Mais Tempo – administração do tempo, produtividade e life hacking

A Silvia, do Banco do Brasil, enviou uma sugestão interessante de post aqui para o blog:

Gostaria que você abordasse o tema: o trabalho jogado fora, isto é, quando executamos atividades sem que haja um objetivo concreto, perdemo-nos em simples esforço, sem produtividade e resultados. A meu ver, grande perda de tempo!”

Sem dúvida a Silvia está certa! Muitas pessoas vivem lotadas de coisas para fazer, mas será que estão evoluindo ou simplesmente agindo?

Esse tipo de atividades é o que chamo, na Tríade do Tempo, de Circunstancial, ou seja:

Atividades que você executa, por obrigação, excessos ou pressões sociais, mas que não geram nenhum tipo de resultado e apenas desperdiçam seu tempo. Os exemplos de atividades circunstanciais são os mais diversos: spam, interrupções, festas que não queremos ir, aquele amigo chato que liga na hora imprópria para falar nada com nada, relatórios que o chefe pede e nunca vai usar, fofocas, etc.

Na pesquisa que faço constantemente, sobre o uso do Tempo do Brasileiro, levantamos que na média, 1/3 do tempo é focado em coisas circunstancias, 1/3 em coisas urgentes e apenas 1/3 nas coisas realmente Importantes.

Ou seja: vivemos correndo atrás do prejuízo, cheios de urgências, com um monte de interrupções no dia-a-dia, estamos sempre ocupados. Chegamos ao fim do dia e temos aquela sensação de que fizemos um monte de coisas, mas na verdade, não fizemos nada.

O que pode ser feito para reduzir as atividades da esfera circunstancial? Seguem 7 dicas rápidas:

1 – Aprender a dizer não, ser mais assertivo e honesto com relação ao seu próprio tempo.

2 – Questionar a real importância da atividade antes de sair aceitando tudo que te passam. Se nem a pessoa que te passou sabe porque aquilo deve ser feito, provavelmente poderá ser cancelado sem maiores prejuízos.

3 – Criar políticas e acordos com sua equipe sobre interrupções no ambiente de trabalho.

4 – Remover as distrações que roubam seu tempo no dia-a-dia: Internet, MSN, mesa bagunçada, telefone celular, twitter, etc

5 – Descobrir uma meta pessoal muito forte, muito desejada. Pois quem quer alguma de verdade, todo tempinho que sobra foca em desenvolver esse objetivo e não gastar com futilidades.

6 – Fazer o teste da Tríade do Tempo para toda a equipe e mostrar que eles gastam em média 3hs/dia com atividades sem resultado nenhum.

7 – Fazer a “lista do NÃO!” que compreende uma série de tarefas que só ocupam seu tempo e não geram resultados. Compartilhe com sua equipe e seu chefe e veja como mudar esse cenário.

Segue um resumo do Capítulo 3 do livro A Tríade do Tempo que explica em detalhes esse conceito e algumas alternativas.