Reuniões: como economizar R$ 620 mil por ano?

Esse foi um mês de diversos trabalhos com clientes no foco de otimizar as reuniões que são feitas dentro do ambiente de trabalho. Com nossa economia andando devagar quase parando, olhar para custos invisíveis internos que não permitem que a equipe seja produtiva se tornou uma demanda na agenda de diretores e CEOs.

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Existem diversos custos invisíveis que a improdutividade pode trazer, mas as reuniões, sem dúvida se tornaram uma constante. Em um cliente semana passada, depois do mapeamento, ainda me choco ao ver que praticamente 75% do tempo dos gestores e diretores de uma carga horário de 10 horas é dentro de salas de reuniões.

Não teria nenhum problema se esse tempo limitasse a jornada de trabalho, o problema é que dentro das intermináveis e na maior parte das vezes improdutivas reuniões, muito trabalho que deveria ser feito acaba ficando atrasado ou pior, consumindo horas extras ou o tempo de vida familiar e de lazer.

Fora o custo. Em números atualizados, com base em clientes TriadPS, a cada 100 funcionários que uma empresa tem, o desperdício fica em torno de R$ 620.000,00 anualmente com reuniões desnecessárias. Que fique bem claro que não sou contra reuniões, muito pelo contrário, sou a favor de uma dieta de reuniões. Nos programas que implementamos com o propósito de reduzir reuniões, focamos numa redução do custo e no número de encontros. Sempre, sem exceção tem muita gordura para ser cortada nesse campo e formas diferentes de tomada de decisões.

Sua empresa também sofre com reuniões? O primeiro passo é envolver a alta direção no processo, sem eles nada vai adiante. O segundo é desenvolver um ambiente que todos possam ter confiança em adotar uma nova postura de reuniões e adquir um novo método para transformar esses encontros em reuniões de resultado efetivo.

Eu gravei um vídeo com algumas dicas para controle de tempo das reuniões, comparo a performance dos brasileiros com americanos e também alguns insights para diminuir a quantidade. Clique aqui para assistir direto no Youtube (aproveite assine o canal para receber em primeira mão os novos vídeos).

Até a próxima!

3 passos para começar a mudar seu nível de estresse

Em uma pesquisa recente (fev/2015) que comento aqui nesse vídeo, 47% das mulheres falaram que ter tempo livre é um luxo, 42% priorizam a vida profissional em detrimento a vida pessoal, fora todas as outras questões que não afetam apenas as mulheres, mas os homens também. Confere aqui no vídeo.

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Eu ainda não tenho um dado oficial sobre isso que irei comentar, mas em tempos de vacas magras, crises econômicas e riscos de demissão o volume de trabalho, estresse e a falta de tempo sempre aumentam. É como se fosse uma defesa natural da nossa mente, que trabalhando mais, estamos mais seguros e imunes a demissão. Em algumas empresas isso pode ser realmente verdade, mas não podemos generalizar.

Tanto homens como mulheres acabam sentido a pressão em tempos difíceis. Se você está sentido o estresse aumentar, já passou do momento de você começar algo para melhorar seu nível de equilíbrio. Claro que esse assunto é profundo e exige muito conteúdo, mas se eu pudesse dar 3 dicas para alguém começar a pensar sobre isso, elas seriam essas:

1 – Limite sua agenda – Por mais simples que possa parecer, se você não colocar um limite do tempo que fica no escritório, vai rapidamente perder o controle e quando se der conta vai estar trabalhando mais do que deveria. Nunca esqueça que não é trabalhando mais que faz você mais produtivo.

2 – Ache e exercite seus hobbies – Eu insisto nesse pequeno detalhe, pois quando estamos estressados e improdutivos, o que ajuda a mudar esse quadro são esses pequenos momentos que temos com nós mesmos. Pode ser qualquer coisa. Eu jogo tênis, assisto séries e faço massagem. É a minha Tríade do equilíbrio, crie uma para você também e abuse dela durante a semana.

3 – Faça antes de virar urgente – A urgência e a correria são os vícios do mundo. Quando você começa a administrar melhor seu tempo você não deixa a coisa importante entrar na esfera do urgente. Antecipar é a chave, simples assim.

Não deixe ficar com alto nível de estresse para começar a pensar em qualidade de vida.

Segue o link do vídeo da pesquisa com as dicas: https://www.youtube.com/watch?v=V9yQjmoMhxs

Até o próximo!

7 Mitos sobre a MultiTarefa

1 – Multitarefa não existe de verdade – Poderíamos dizer que multitarefa seria por exemplo, você ter dois computadores um ao lado do outro e ao mesmo tempo, usar ambos com um mouse em cada mão. Você responde e-mails em um computador e simultaneamente revisa sua apresentação no outro computador. Se você fizer isso e conseguir, parabéns, você é um ser humano dotado de um dom super-humano chamado multitarefa. O que você faz na verdade é “alternância de tarefas”, ou seja, você faz uma coisa, depois pula para outra e assim por diante.

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2 – Você não é mais produtivo porque diz que faz muitas coisas ao mesmo tempo – Como você alterna entre as tarefas, você acaba perdendo mais tempo, pois sempre há um “delay” que seu cérebro precisa para dar foco novamente a nova atividade.

3 – Multitarefa é algo da nossa era tecnológica – Desde a idade pré-histórica, temos esse impulso de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Quando começamos a andar com os dois pés, andávamos e colhíamos frutas. Essa tendência foi evoluindo na idade média e até os dias de hoje.

4 – Não aumenta sua produtividade – Pelo contrário, a multi-tarefa, de acordo com a pesquisa da TriadPS com alunos do treinamento de produtividade, a perda de tempo média “multi-tarefando” é algo em torno de 20%. Ou seja, se você passa um dia de 10h multi-tarefando, poderia economizar algo em torno de 2 horas diárias.

5 – Você fica mais energizado – Fazer múltiplas coisas pode ser excitante a primeira vista, mas na prática consome mais recursos do seu cérebro, o que acaba drenando sua performance e disposição. No final do dia, o cansaço mental é tão perceptivo que raramente há vontade de fazer algo novo (como aquela academia que você diz que vai no fim o dia).

6 – Meu trabalho exige múltiplas atividades – Se você insiste nessa ideia, o que se pode observar é o aumento de erros nas atividades rotineiras, o que lá na frente vai causar mais urgências. Em um caso documentado, Dr. John Halamka, reportou o caso de um grupo de médicos que decidiu parar de fornecer o remédio para afinar o sangue de um paciente, mas durante o processo de colocar essa ordem no sistema, o médico recebeu vários SMS sobre uma festa. A ordem nunca foi colocada no sistema e o paciente quase veio a óbito, sendo necessária uma cirurgia cardíaca.

7 – Mulheres conseguem multitarefar – Sem dúvida essa é uma frase ouvida constantemente, porém sejam homens ou mulheres, os efeitos da multi-tarefa no cérebro e no seu tempo são os mesmos.

Como aumentar minha performance nos estudos?

No começo desse ano tive a oportunidade de palestrar para muitas escolas e universidades, falando sobre produtividade para estudantes. A carência nesse campo de “performance para estudos” é gigantesca, tem pouca informação e muita demanda. Recebi algumas mensagens pedindo dicas sobre esse assunto e gravei um vídeo para o meu canal do Youtube sobre isso.

Estudar, assim como trabalhar precisa de método. Com as ferramentas certas e a metodologia de estudo correta, você consegue mais resultados com menos esforços. Simples assim. Não precisa se matar de estudar se você estudar da forma adequada. A mesma coisa com seu trabalho, se você aplica técnicas de produtividade pessoal, você faz muito mais com menos esforço.

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Pequenas mudanças em horários, na alimentação pré e durante o estudo e na forma de planejar as matérias para estudar, faz uma diferença gigantesca. Uma das coisas que defendo muito é a utilização de música para estudar. Meus pais, quando eu era criança sempre deixavam Mozart, Beethoven e mantras indianos tocando baixinho na casa. No começo eu não gostava, depois acostumei e com o tempo em uma única lida na matéria eu já tinha boa parte do assunto na cabeça sem precisar reler diversas vezes. Sem querer eles acertaram em cheio no que fez a diferença na minha vida acadêmica.

Diversos estudos comprovaram que música barroca por exemplo, aumenta muito a retenção de informações. Algumas startups como a Focusatwill.com, aproveitando esses estudos lançaram serviços de música com esse objetivo. A Amazon em seu serviço PrimeMusic, também criou seleções de músicas para estudo, criatividade, foco, etc. Essa onda veio para ficar sem dúvida.

Essa e outras dicas estão aqui no vídeo. Aproveite para compartilhar com seus filhos em idade escolar ou seus colegas que reclama que não tem disposição para ir para a faculdade ou pós graduação.

Por que fazer aquilo que você ama nem sempre funciona?

Quem não conhece alguém que vive dizendo que precisa mudar de vida, buscar aquilo que realmente ama e passar a viver de acordo com a frase célebre de Confúcio: “Ache um trabalho que você ame e nunca mais precisará trabalhar na vida”?

I Love My Job

O conceito é legal, a ideia motiva, mas na prática não é bem assim que funciona. De que adianta amar Surfar 24h por dia e na prática não conseguir recursos que mantenham outros sonhos rodando? De que adianta ser altruísta e largar a vida para ajudar os outros enquanto você nem ajuda a si próprio?

Você pode achar duro mas é a realidade. Talvez você não consiga ser tão bom fazendo aquilo que ama fazer, talvez a coisa que ama não gere recursos financeiros que permitam você se sustentar com o mínimo de conforto ou talvez você seja até ruim em fazer o que ama. Sei lá! Não é porque ama que vai dar certo.

Vamos parar com essa hipocrisia moderna sobre queimar as suas pontes para ir a um novo lugar, totalmente focado no que você ama de verdade. Largar sua carreira de executivo para virar filósofo ou jardineiro, pode funcionar para algumas pessoas, mas são exceções das exceções. Para a maior parte das pessoas essa ideologia acaba em frustração, privação e arrependimento.

Christian, então você quer dizer que devo ficar onde estou, mesmo não gostando? Claro que não! Se não está legal, é óbvio que precisa mudar. O que estou dizendo é para escolher algo que você faça muito bem e deixe você feliz de verdade, orgulhoso do seu trabalho e com isso gere recursos, tempo e energia para vivenciar as coisas que ama com periodicidade.

Você não precisa ser igual a esse monte de gente falsamente feliz, que vende uma imagem de que largou tudo, virou pescador e agora é a pessoa mais realizada do mundo. É necessário que você entenda que é muito mais fácil se dedicar a um dom que você já tenha para gerar resultados, pois assim você conquistará seu equilíbrio muito mais facilmente.

Eu amava falar sobre produtividade, mas quando larguei a T.I. para me dedicar a esse assunto, eu já tinha estabilidade e independência financeira, não dependia do meu “amor sobre produtividade” para viver. Caso contrário estaria frustrado e quebrado! Leva tempo para as coisas acontecerem e a maior parte das pessoas não tem esse tempo, planejamento e até mesmo dinheiro para tentar viver pelo que ama. Por isso encontre aquilo que você faz bem, que te faz feliz e use isso para então viver pelo que ama.  Entendeu a diferença?

O que você faz muito bem? O que seus talentos executam com um nível de diferencial que permite você se destacar no seu mercado? O que você faz que gera um retorno financeiro sem matar seu equilíbrio pessoal? Foque nos seus dons e através deles viva pelo que ama! Isso faz você ser próspero de verdade e não um hipócrita que vive sem trabalhar todos os dias!

Como blindar sua carreira para as turbulências desse ano?

Começamos o ano com notícias econômicas bem complicadas, incluindo aumento da luz, gasolina, do IOF, retirada de subsídios, empresas preocupadas e o risco de desemprego rondando no ar. Com certeza teremos um 2015 complicado em vários aspectos.


Nunca foi tão necessário e realmente urgente você ter tempo para investir na sua carreira ou em um plano B de vida. Em momentos de turbulência, sobrevivem os mais preparados, os que geram mais resultado e aqueles que sabem realmente agregar valor. Você não é pego de surpresa se está preparado para eventualidades. Só que a maioria das pessoas só pensa nisso na última hora ou quando já é tarde demais. Por isso, pense em algumas coisas para turbinar sua carreira nesse ano:


1 – Tenha clareza do que é importante para você – Gente infeliz não consegue resultados, engajamento e motivação para fazer acontecer. Se não está legal para você, mude, busque alternativas, converse com seu gestor, comece a pensar em uma vida empreendedora, etc. Pare e reflita sobre o que que faz sentido na sua vida e o que não faz, pois saber o que importa ajuda a tomar boas decisões quando se faz necessário.


2 – Aumente seu valor agregado –
Como você pode agregar mais valor para a sua equipe? Para o seu trabalho? Para a sua empresa? Tem alguma coisa que possa ser melhorada na rotina? Uma nova forma de diminuir custos? Pense em estratégias para melhorar o seu “micro ambiente” com reflexos no “macro ambiente”. Esse tipo de ação aumenta o valor que você gera para sua equipe, sua empresa.


3 – Pense dia e noite no seu Plano B – Se hoje você perder tudo que tem, o que faria? Se você não tem um Plano B, vai ficar desesperado. Esse plano inclui reservas financeiras, oportunidades de carreira a serem exploradas ou uma carreira empreendedora. Pense em duas ou três possibilidades de uma segunda carreira e deixe na gaveta.


Esses e outros temas eu vou tratar com você no curso Segunda Carreira, feito para quem quer melhorar sua carreira atual ou começar a empreender. O curso será gratuito nessa edição no site www.segundacarreira.com.br.

 

Não deixe para última hora. Carreira é uma tarefa constante, que precisa sempre de ajustes, mudanças e upgrades.

5 estratégias para tornar sua manhã mais produtiva

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1 – Pense em seus objetivos durante o banho

Ao invés de cantar no chuveiro, visualize como seria se seus objetivos já estivessem realizados, como se fossem parte da sua vida presente, o que as pessoas falariam, o que você faz com as suas conquistas. Reflita nas suas ações como se tudo já tivesse acontecido. Agradeça pela realização. Seja grato a quem lhe ajudou. Pensar nos resultados futuros é um motivador diário e faz com que você conecte-se com as coisas importantes e prioritárias do dia.

 2 – Tome um excelente café da manhã

Esqueça aquele cafezinho com açúcar cheio de pressa que você toma enquanto procura a carteira para ir trabalhar. Reserve 10 minutos para sentar-se à mesa e tomar um café da manhã decente. Com pães, frutas, cereais, etc. Se ao acordar você não tem tempo de preparar a refeição, organize tudo no dia anterior. Se você não consegue 10 minutos para tomar um café de jeito algum, então esquece, você é um caso perdido! Lembra que quem quer faz, quem não quer arruma uma desculpa.

3- Ouça músicas ‘tesão’ no caminho para o trabalho

Seja no celular, no pendrive, no CD ou em qualquer outro meio, você precisa preparar um conjunto de pelo menos 7 músicas que te empolgam. Que te deixam pilhado, com vontade de sair abraçando o mundo. Pode ser no estilo “Simple the Best”, Sertanejo, MPB, ROCK, seja lá o que você gostar. O objetivo aqui é conectar-se com pílulas de empolgação musical.  Não vale rádio. Tem de ser uma playlist pessoal e especial.

4 – Revise as Prioridades

Chegou no trabalho, revise o e-mail (revise, não fique trabalhando nele!), revise as prioridades não cumpridas no dia anterior e ajuste a sua lista de prioridades. Pense nas atividades que precisam ser realmente atingidas no dia e planeje-as para que sejam executadas no melhor momento do seu dia.

5 – Beba água quente com limão

Isso é novo, mas tem muita gente comentado sobre os benefícios de beber água morna com gotas de limão. Além de ter vitamina C, regular o Ph do corpo, proteger o sistema imunológico,a combinação estimula seu raciocínio. O potássio do limão ajuda a nutrir seu cérebro. Eu tenho experimentado em alguns momentos, claro que o efeito não é igual ao espinafre para o Popeye, mas li tantos estudos sobre isso hoje que nem que seja por efeito placebo já dá uma ajuda.

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