Eu tenho recebido várias perguntas sobre qual a melhor agenda para registar suas tarefas, compromissos e a estratégia com tecnologias como Outlook, Neotriad, Google, etc
….Procurei nas matérias do seu blog mas não achei nada relacionado a agendas, apenas na matéria do que levar para uma reunião você cita essa anciã. Minha dúvida é o seguinte, todo ano em muitas empresas recebemos aquela bendita agenda, existe alguma utilidade para ela quando agente utiliza o NEOTRIAD para organização pessoal e profissional? Você utiliza agenda? Como não tenho smartphone entendo que perco a mobilidade do seu sistema, acho que a agenda seria boa nesse caso, levaria para uma reunião anotando compromissos e tarefas e uma vez na minha mesa passaria a limpo esses dados para o NEOTRIAD. Você acha boa essa estratégia ou seria um retrabalho desnecessário? Até porque para esse fim um simples bloco de nota também atenderia não precisando ser uma agenda propriamente dita…” from Gabriel
Minha opinião mudou ao longo dos anos, quem leu meu livro em 2004 vai ver que eu recomendava utilizar um Planner ou uma Agenda para centralizar suas atividades. Isso tinha a ver com a minha origem na gestão de tempo, com a FranklinCovey e a DayRunner. Eu era tímido a recomendar o uso de celular ou software naquela época, pois achava que as pessoas ia demorar a adotar.
Os tempos mudaram, as pessoas mudaram a tecnologia mudou e hoje eu escancaro que Planners, Agendas, serão coisa do passado em uma década, talvez menos. Com o lançamento do IPad e com o que vai surgir de dispositivos similares nos próximos anos (e softwares que estamos fazendo), quem vai querer uma agenda de papel, se poderá substituir por outra coisa que tenha a mesma “sensação de escrita” só que com mais recursos? Sem dúvida planners vão ficar na história junto com os bips, telex, etc. Eu vou guardar o meu para mostrar aos meus netos.
Existem 3 perfis de pesso as no uso de ferramentas de produtividade:
- Tradicionais – que adoram agenda, cadernos, planners, etc São as pessoas que precisam escrever suas prioridades. Gerações: Senior, Baby Bommers e X. Os X serão totalmente abduzidos por “Ipads” em breve, os outros vão usar seus planners até a aposentadoria.
- Mistos – é o perfil predominante nas empresas atualmente e nos próximos anos. É composto por pessoas que usam o Outlook / Notes / Neotriad / etc para agendar compromissos, tarefas, etc mas também usam o caderno para anotações. Gerações: alguns Baby Bommers, X e Y.
- High Techs – São pessoas que não tem mais caderno, usam absolutamente tudo digital. Com o avanço dos netbooks e smartphones eles estão ganhando espaço na sociedade. Gerações: Y e Z.
Não tem um melhor do que o outro, o seu perfil vai ditar as ferramentas que você vai usar. O maior problema de produtividade reside no Misto que fica com diversos “lugares” com prioridades e ai se perde na hora de planejar. Por isso precisa escolher um único ambiente para centralizar pelo menos as tarefas.
Minha mãe usa planners desde 1975, tradicional completa, e a maior prova de que os tradicionais vão migrar para o estilo misto. Ela hoje usa um caderno para suas anotações, agenda (ela é bem tradicional) e Neotriad para tarefas e agenda (replicando a de papel). Ela prometeu que ano que vem fica só com caderno e Neotriad.
Eu sou um misto que migrou para o high-tech. Eu não uso mais caderno, planner ou qualquer coisa para anotar na reunião. O que eu uso? Se estiver com ele, meu netbook com o Neotriad Organiza aberto para anotações (ele synca pro Neotriad). Se não estiver com o netbook, uso meu smartphone para registrar os próximos passos. Tudo, absolutamente tudo que preciso fazer vira tarefa no Neotriad (sincronizado ao meu Outlook), quando chego da reunião, antes de ver e-mail ou qualquer outra coisa, transforma as anotações em tarefas se necessário.
Na minha mesa eu tenho um caderno sem pauta (100% folhas brancas) aonde gosto de fazer meus rabiscos de idéias, layouts, mapas mentais e depois vai tudo pro computador.
Quando acompanho executivos é a primeira coisa que vou mudar, as ferramentas. Eu tento abolir a agenda e usar um caderno com esse foco de anotar–>transformar em tarefa ao chegar na mesa. É o primeiro passo passo resultado acontecer. Compararando executivos mais seniores (>55 anos) que só usam planners e um misto, sem dúvida o misto ganha em performance.
E você? Qual sua estratégia?
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Sou usuário de Handhelds desde 1999. Então me habituei a fazer tudo de forma digital, mas durante um tempo que fui roubado descobri que não é o gadget que nos faz mais produtivo é o hábito de usar.
Ao me ver sem meu Palm por quase dois meses, eu primeiro entrei em parafuso mas logo estava me adaptando as tecnologias existentes. Celular, outlook e ,até hoje, a listinha de papel sobre a mesa para mim é a melhor forma de acompanhar as tarefas e ir clicando quando finalizar.
Mas para os compromissos prefiro o Palm, assim marco e só me preocupo quando vejo na tela de boas vindas o lembrete do que eu agendei.
Abraços
Fala Christian,
Centralizo tudo no Google Agenda. Nas reuniões eu uso o Notepad do Windows, as vezes caderno.
E as idéias que vem no dia a dia, no meio da rua eu faço no smartphone.
Meu próximo passo é utilizar o Neotriad. Se ele sincronizasse com o Google Agenda ajudaria muito.
Abs!
Estamos trabalhando nisso Caio! Em breve vai pro ar.
Só não uso o Planner…atualmente estou usando:
- Em reuniões: Caderno ou OneNote (que passa tudo para as anotações da agenda no Calendário do Outlook)….demais, BlackBerry x OOutlook x Neotrid….
Na correria do dia, uso estes de duas formas, se estou longe da mesa ou do notebook, jogo tudo no BlackBerry (anotações, tarefas ou agendas), depois sincronizo com Outlook x Neotriad…ja quando estou na mesa ou com o notebook, jogo tudo no Outlook, depois sincronizo com o BlackBerry x Neotriad.
O que não é legal neste processo, depois das sincronizações, ter que entrar no Neotrid para editar Tarefas e Compromissos (linka-los a Projetos e Metas, Papel, Missão e Equilibrio….ufa já cansei..rs..rs.
Por isso estou aguardando ansiosamente um aplicativo para o BlackBerry, assim posso fazer tudo ou quase tudo nele e depois apenas Sincronizar com o Outlook.
Estou aberto a sugestões para essa “rotina”.
Abs
Também vamos ter versão pro BB, a Simova está tocando o projeto e deve lançar em breve.
Oi Christian!
Lendo seus livros e artigos, descobri que temos que fazer alguma coisa para organizar as tarefas e compromissos. Não podemos ficar sem organizar. Então uso a sua metodologia, mas ainda não uso o Neotriad .
No trabalho e assuntos da empresa eu uso o outlook, para compartilhar compromissos e tarefas por e-mail com a equipe tb.
Assuntos pessoais eu usava meu smartphone, dai fui assaltada e me senti perdida. Comprei uma agenda de papel para assuntos pessoais, e um celular bem simples que “só fala”.
Haverá de chegar o dia em que eu vou fazer tudo num lugar só!
Abraço.
Sou high-tech, aboli papel, tenho um nokia xpress 800, se estou longe do meu note, add tarefas compromissos e anotações, nele, sincronizo tudo no outlook, e depois com o neotriad, se estou no note e tudo via outlook, nas reuniões, coloco tudo no onenote, que já transforma muitas ações em tarefas, depois sincronizo com neotriad e smartphone, o que acho legal que tenho todos os contatos na internet, e posso acessar de qualquer lugar, sempre que preciso, ah e compartilho minha agenda do trabalho com minha secretária através calendário do hotmail, ela coloca lá meus compromissos de trabalho, quando sincronizo com o outlook, neotriad e cel, já tá tudo arrumado, cheguei a ter um palm por 6 meses ano passado, mas logo evolui para o smartphone.
Valeu
RIVALDO;
Temos algumas coisas em comum, também entra no Neotriad para linkar suas tarefas e compromissos a Projetos e Metas, Papel, Missão e Equilíbrio ?
Como eu perdi tudo o que tinha, inclusive o pc e o celular, tenho que voltar a idade da pedra e utlizar a agenda. Quando reconquistar meus bens deixo tudo informatizado.
Olá,
Nas metas deste ano estava começar a usar o Neotriad para mim e minha equipe. Já começamos a descobri-lo e a cada dia eu descubro mais novidades e facilidades. Adorei este post, pois é exatamente assim que eu me sinto no meu dia e preciso muito melhorar.
Vou, inclusive, fazer um post no nosso blog sobre este assunto. Adorei!
A minha estratégia é a gratuita e objetiva. Baixei o Windonws Live Mail, que vem com uma agenda. Uso a agenda no PC para anotar meus compromissos, mas, para nao ter q abrir o PC toda vez que preciso ver meus compromissos, eu também uso uma agenda de papel. No dia a dia eu geralmente anoto meus compromissos do próximo dia para a agenda. :) Não imagino que esse seja o método ideal, mas até que tem funcionado bem para mim ultimamente…
Em aulas, reuniões e palestras sempre tomei notas em meus PDAs. Se precisasse de mais agilidade, eu tinha um tecladinho dobrável no canto da bolsa, sempre à mão.
Mas não tinha como evitar o constrangimento. Aconteceu em algumas ocasiões de eu virar o assunto da dita aula ou reunião. Mas 100% das vezes eu convivia com olhares enviesados.
Isso desde 2001. Agora em 2010, confesso que não mudou muito não, viu? Meu marido sem fio toma notas nas reuniões em seu smartphone e ainda tem que ouvir broncas do tipo “pare de ficar mandando mensagem”…
Gostaria de receber alertas dos novos artigos.
Obrigado,
Mario
Ola,
Comecei usando palm, e fui estudando gestão de tempo para realmente ter uma ferramenta adequada.
Sou fã do sitema higtech, mas me deparei com várias barreiras:
a) pessoas não ligadas a TI não tem pleno acesso a net.
Em grandes empresas, a instalação de softwares gratuitos, passa por um chamada ao TI, que deve ser aprovado pelo gerente e depois ser instalado. Tem custo ;
b) Muitas grandes empresas usam o Notes ou Outlook;
c) o acesso a internet passa por níveis de cargo.Mesmo assim, tem restrições de segurança que impedem cookies, etc
d) como trabalho com equipes e clientes diversos, recebo em média 50 e-mails por dia, sendo que 40 são delegados e contem arquivos atachados.
e) viajo com alguma frequencia, para cidades sem internet .O modem 3G so pega 200 kps !Assim, o Neotriad ficou extremamente lento
Tentei o uso do Neotriad, mas com restrição de acesso a net, tive problemas para revisão diária. Acessei a noite, em casa, para a revisão diária. Nem sempre dava.
Para revisões semanais tive uma média de 2 a 3 horas para revisões.
Ah, vamos levar o Notebook pessoal para a empresa. Tem que ter autorização do gerente, cadastro…etc
Enfim, no mundo corporativo tem-se restrições de acesso a internet, e ao viajar pelo Brasil, principalmente ao norte, não se tem acesso ao mundo digital.
A agenda fica no low tech !
Em casa, baixei verão demo do Triad para Desktop para poder entrar com dados. Migrar para Outlook e depois sincronizar com Neotriad.
Opção que me sobrou no momento: usar Outlook e suas ferramentas no escritório.
Fazer o arquivamento de informações no próprio Outlook
Vantagens: não levo serviço para casa, sejam as revisões diárias ou semanais.
Na verdade concentro tudo no Neotriad. Quando estou na rua levo um papel específico para anotações, junto com os gastos semanais. Pretendo evoluir para o smartfone em breve.
Abraços