Gestão de Tempo no Trabalho

Segue abaixo as respostas de uma entrevista para o Canal RH sobre gestão de tempo no trabalho:

1 – Qual a melhor forma de gerir bem o tempo disponível no escritório?

A melhor forma de conquistar mais tempo no escritório é um conjunto de fatores que incluem: planejamento pessoal, organização (de seus papéis, e-mails, pastas, conhecimento), definição clara de objetivos e conscientização da equipe.
A produtividade é algo que começa dentro de você, com a sua pró-atividade pessoal em suas ações diárias. Uma pessoa mais produtiva ajuda a criar uma equipe mais produtiva e uma equipe mais produtiva transforma o escritório em um ambiente mais eficiente. Converse, em seu escritório, sobre a adoção de estratégias de produtividade e inicie o processo de ajudar a todos a ter mais tempo, mais resultados e mais equilíbrio em todas as áreas.

2 – Como um executivo pode se organizado e evitar excesso de trabalho originado de tarefas não-cumpridas?

Para se organizar melhor e evitar excesso de trabalho, o executivo deve aprender e criar o hábito de se planejar. Um processo comum em administração do tempo é iniciar o planejamento semanal. Minha recomendação é que no domingo (bem antes da hora de dormir), você olhe sua agenda da semana e pense em tudo que precisa fazer. Primeiro olhe para seu objetivo, veja que etapas você consegue alocar para fazer na semana. Depois pense nas suas reuniões e antecipe possíveis problemas (se você tem uma apresentação na quarta-feira, providencie uma tarefa na segunda para evitar surpresas). Agora adicione as atividades cotidianas que deve fazer. Pense na duração de cada atividade e não exagere, pois deve sempre sobrar tempo para eventuais urgências que possam aparecer.
Diariamente planeje seu dia, priorizando tudo que deve ser feito e checando se existem horas suficientes e de sobra para cumprir tudo que foi planejado.

3 – Alguns executivos não param de trabalhar durante todo o dia, mesmo assim, nunca conseguem ir mais cedo pra casa. Trabalhar demais significa utilizar o tempo corretamente?

Trabalhar demais não tem nada a ver com usar seu tempo corretamente. Existe uma grande diferença entre ação frenética e evolução. Aquele profissional que é extremamente requisitado, ocupado, que vive sempre fazendo alguma coisa, nem sempre é o profissional que tem mais resultado. Ele age muito, mas evolui pouco. Os resultados podem até aparecer, mas com menor freqüência e menos intensidade.
Quem vive no mundo das Urgências e das Circunstâncias, entra em uma montanha russa de agitação, com poucas alternativas de saída. Isso acaba se tornando um processo vicioso: estar sempre ocupado e atarefado. Para alguns chega a ser sinônimo de status, liderança ou possibilidade de avançar na carreira. Mas é apenas uma falsa ilusão, temporária e que um dia poderá vir à tona.
Evoluir significa dar um passo adiante em seus objetivos pessoais e profissionais. Significa ter ações orientadas com sua missão, seus papéis importantes e com tudo que tem relevância na sua vida. Significa ter resultados, atingir objetivos, dar exemplo aos outros. Significa valorizar o seu tempo e de sua equipe.

4 – Como lidar com situações que estão fora da programação diária do executivo sem acumular trabalho?

Se o executivo criar o hábito de planejar sua semana e priorizar diariamente o que deve fazer, somando o total de seu trabalho diário, ele deve deixar de duas a três horas não planejadas para eventuais urgências. Dessa forma ele terá um dia com atividades importantes e quando eventuais urgências aparecem, entrarão em seu dia no espaço previsto, sem necessidade de um acúmulo extra de trabalho ou grandes surpresas. Quanto mais você se planejar menos urgências você terá no seu dia e as situações fora da programação serão menos freqüentes.

5 – Como as empresas podem estimular seus funcionários a gerir melhor o tempo de trabalho?

É preciso que as empresas estimulem as pessoas a pensar que tempo é uma coisa importante, que está ligado a sua vida, seus relacionamentos, sua realizações. Administrar tempo não é algo exclusivamente profissional onde apenas a empresa vai ganhar. Uma boa gestão do tempo é para a vida como um todo.

As empresas precisam criar programas de qualidade de vida, palestras e treinamentos sobre o tema.

Na Tríade do Tempo realizamos o que chamamos de programas de conscientização que visam despertar no grupo a importância do tema e a busca da mudança de comportamento com ações continuadas. Gestão de tempo é da equipe e não apenas individual.

6 – Como o hábito de procrastinar algumas tarefas pode ser combatido pelo próprio executivo ou pela empresa?

Em geral procrastinamos (adiamos) atividades com longa duração, que são complexas ou chatas. Esses fatores podem ser combatidos com algumas pequenas estratégias:

  • Pense no por quê está realizando aquela tarefa, coloque importância nisso que está fazendo e pense nos resultados a curto, médio ou longo prazo. Você não está apenas realizando a tarefa, está dando um passo para algo relevante à sua vida.
  • Divida em tarefas menores. Tarefas muito grandes tem uma maior tendência a serem procrastinadas. Divida essa tarefa em tarefas curtas, específicas e com duração máxima de até 3 horas.
  • Transforme a tarefa em um compromisso, com horário para começar e terminar. Escolha um horário que você seja produtivo.
  • Peça ajuda ou delegue se for possível.

7 – Por que muitos funcionários se sentem mal quando saem no horário correto?

Porque infelizmente trabalhar em excesso e não ter tempo para nada se transformou em algo normal para os trabalhadores do século XXI. A pessoa que consegue se planejar e administrar bem seu tempo e sai no horário, acaba sendo mal vista na empresa e por isso acaba se sentindo culpada.

8 – Como o funcionário pode negociar com o chefe as suas tarefas?

Quando aplico nossos treinamentos sobre o tema é comum esse tipo de pergunta. É imperativo que a liderança e a chefia compreendam que para a equipe conseguir administrar melhor seu tempo, eles precisam colaborar e ter a consciência de que existe uma prioridade, e eles tem o poder de alterar essa prioridade e entender o que pode ou não ser adiado para outro dia.
O funcionário precisa ter um planejamento, com sua lista de prioridades no dia. Se ele entender que existem prioridades demais e que a duração de todas essas prioridades, ultrapassa o número de horas de trabalho previsto, ele precisa negociar essa lista com seu chefe. O ideal é mostrar o que ele priorizou para o dia e perguntar ao chefe o que deve realmente ser feito hoje e o que pode ser adiado. Na maioria dos casos a negociação de prioridades funciona, principalmente se os líderes estão comprometidos com a qualidade de vida da equipe.
O principal é se planejar e levar esse planejamento ao chefe. Se você não se planeja e vive o caos, tudo será prioridade e dificilmente haverá uma negociação eficiente nesse caso.

11 – Como o empregador encara o funcionário que fica até tarde no escritório?

Depende do empregador. Já vi empresas em que ficar além do horário significava comprometimento e dedicação. Mas também existe o outro extremo que mostra improdutividade e má gestão de tempo. Defendo que ficar no escritório além do horário deve ser sempre evitado. Com um bom planejamento isso raramente acontecerá. Se ficar além da hora é uma constante, pode indicar problemas sérios de produtividade da equipe, ou até mesmo falta de pessoal. É impossível prever e antecipar todas as urgências. Elas acontecem além de nossa vontade e nesses casos ficar além do horário é aceitável. O problema é quando essas urgências se tornam a rotina. Aí realmente existe um problema de gestão de tempo que precisa ser tratado com treinamento, consultoria ou conscientização do grupo.

12 – Existem funcionários que fazem corpo mole durante o dia para ganhar hora extra ou acumular tempo no banco de horas?

Sim não é incomum isso acontecer. Por isso é preciso que o empregador adote padrões de produtividade no escritório ou métricas que permitiam identificar quando um trabalho está ultrapassando o volume aceitável de tarefas para ser executado. O planejamento em equipe, evita que isso aconteça, pois eventuais distorções serão rapidamente percebidas por todos na equipe.

Christian Barbosa é um dos maiores especialistas em gestão do tempo e produtividade pessoal no País. Empresário, palestrante, diretor executivo da Tríade do Tempo – consultoria especializada no tema, autor do livro A tríade do tempo – a evolução da produtividade pessoal (Editora Campus).

9 Respostas

  1. legal essa matéria

  2. p/refletir

  3. [...] Você Com + Tempo Enviar por e-mail  | Hits para esta publicação: [...]

  4. Muito legal mesmo esta matéria, parabéns!

  5. em relação à matéria, achei muito interessante, pois nos faz pensar da diferença entre o exagero cotidiano e a real produtividade assim como o extremo. Assim como o tempo, o nosso dinheiro tambem deve se ter padrões de gasto para que se alcanse um objetivo, mesmo sendo pouco o que se ganha.

  6. [...] Mais tempo | http://www.blog.maistempo.com.br // Posted in Marketing, Mercado Automotivo, Planejamento | Tags: Gestão de Tempo no [...]

  7. [...] Gestão de Tempo no Trabalho [...]

  8. [...] http://blog.maistempo.com.br/2007/04/29/gestao-de-tempo-no-trabalho/ [...]

  9. Boa tarde! Poderia me ajudar. Preciso elaborar um plano eficaz de gerenciamento de tempo para minha empresa. Elaborei uma planilha de controle de tarefas, mas isso as vezes se torna ineficaz… poderia me dar alguma sugestão de como poderia fazer algo de modo eficaz e assim estabelecer metas de trabalho? Gerencio um SAC-Sistema de Atendimento ao Cliente, e gostaria de saber o que cada um faz no seu tempo, por isso preciso de ferramentas adequadas para conseguir controlá-los. Meu email: luciane.anunciacao@gmail.com Grata desde já pela ajuda. Att, Luciane

Responder

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s

Seguir

Obtenha todo post novo entregue na sua caixa de entrada.

Junte-se a 365 outros seguidores