADE – A fase mais importante que ajuda a esclarecer o que é importante de verdade na sua vida, no que você quer focar e como pretende equilibrar sua rotina.

o METAS – Eu sou fanático por fazer as pessoas saírem do lugar, evoluírem. Mais que administrar tempo é preciso dar sentido ao tempo. Na fase de metas, proponho um modelo para evoluir, de forma consistente, viável e aplicável no dia-a-dia.

o PLANEJAMENTO– A partir do momento em que você sabe o que é importante e para onde vai, é preciso planejar para realizar. No método, ensinamos a planejar em 3 períodos de tempo (ano, mês e semana), como definir projetos para execução de atividades complexas, como focar para priorizar sua execução.

o ORGANIZA – Uma fase complementar às outras, que ajuda a organizar seu ambiente físico, digital e de conhecimento para reduzir a perda de tempo que a má organização nos trás (em geral 40 minutos diários).

o EXECUÇÃO – Como priorizar seu dia com base nas fases anteriores, como manter seu foco independente das interrupções e urgências. Como fazer a gestão do seu e-mail e do seu conhecimento com apoio da organização.

Fonte: A Tríade do Tempo, 2011, Christian Barbosa, Sextante

Mais informações sobre cursos, metodologia e palestras: www.triadps.com

3 – Resultados

Seja Tríade ou GTD, ambos os métodos podem proporcionar resultados na sua vida. São caminhos completamente diferentes que passam por estradas diferentes, chegando em lugares próximos, mas ambos ajudam a estruturar sua rotina.

Se você me perguntar qual o melhor eu diria o seguinte: experimente de verdade a Tríade, e se não gostar, tente o GTD. O resto é resto. Nesses últimos anos um monte de lixo foi lançado no mercado sobre este assunto. É cada um que surge que vira até piada e isso acaba queimando quem leva o tema a sério de verdade. Algumas pessoas têm falado bem do ZTD (que é um GTD simplificado, mas que leva a simplicidade ao extremo), FranklinCovey é legal, mas se perdeu no tempo (mesmo com updates recentes) e o resto é resto, não perca seu tempo. Em breve vou falar aqui no blog sobre métodos de gestão de energia, que são totalmente complementares.

Eu sou obcecado por métricas, gosto de medir. Na Tríade temos feito um monte de pesquisas sobre resultados. O que já sabemos é que, com a aplicação do método, a partir da 5ª semana os resultados são inevitáveis. Eu até aceitei fazer um “reality” com leitores da Você S/A aplicando os conceitos e os resultados foram incríveis (veja aqui). O problema, seja com Tríade ou GTD, é que as pessoas desistem, não persistem até o final e aí o resultado não aparece.

Ps.: Já que temos resultado de verdade, vamos lançar um produto inédito no mundo nesse 1º semestre, mas por enquanto vou deixar em sigilo, depois eu conto!

4 – Ferramentas

Se você sabe andar de bicicleta, pouco importa a marca e o modelo, você anda. Mais importante que a ferramenta é o método. Você pode aplicar GTD e Tríade na agenda de papel, no caderno, Outlook, Gmail ou em qualquer lugar, pois tem a ver com a forma de lidar com as demandas e não com uma ferramenta específica.

O GTD não tem uma ferramenta própria, o David Allen não faz software. Você pode escolher entre os diversos programas que abrigam os conceitos (nem sempre da forma correta) nas mais diversas plataformas, como por exemplo, o Remember the Milk (RTM).

Eu faço software e desde o começo quis oferecer uma ferramenta aos usuários do método Tríade. Esse é, ao mesmo tempo, meu maior erro e meu maior acerto. O Neotriad permitiu dar um passo que ninguém deu no mundo, com métricas, estatísticas e base de pesquisa. Por outro lado, inibi empresas de software que quisessem desenvolver seus próprios softwares e com isso ajudar na popularização. Eu tenho muita gente que usa GTD no Neotriad e Tríade no RTM.

Conclusão

GTD e Tríade são excelentes, cada um na sua, mas com alguma coisa em comum. Você pode usar GTD, usar Tríade, fazer uma mistura dos dois. O método perfeito é aquele que mais funciona para você.

O engraçado disso tudo é que brasileiro não dá muito valor a brasileiro, muita gente adotou Tríade achando que era “coisa de gringo”. Será que não podemos ser bons aqui também? Será que não podemos inovar aqui? Eu consegui quase 3 milhões de pessoas no mundo impactadas pela metodologia, software com muito esforço e sempre fazendo de tudo para ser muito melhor. Se eu fosse americano, teria 1/3 do esforço para obter o mesmo resultado! Eu tenho orgulho de ser brasileiro e se for pra ser fácil não tem graça!

Você já se deu conta de quantos “sim” você diz quando sua vontade real é dizer “Não”? Quando isso acontece, acabamos experimentando uma profunda sensação de desgosto, de raiva, de frustração e de irritação conosco mesmo. Mesmo assim, é difícil aprender: esse tipo de situação é tão comum que acaba se tornando um grande ladrão de tempo na nossa vida. E, pior do que isso nos mantém reféns da esfera das circunstâncias.

As razões para dizer esse “sim” na hora errada são as mais variadas possíveis. Sentimos uma espécie de necessidade de ser sempre solícitos e agradáveis. Fazemos nossa parte para manter nossas amizades. Temos medo de decepcionar as pessoas. Um outro motivo muito comum é o medo de assumir o controle da situação: quando respondemos “sim” às demandas alheias, nos calamos diante de nossas próprias decisões. Não importa os motivos. Cada um tem os seus – mas quando respondemos de forma positiva a uma resposta que merecia ou deveria receber um ”não”, estamos terceirizando nossa administração pessoal. E isso é grave.

Dizer “não” não é simples! É preciso assertividade, certeza do que é importante, coragem mas principalmente respeito ao seu próprio tempo! Selecionei 6 dicas que podem ajudar:

1) Nunca se acanhe em dizer não. Você não precisa ser bonzinho para os outros nem parecer sempre disponível. Na verdade, todo mundo tem problemas em dizer não. A capacidade de dizer essa palavra costuma ser vista com admiração inclusive pela pessoa que a ouve. Ela, na verdade, gostaria de ter a mesma disciplina.

2) Não adie: vá direto ao ponto. Pode doer, mas é melhor. Atrasar a comunicação do não quando a decisão já está tomada apenas prolonga o sofrimento. Um não bem dito logo no início do processo pode poupar muitos aborrecimentos (e dores!).

3) Evite inventar desculpas ou dizer mentiras na hora de dizer o não. Se tiver uma justificativa fundamentada em fatos, você deve utilizá-la, com certeza. Mas lembre-se de que você não deve aos outros explicações nem precisa se desculpar por suas escolhas. Você está no comando! Forneça uma resposta amigável, com sorriso. E evite entrar em um debate ou discussão sobre as razões de sua decisão.

4) Use o corpo para dizer não. Quando a pessoa estiver fazendo aquele convite que você não pretende aceitar, comece a torcer o nariz, contorcer a boca e franzir a testa de forma discreta antes que ela termine de falar. Esses movimentos já dão a entender para o seu interlocutor que você não está de acordo com a proposta. Isso tornará o “não” uma palavra natural e até mesmo esperada.

5) Faça um acordo mental com você. A partir do momento que você decidiu que não quer algo, prometa para você mesmo que manterá essa posição. Essa pequena atitude reafirma para você mesmo a importância da sua resposta e evita os conflitos internos.

6) E se o não tiver de ser dito ao seu superior? A melhor forma, nesse caso, é mostrar para ele sua lista de prioridades profissionais e deixar que ele resolva o que mais é importante. Se o que ele estiver propondo for algo pessoal (um convite para uma festa, para uma happy hour ou, em casos mais extremos, até mesmo uma insinuação ou uma cantada) você terá de avaliar a situação. E dizer seu não da forma mais direta possível.

trecho do livro: A Tríade do Tempo, Christian Barbosa – Editora Sextante

O quadro é mais ou menos o seguinte: você está trabalhando em uma tarefa chata, dentro de algum tempo você começa a cansar e vai ver sua Caixa de Entrada, ai descobre um monte de outras coisinhas para fazer e começa a responder seus e-mails. No meio do caminho, surge um e-mail um pouco mais chato e você vai ver o que está acontecendo na Internet, em algum portal ou até em uma rede social. Depois de dar uma espiadela, você volta para aquela tarefa chata que parou e começou toda nossa história, quando de repente toca o telefone e começa tudo de novo.

Interrupções nós temos a todo o momento, elas sempre vão acontecer (geradas por nós mesmos ou por terceiros). O problema é quando as pessoas se perdem nesse volume de informações e atividades que vão chegando e não conseguem dar conta das verdadeiras prioridades.

Todo dia deve ter uma lista de prioridades do que realmente deve ser feito. Se algo for opcional ou não deve ser feito, ele deve ir para outro dia. Essas prioridades não podem nunca lotar todas as suas horas de trabalho, ou você vai procrastinar e se frustrar.

Comece com a primeira prioridade da lista, enquanto estiver executando essa prioridade, deixe o e-mail fechado, o navegador fechado, ou seja, foco no que está fazendo. Terminou? Ai sim, vai passear no e-mail, na Internet,etc.. se surgiu algo novo nessa passeada, transforma em prioridade e coloca na lista. Simples, mas não é fácil!

Isso é treino. É disciplina. É você aprender a controlar não o tempo, mas seus dedos, sua ansiedade, sua atenção. É gerenciando você que você se torna o senhor do seu tempo e não o escravo dele.

Só que as pessoas têm preguiça de tentar, elas começam e desistem. Voltam pra zona de conforto que é tentar fazer tudo, não conseguir dar conta e reclamar que não dá tempo para mais nada! Sempre dá, é uma questão de o benefício ser maior que a preguiça. Claro que você pode ter transtorno do déficit de atenção e hiperatividade (TDAH) e ai vai precisar consultar um médico para via medicamento controlar isso, é simples, não mata ninguém e ajuda bastante.

A sua próxima prioridade é controlar você e com isso controlar seu tempo!

Até a próxima