Mais Tempo – administração do tempo, produtividade e life hacking

Na Exame desta quinzena vi uma frase fantástica da vice presidente de operações do Mc Donald´s, Jan Fields:

Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho. Sempre que estão numa reunião, não estão fazendo aquilo que deveriam fazer.”

Eu concordo muito com essa frase, mas não 100%. Reuniões são necessárias no mundo colaborativo que vivemos, mas elas devem ser exceção e não a regra da empresa.

Precisamos fazer uma dieta de reuniões nas empresas e evitar ao máximo esses encontros que em geral são péssimamente conduzidos e levam ao grande desperdício de tempo.

Veja algumas dicas para evitar reuniões na empresa:

1. Vai decidir? Senão, cancele! - Se a reunião não tem poder de decidir nada, é melhor cancelar e usar o tempo para outra coisa. Pessoas que vão apenas para discutir a cor da chuva sem nada de efetivo para alterá-la, estão jogando tempo no lixo!
2. Existe outra forma de resolver a questão? – Que tal antes de convocar a reunião pensar em alguma alternativa para resolver o assunto sem precisar da reunião?
3. Conversa individual - Ao invés de usar a reunião será que uma pequena conversa particular com os membros da equipe e depois um e-mail com a resolução não ajudaria? Pode parecer que se ganha tempo falando para 5 de uma vez só, mas na prática isso é contraditório.
4. Proponha uma solução – Que tal você enviar uma possivel solução para a pessoa que convocou a reunião e assim evitar todo o processo de discussão? Em muitos casos a solução já está pronta previamente a reunião.