Tenho ouvido essa dúvida constantemente nos cursos da Triad, no atendimento e suporte do Neotriad ou aqui pelo blog.
Eu sou o grande defensor das tarefas no seu dia-a-dia, e quando recomendo isso, as pessoas perguntam como colocar um lembrete no Notes, Outlook, Neotriad para lembrar que tem de executar aquela tarefa. A verdade é que tarefas não precisam de lembretes, vamos aos esclarecimentos:
O seu dia é uma tríade, composto por três
tipos de atividades: reuniões (compromissos com hora marcada), informações (suas anotações/conhecimento) e tarefas (atividades que tem uma dia para serem executadas mas não tem um horário definido de início ou término).
A semana da maioria dos profissionais é em sua grande maioria composta por tarefas e não por compromissos (com exceção pessoas de vendas que estão sempre em clientes ou médicos de plantão,etc) e, infelizmente, as pessoas são acostumadas a marcarem seus compromissos e poucas tarefas no dia.
Quando começamos a focar na gestão do dia com tarefas, as pessoas ficam perdidas, pois as tarefas acabam se acumulando, ficam atrasadas e o pessoal se perde. Por isso todo mundo pergunta se não seria possível ter um lembrete para tarefas como tem nos compromissos.
Esse é o uso errado de tarefas. Eu já escrevi um post que o título era Se você não está em uma tarefa, você está desfocando. E essa é a mais absoluta verdade. Tarefa não precisa de lembrete porque elas guiam suas ações diárias, tudo que precisa ser feito deveria ser uma tarefa. Essa deve ser a tela em que você fica focado no seu Outlook ou Notes e não no e-mail como muita gente fica.
Se você precisa de lembrete para tarefas é porque está fazendo outras coisas fora de foco e não está seguindo a ordem do seu dia-a-dia.
Por isso que no Neotriad eu tenho o conceito de Meu Dia, que traz essa tríade de atividades mas foca principalmente nas tarefas, com prioridade de execução, duração e classificação da Tríade (importante, urgente ou circunstancial).
Pense sobre sua forma de execução no dia a dia e veja se você está trabalhando por tarefas ou por e-mail, lembranças, gritos, interrupções, etc, etc, etc
Arquivado em: ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO, PERGUNTAS & RESPOSTAS, TECHWORLD
Ótimo post! Acho que as pessoas confundem lembretes com prazos (deadlines). Colocar uma tarefa num calendário é um erro terrível… é pedir para passar a vida na tríade das urgências.
Contudo, eu tenho uma exceção. Uso alarme nas tarefas quando se refere a tomada de medicamentos – sejam meus ou de alguém que cuido. Normalmente é o smartphone que apita, e eu imadiatamento executo a ação.
Ou será que isso tornaria a tarefa um compromisso? Fiquei confusa.
Bia,
Sua dúvida é super comum! Nesse caso de remédios, é um compromisso (tem hora marcada), precisa de lembrete. A única diferença para um compromisso normal é que ele é uma recorrência (tipo 3x ao dia, semanal, etc)… Ok?
Bjs!
Otimo post, e hoje isso resumiu meu dia. Mais um dia com a sensação de “nao ter trabalho”.
É muito facil se desprender das tarefas e ficar preso nesse ciclo de e-mais, interrupções, telefonemas, etc…
Bom dia. Não significa dizer que as tarefas não podem ser descritas em anotação específica, certo? Por exemplo: anoto as tarefas da semana e as organizo conforme o dia para conclusão; apenas mantenho essa anotação comigo para controle do que preciso fazer e lembrar o prazo que possuo.
Abraço.
Anderson, pelo que entendi sua anotação é uma tarefa… O conceito é simples, se você deixar “atividades” no meio de anotações em um caderno, por exemplo, vai se perder pq não terá a mão na hora de planejar… Foque em tarefas! Sempre.
Impressionante!! Estou iniciando (poucos meses) no mercado de trabalho, e me deparo, numa repartição pública, com acúmulo de serviço e muitas urgências e tantas outras solicitações de diversas direções todos os dias. E tenho tido muita dificuldade de gerenciar todo esse caos. E sempre me perco em meio a tantos lembretes, principalmente em papéis mesmo. Além disso, criei uma planilha de promessas, outra de urgências e tantas outras, mas sempre deixo de cumprir os principais prazos. E esse artigo veio para me tranquilizar bastante. Veio me fazer refletir a respeito dessas situações em meu serviço. Veio me fazer entender que tantos momentos de angústia poderiam ter sido evitados se estivesse mais focado nas tarefas essenciais de meu setor propriamente ditas.
Christian,
Eu tenho dúvida se a utilização do software é apenas para planejar, ou se serve para ver como estou usando minhas 24 horas diárias.
Se, por exemplo, no meu dia, eu definir apenas uma atividade da esfera importante que leve 2 horas, e eu a concluir, ao olhar o resultado do dia vejo que 100% das atividades foram importantes. Ótimo. Mas e as outras 22hs do dia, quando foram circunstanciais e urgentes? Então devo anotar tudo o que eu faço ou devo definir uma quantidade de “horas úteis” por dia?
Traçando um paralelo, faço um acompanhamento de todas as despesas que tenho diariamente. E quando eu “fecho o caixa” diário, acabo percebendo que esqueci de anotar um cafézinho, uma revista… e nessa hora eu atualizo a planilha e assim não esqueço de nada que foi gasto. Gostaría de ter algo parecido com relação ao meu tempo, pois no final do dia, eu acabo esquecendo de várias coisas que eu fiz.
Obrigado pela atenção e parabéns pelo trabalho.
Olá Glauco,
Boa pergunta. Quando eu falo para qualquer público em geral eu digo o seguinte: o software é para planejamento! Ou seja, se você conseguir planejar bem sua rotina de trabalho, colocar atividades pessoais e de equilíbrio o seu tempo vai estar OK! Para um Brasilieiro isso é um grande feito! Por quê? Porque nossa cultura não gosta de monitorar nada, detestamos essa coisa de controle, detestamos fazer planilhas com o custo de cada café que tomamos, imagina anotar tudo que fazemos nas 24 horas do dia! Isso é uma realidade para muitas culturas, mas não para a nossa.
O Neotriad pode ser usado das duas formas, para monitorar suas 12~14 horas úteis de trabalho + coisas pessoais importantes como academia, idiomas, etc OU pode ser usado para monitorar as 24hs desde que você tenha a disciplina suficiente para anotar tudo. Isso vai depender de você e dos seus hábitos!
Mas posso te garantir que se você conseguir manter o importante acima dos 70% nessas “14 horas úteis” sua vida está com certeza evoluindo na direção das cosias que realmente você quer! O circunstancial reduzido cria um novo “modelo mental” e mesmo nas outras horas não vai conseguir mto gastar seu tempo com coisas sem resultado…
Depois compartilhe sua experiência!
obs: Levando em conta que 95% das pessoas utilizam apenas para a “rotina principal” na versão online geramos os gráficos por qtde de atividades, mas em alguns relatórios você pode escolher se deseja os gráficos por horas (o que seria mais realista no seu caso) ou por quantidade de atividades… estatística é maravilhosa!
Abs
Christian
Olá Christian.
Vi a sua entrevista com o João Dória e peguei só o finalizinho, mas, me interessou muito, pq fala justamente daquilo que sinto mais dificuldade(utilizar o meu tempo). Sabe, não consigo ter disciplina com o tempo. Quando chego no trabalho, deixo outras coisas me tirarem o foco nas tarefas. Tudo, sinceramente 97% do meu tempo, estou no campo das urgências. Faço o básico em termos de tarefas todos os dias, pq se não minha empresa pára. Quase tudo na minha vida profissional, deixa de ser importante, para ser urgente, e isso acaba me fazendo questionar se a empresa que tenho é o que quero, me confunde entendeu?
César Paulo.
BRASÍLIA -DF.
Olá César,
Muitos empreendedores vivem o problema da urgência em seu dia-a-dia, acho que esse é um dos principais fatores que aliado com a falta de planejamento fazem uma empresa não crescer ou até deixar de existir. Estou trabalhando bastante nesse assunto, em breve devo lançar algum título sobre. Por hora dê uma olhada aqui que tem alguns posts que podem dar uma ajuda: http://blog.maistempo.com.br/category/empreendedorismo/
Post muito bacana. Aproveito para deixar uma dica de um pequeno e super simplificado aplicativo para controle de tarefas e tempo utilizado. Talvez seja interessante e de utilidade para vocês.
http://www.miniversity.com/app/tudoo.html
Até mais…