Mais Tempo - administração do tempo, produtividade e life hacking

Estamos lançando em parceria com a Sendis o primeiro curso a distância sobre administração de tempo com a metodologia da Triad. O curso é no formato de uma palestra e traz dicas e uma visão geral sobre nosso processo.

Para ver os 7 primeiros minutos do curso, segue o link: http://www.sendis.com.br/demo/crt.html

Assinantes do blog terão 15% de desconto, basta enviar um e-mail no site do Sendis, solicitando seu desconto!

Ontem foi o dia do Palestrante!!!! Nem sabia que isso existia, mas os palestrantes também têm seu dia. O fato é que está na moda ser palestrante hoje em dia, parece que todo profissional sonha em viver de fazer palestras algum dia. Algumas pessoas já me enviaram e-mails perguntando um “How-to” para ser um palestrante, não sou o cara mais especializado no assunto (sou empresário e não palestrante!), mas faço palestras há muito tempo e posso tirar algumas dúvidas, dar algumas dicas, críticas e sugestões:

1 – Dá dinheiro ser palestrante?

SIM e NÃO, como em qualquer profissão. Os medíocres não vão conseguir passar de seus R$ 3 mil mensais (melhor ficar no seu emprego que tem mais segurança!), alguns chegarão na faixa de R$ 5 mil/ palestra, outros vão conseguir se destacar na mídia, vender livros e chegar na faixa dos R$ 10 mil/palestra, outros vão ser os “TOPs” como meu ilustre sócio Roberto Justus, que chega a cobrar R$ 90mil/palestra. Dá pra ganhar dinheiro? Sim, mas são poucos que conseguem após 3 anos de estrada se posicionar no mercado e ter uma renda estável mensal. Posso dizer que no Brasil, 5% dos palestrantes ganham dinheiro, 20% vivem bem e os 75% que sobraram é resto! Particularmente, acho um grande risco viver de palestra se você estiver começando!

2 – Qualquer um pode ser palestrante?

NÃO! NÃO e NÃO!!!! Incrível como as pessoas não tem senso crítico e acham que podem subir no palco e falar um monte de besteiras. O processo é assim: o figura lê uns 3 livros sobre alguma coisa, vê umas duas palestras de alguém e sai falando do assunto (e de outros que ele acha que sabe também). Na minha área então, o que existe de verdadeiros cretinos falando de administração de tempo verdadeiras besteiras não tem igual, mas tem gente que compra esse tipo de palestrante.

3 – O que fazer para ser palestrante?

Estudar, pesquisar, testar, implantar, viver aquilo que ele fala, ter cases de sucesso. Isso significa que eu NÃO ACREDITO NO PALESTRANTE GENÉRICO, ou seja, o cara que fala de administração de tempo, finanças pessoais, motivação, gestão de riscos, aposentadoria, segurança no varejo, gestão do conhecimento, tudo isso ao mesmo tempo. Ele não é apenas palestrante, é um grande ATOR!!!! Impossível ter experiência verdadeira em tantos campos de atuação, ter pesquisas, cases, coisas reais e não apenas coisas que ele leu em algum lugar para falar sobre o assunto. A linha tênue que divide o palestrante do ator é mínima.

Eu só falo sobre assuntos relacionados à administração do tempo, colaboração e produtividade! Estudo esses temas há mais de 10 anos, tenho cases, fiz sistemas, implantei em clientes, tive erros, insucessos e muito coisa boa pra contar. Eu já perdi muito dinheiro de gente que pede palestra sobre motivação, marketing digital, estratégia corporativa, etc. (você não tem idéia de como isso acontece). Eu só falo de coisas que eu vivi, que tenho experiência prática e que eu aplico no meu dia-a-dia. Eu posso falar de produtividade para Líderes, mas não sobre Liderança! FOCO, se torne uma referência! Esse é um segredo para um bom palestrante.

Resumindo: quer ser palestrante? Estude, aplique, tenha muitos cases de sucesso e de falhas também. Escreva artigos, um blog, um livro. Comece a sair na imprensa, invista no seu marketing pessoal e no networking. Um curso de oratória e PNL são altamente indicados, pois ajudam você a ter maior presença de palco também.

4 - Quais os principais erros do Palestrante Iniciante?

A) Material de Qualidade Normal – Se você está começando, precisa ter diferencial a começar pelo seu material. Seus slides são simples? Templates do Power Point? Esqueça isso! Vale a pena investir em uma empresa de marketing que faça isso para você. Eu tenho uma empresa que faz todas as minhas palestras, alugam imagens, sons, animações, etc. quem quiser me manda um e-mail que indico.

B) Palestra GRÁTIS – Essa é típica, uma vez estava vindo de um evento com o Max Gehringer e ele disse exatamente isso: “palestrante não pode fazer palestra de graça, tem de se valorizar”. Ai vem os que dizem: “é pra pegar experiência”, essa afirmação é valida no começo (bem começo), depois cobre, se valorize. Eu cobro, só faço palestra grátis se tiver alto valor agregado para Triad e gere retorno de outra forma.

C) Não se preparar adequadamente – Pior que uma palestra ruim é um palestrante sem credibilidade. Esteja preparado para tudo, até para as perguntas mais esquisitas e os problemas mais imprevisíveis.

D) Não registrar seu conteúdo - Se no começo você sai distribuindo para todo mundo pode ser facilmente copiado e esquecido. Tenho um amigo que teve sua palestra transformada em um livro por outro cara e ele não pode fazer nada (o livro vendeu bem….). Todo meu conteúdo é registrado no Brasil, EUA e Europa. Se copiar sem seguir as diretrizes de direitos autorais, pode ser processado. Muitas pessoas de RH pedem material para eventos internos, mas nesse caso sempre citam a fonte e isso gera leads para a Triad..

Bem, tem muita mais coisa. Se o assunto gerar mais interesse depois volto nesse assunto com mais dicas e sugestões. Qualquer dúvida adicional manda um comentário que respondo em outro post!

Foco não é uma coisa muito fácil de ter e manter, mas sem ele a produtividade vai literalmente para o ralo. Um profissional sem foco em uma equipe é um problema, por diversas razões, entre elas, ele é o primeiro a desfocar outros bons profissionais também. Sua baixa performance parece aos olhos dos outros profissionais, “bem vista”, se o líder não der um feedback pontual sobre o assunto.

O profissional sem foco é aquele que chega logo cedo na sua mesa e fala: “fiz tal coisa”, “você viu aquele assunto x?”, “nossa isso aqui ficou muito legal”, etc. Quando esse profissional faz alguma coisa ele gosta de mostrar aos quatro cantos, pra dizer que algo foi feito.

Eu coloco uma frase no meu MSN, de um autor que desconheço que acho fantástica, e que precisamos pregar na empresa para os desfocados:

Quem quer fazer faz! Quem não quer, arruma uma desculpa.”

Profissional sem foco não é má pessoa, muito pelo contrário, na maioria dos casos ele nem percebe que perde seu foco e que mata o foco do time. Óbvio que existem os sem foco por má vontade e pura negligência, nesse caso é um profissional que precisa ser “deletado” da equipe.

Veja algumas dicas para lidar com profissionais sem foco na sua equipe:

1 - Dê um feedback franco e honesto sobre sua produtividade. Mencione a sua falta de foco com indicadores precisos.

2 - Ajude o desfocado a entrar na linha, você pode ser um guardião do foco alheio, para que a pessoa perceba seus momentos de perda de atenção e crie um hábito de policiamento pessoal.

3 - Planeje a semana com a pessoa, dê tarefas claras, com prazos limites e acompanhe esses prazos. Esteja aberto para que a própria pessoa negocie os prazos com você.

4 - Agenda uma tarefa para você verificar os itens do planejamento que foram feitos, elogie a conclusão e dê feedback caso as expectativas tenham ficado muito distantes da sua.

5 - Se nada adiantar é o momento de desligar a pessoa, por melhor que seja a capacidade profissional, a falta de foco consome o tempo do profissional e muitas vezes da equipe e isso é pior que encarar uma nova contratação.

Ontem estava em Goiânia, voltando de um treinamento para um cliente nosso quando no saguão de espera do embarque, um jovem rapaz veio me perguntar: “Você é o Christian, da Tríade?”.

O nome dele é Ernani Rios, que escreve sempre aqui para o blog Mais Tempo, ele também voltava de um trabalho para um cliente. Mundo pequeno não é verdade?

Achei interessante ele contando como conheceu a metodologia da Triad, ele disse que ganhou o livro da mãe e no meio da leitura disse que ia experimentar apenas para provar que aquilo que eu escrevi não funcionava. Experimentou e funcionou! E hoje colabora aqui com o blog.

Por isso eu insisto: não ACREDITE NA GESTÃO DO TEMPO, EXPERIMENTE!

Só no dia-a-dia, aprendendo a se planejar, anotando suas prioridades, usando suas ferramentas é que você conseguirá mais tempo. Não é do dia para a noite, não existe mágico ou milagre nesse campo. Eu levei 3 meses até conseguir bons resultados.É preciso ser persistente e não um robô (como algumas pessoas acham) para que a gestão do tempo funcione!

Eu sou um grande fã dos Estados Unidos em vários aspectos, obviamente que tem exceções mas uma das coisas que mais admiro é o patriotismo que os americanos tem! A PAIXÃO por serem quem são!

O canal de TV Fox News lançou um site chamado Real American Stories, e uma campanha na TV, convidando a população a terem “novamente orgulho por serem americanos”, com histórias que vão desde presidentes, Mather Luther King até pessoas desconhecidas mas que fizeram a diferença.

O site é simples, extremamente bem feito e dá aquele “frio na barriga de motivação” para as pessoas mais sensíveis. Eu gostei, achei fantástico!

Quem já teve alguma experiência de viver nos EUA sabe que é muito legal o orgulho pelo País, o hábito de ter bandeiras do País o tempo todo (e não só na copa), o respeito de pararem na faixa quando você quer atravessar, enfim tem muitas coisas positivas por lá!

Claro que eles também são o País com mais loucos por metro quadrado no mundo (aqui pelo menos ainda não é moda, pegar uma arma e sair matando alunos, etc)…

Quando vamos fazer o nosso REAL BRAZILIAN STORIES??? Com certeza temos muitas histórias de Brasileiros inspiradores para serem mostradas! Quando vamos ter ORGULHO DE SER BRASILEIRO?

Infelizmente o que vemos é uma palhaçada nesse País, quem lembra das últimas CPIs??? Não deram em nada! Quem lembra da CPFM que acabou e quer voltar? Por que os nossos políticos não mudam o código penal, para punir com mais rigor? Quando o nosso governo vai parar de gastar com si próprio???

Infelizmente na política é quase impossível ter orgulho de ser Brasileiro, mas em outras áreas podemos dizer que nosso povo é show de bola! Temos um astronauta, temos o álcool, temos alegria e temos futebol!

Quem quer fazer comigo o site de Real Brazilian Stories?

Há uns 20 dias eu aluguei esse filme porque o título tem tudo a ver comigo e me atraiu. A história é uma ficção, mas vale a pena dar uma olhada nesse filme.. principalmente se você está naqueles dias desanimados, acabou de ter uma frustração ou simplesmente para reforçar sua auto-estima.

Minha amiga Valéria Nakamura, que também é  consultora Triad fez uma excelente análise sobre o filme:

http://valerianakamura.wordpress.com/2008/07/07/filme-sonhando-alto

Eu queria ter mais tempo. Eu quero ser empreendedor. Eu vou correr todos os dias. Vou emagrecer 10 quilos. Quero acumular R$ 1 milhão de reais. E por ai vai….

Muitas pessoas gostam de sonhar e de fazer planos, mas quando começam a colocar esses planos em prática vem alguma coisa e a interrompe no meio do caminho!

Já percebeu o quanto isso é comum? É fácil ter visão da onde queremos chegar, mas a pergunta que cabe é: será que as pessoas estão realmente dispostas a viver por essa visão, a ter todo esse trabalho e esforço?

Hoje eu estava conversando com um cliente da Triad, um grande empreendedor, estávamos falando sobre o mercado da empresa dele e o quanto com uma equipe mais produtiva ele poderia crescer. Chegamos a conclusão que ele, se bem planejado, poderia triplicar o faturamento em 1 ano.

No meio da conversa, ele me parou e disse: “…realmente seria possível… mas eu não quero viver por isso. Assim tá bom demais.”

Ele foi coerente no alinhamento da visão X esforço x vontade. Ele sabe que até poderia colocar a meta de triplicar o faturamento, mas que no meio do caminho iria desistir e se frustrar (e na maioria dos casos sem saber por que isso aconteceu). Muita gente faz exatamente o contrário: cria o sonho, executa o sonho e no meio do caminha se frusta.

Fica a pergunta: VOCÊ ESTÁ REALMENTE DISPOSTO A VIVER A SUA VISÃO?

Eu já citei em diversos artigos sobre o impacto da liderança sobre as equipes, na prática o que acontece é que líderes urgentes criam equipes urgentes, estressadas e menos produtivas.

Em um estudo do psicólogo e assessor de recursos humanos norte-americano Kenneth Nowack durante recente conferência do Colégio Oficial de Psicólogos de Madri, ele constatou que os profissionais comandados por chefes “emocionalmente” inteligentes são “mais competentes e refletem menos estresse no trabalho”, ao contrário daqueles dirigidos por chefes “mais pobres”, que confessam sua intenção de abandonar a empresa em menos de um ano. Em números, os grupos de trabalho mal-geridos são, em média, 51% menos produtivos e 44% menos rentáveis do que os que são bem-dirigidos.

Depois de alguns meses de desenvolvimento, finalmente conseguimos terminar  o Triad Organiza, um novo software que estaremos lançando oficialmente em Julho , que tem como finalidade ajudar você a gerenciar o seu conhecimento pessoal.

Entre os principais recursos do software estão:

• Anotações diárias
• Criação de uma base de conhecimento pessoal
• RSS Inteligente, que além de visualizar os seus RSS permite criar filtros que geram alertas para que você leia apenas o que interessa
• Criação de Mapas Mentais, com uma biblioteca de imagens e diversos sinalizadores integrados a metodologia Tríade
• Sincronização com o NEOTRIAD
• Pesquisa de conhecimento por categorias (revistas, sites, jornais, cds, etc)
• Criação de sua organização através de mapas mentais - Taxonomia

O Organiza possui todas as funcionalidades desenvolvimento na metodologia Tríade na fase de Organização, disponível nos e-books neste blog.

Um dos motivos de orgulho deste produto é a conquista do selo CERTIFIED FOR WINDOWS VISTA, que exigiu uma série de rigorosos testes com a Microsoft de forma a garantir que o Organiza atendesse a todos os requisitos de softwares que tem 100% de compatibilidade e estabilidade com o Windows Vista.

“Os produtos que levam o logotipo Certificado para Windows Vista cumprem padrões de confiabilidade e qualidade explícitos, e foram testados e comprovados como capazes de gerar uma experiência superior com o Windows Vista”, afirmou Brad Goldberg, gerente geral de gerenciamento do produto Windows Vista da Microsoft Corp. “Estamos muito satisfeitos que o TRIAD ORGANIZA da Tríade do Tempo leve o logotipo de certificado e aproveite as novas tecnologias disponíveis no Windows Vista.”

Quer ganhar uma licença grátis e ilimitada do Organiza?

Para os leitores do meu blog que quiserem ganhar um licença do Organiza, assim que o produto for lançado oficialmente é muito fácil, basta você criar um post no seu blog pessoal (ou site) sobre Administração de Tempo ou Organização, citando o blog MAIS TEMPO e dando um link para esse post. Depois basta me enviar um e-mail sobre seu post e você será avisado, quando disponível, para download da versão ilimitada do Organiza (válido até 01/08/08).

Veja algumas imagens do software:

Tela principal do software, que permite criar anotações diárias, mostras os RSS feeds do dia, altertas de feeds e pesquisa em todo o software.

Criação de mapas mentais, com recursos de imagens, cores, marcadores diversos, exportação para Jpeg ou Gif.

Base de conhecimento pessoal, organizada por tipos de informação (recentes, anotações, revistas, jornais, sites, etc).

Parabéns a Equipe da Tríade sobre o novo produto, com destaque ao Igor que foi o gerente desse projeto e teve grande mérito no cumprimento do prazo e nas exigências com a Microsoft!

Hoje é meu aniversário, estou ficando mais “experiente” e realizado. Parei agora para fazer uma pequena reflexão sobre aonde estou e para onde vou. Sempre recomendo que as pessoas façam um planejamento anual para ajudar na administração do seu tempo semanal, e aproveito o fim do ano e meu aniversário para fazer esse processo.

Eu lembro da minha vida há 10 anos atrás, eu estava no auge da minha empresa de tecnologia, a Blue Eagle, trabalhava feito um louco 16 horas/dia (incluindo sábados e domingos), alguns meses antes do meu aniversário comecei a ter sérios problemas gástricos (fora os outros problemas de saúde que não eram graves! hahaah). Duas semanas antes do meu aniversário fiz uma biópsia e o médico me disse que se não fizesse algo, a situação seria desanimadora.

Minha secretária na época me inscreveu em um curso de administração de tempo, de uma empresa alemã que não existe mais, chamada TimeTech. Eu fiquei muito bravo com essa atitude e odiei ter de ir naquele curso. Eu não acreditava na administração do tempo (e continuo não acreditando, pois considero que ela precisa ser experimentada e não acreditada!).

3 meses depois desse curso e de outros no meio do caminho, minha vida começou a mudar, consegui produzir mais trabalhando menos, comecei a me planejar melhor e a focar no que realmente era importante de fato. Logo depois me tornei instrutor da TimeTech e ministrei, como hobby, meu primeiro curso de administração de tempo. Depois acabei sendo instrutor de outras consultorias, com destaque para a FranklinCovey, a qual me identifiquei bastante com sua ideologia.

Esse meu aniversário e uma década ensinando pessoas a administrarem melhor seu tempo, me faz pensar em duas coisas:

1 - Seu maior problema pode ser o seu maior aprendizado - Se eu não tivesse sofrido na pele os sintomas do estresse extremo, não seria quem eu sou hoje. Eu amo o que faço, acredito que a administração do tempo pode mudar vidas e curar pessoas. Transformei meu problema em hobby, e meu hobby em profissão e minha profissão em resultados pessoais, financeiros e equilibrados. Por isso, por pior que esteja sua  situação nesse momento, tente entender os sinais: o que seu problema está querendo que você aprenda? Como ele poderá transformar sua vida?

2 - Viva para achar um hobby e transformá-lo em seu trabalho - Quando você trabalha com aquilo que ama, o trabalho é uma diversão e não uma obrigação. Demorei para perceber isso, durante anos achava que tinha que manter negócios mesmo que eu não gostasse, por obrigação ou cobrança pessoal! E não é preciso fazer isso! Quando fundei a Tríade, todo mundo me chamava de louco, que não ia conseguir mercado fácil e que precisaria de anos para chegar em algum faturamento que me sustentasse. A realidade foi outra, em 2 anos somos líderes em nosso segmento, atendemos as maiores empresa do País e no exterior também, somos referência para imprensa e acumulamos um volume de dados sobre o assunto inacreditável. SONHAR DÁ RESULTADO!

Eu adoro o domingo porque sei que na segunda venho para Tríade criar novas soluções. Eu adoro dar um treinamento e ver esperança nos olhos das pessoas. Eu adoro criar um novo software e ver milhares de pessoas pedindo mais recursos! EU AMO O QUE FAÇO E POR ISSO ESTOU REALIZADO (mas tem muito mais pra vir, pode crer!). Está infeliz com seu trabalho? Não está conseguindo resultados? SONHE, ESCOLHA E MUDE! Pare de perder tempo com o que não fará você evoluir! Medo? Todos temos, mas quem não arrisca nunca saberá o que poderia ter alcançado…

É seu aniversário hoje também? NÃO? Sem problemas, sempre é tempo para fazer uma reflexão e mudar os próximos anos da sua vida. O que não vale é perder tempo e se arrepender depois…

FELIZ ANIVERSÁRIO PARA NÓS!

Há algum tempo tenho me dedicado a revisão do meu primeiro livro, A Tríade do Tempo, a qual será lançada no próximo mês.

O livro chegou na 7a edição e agora faremos uma nova edição, com revisão de dados, da metodologia e dois capítulos adicionais, um falando sobre a aplicação para Equipes de Trabalho e outro com um passo-a-passo para implementar a metodologia na sua vida em 3 semanas, de forma simples e passo-a-passo.

A capa aprovada (ainda vão ter algumas modificações) está ai ao lado. Assim que o livro for lançado farei uma promoção aqui no blog sobre o livro, quem tiver alguma sugestão da promoção por favor deixe seu comentário!

Estou finalizando também o novo livro sobre REUNIÕES DE RESULTADO, a pedidos vou disponibilizar a nossa metodologia de reuniões aplicada em empresas e no treinamento de condutores de reunião em um livro. E para o começo do ano que vem sai um novo livro em parceria com um grande amigo, mas os detalhes eu falo mais para frente!

Segue a matéria publicada na Revista Veja sobre Reuniões Eficazes: http://www.triadedotempo.com.br/bn_imprensa_mostrar.asp?opr=182&cd=109

O retorno sobre essa matéria foi muito positivo, foram muitos e-mails e solicitações em nosso site. Em breve terei uma novidade muito audaciosa sobre o assunto.

O problema de reuniões eficazes nas empresas tem sido muito frequente e preocupante. Recentemente, visitei uma empresa de médio porte, que a equipe de RH constatou um gasto anual aproximado de 9 milhões em reuniões.

Se considerarmos a pesquisa que realizamos, onde apenas 1/3 são produtiva, a empresa deve jogar fora anualmente quase R$ 6 milhões! É muito desperdício de dinheiro.

É essencial que a empresa adote um programa de produtividade para reuniões eficazes, com profissionais sérios e experiência no assunto. Não pode ser apenas uma ação isolada de treinamento, é preciso ser um programa. E muito cuidado também com curso de reuniões eficazes, na grande maioria é um monte de ações teóricas que nem o instrutor aplicou de verdade.

Crie um grupo na empresa para discutir o assunto e procure ações que façam sua empresa reduzir as reuniões ineficazes!

Quando eu digo que estresse virou moda, tem gente que fala que é exagero, olha só o resultado da pesquisa da União Geral dos Trabalhadores:

Madri, 5 de Junho de 2008 - Três em cada quatro trabalhadores (73%) sofrem de estresse no ambiente de trabalho. Três quartos deles também têm problemas de saúde por conta dessa situação. As doenças mais comuns são fadiga, dor de pescoço e cabeça, irritabilidade, sensação de angústia, insônia, falta de concentração e dificuldades de visão.

As conclusões são de um estudo do Observatório de Riscos Psicossociais da UGT, que analisa mais de 4 mil postos de trabalho em diferentes áreas, como hotelaria, têxtil, educacional, atendimento primário e especializado, cerâmica e indústria frigorífica, entre outras.

As situações desse estresse laboral, muito comuns entre a população ativa, podem dever-se a vários fatores, entre os quais a falta de autonomia, a insegurança com respeito às condições de trabalho e ao futuro e a indefinição sobre as tarefas a serem desenvolvidas.
O informe revela também que sete de cada dez empregados “sentem-se consumidos” por seu trabalho. Esta sensação denomina-se Síndrome do “Burnout” e está diretamente relacionada tanto com esforços físicos (cefaléias, dores musculares, fadiga crônica) e psicológicos (frustração, ansiedade, irritabilidade) quanto com aspectos organizacionais (menor rendimento, faltas no trabalho).

Gritar, criticar a vida privada e ser ameaçado, ignorado ou enviado a lugares isolados são outras condutas das quais padecem alguns trabalhadores em seus trabalho e que podem afetar a sua saúde.
Segundo o estudo, 26% dos trabalhadores sofrem perseguição ao desenvolverem a sua atividade em um ambiente que qualificam como “hostil”. Do total, 2% dos entrevistados dizem-se vítimas permanentes de perseguição moral no trabalho e 15% afirmam que foram vítimas pontuais.
Além disso, 43% dizem ter sofrido abuso por parte de seus superiores e mais da metade das vítimas de perseguição queixam-se de terem recebido tratamento constrangedor aos gritos. Esse tipo de conduta pode levar os empregados a sofrer de depressão e conduzir, portanto, a uma queda de produtividade e faltas.
Entre os entrevistados que estavam de licença por motivo de depressão, 35% viram-se submetidos a intimidações e ameaças, 32% à perseguição moral, 26% a algum tipo de violência verbal e 23% sofreram agressões físicas.
(Gazeta Mercantil/Caderno C - Pág. 10)(Expansión)

Um padrão no mundo corporativo nos dias de hoje para o fracasso da produtividade coletiva é sem dúvida o excesso de reuniões desnecessárias e mal conduzidas que os profissionais de todos os níveis estão sofrendo.

Na recente pesquisa que desenvolvemos com a revista Você S/A com mais de 2000 profissionais, 64% dos participantes afirmam que suas reuniões são mal conduzidas na empresa. Na prática, o que tenho visto no dia-a-dia implantando programas para resolver esse problema, é que muitas empresas ainda não dão a devida importância para esse problema e acabam literalmente jogando no ralo, milhões de reais por ano em horas de reuniões improdutivas (a cada 100 funcionários aproximadamente 500 mil reais no lixo).

O engraçado desta questão é que todo mundo sabe como deve ser feita uma reunião eficaz: realizar uma convocação com objetivos, focar no tema, evitar conversas paralelas, definir próximos passos, etc. Mas de nada adianta o conhecimento se poucas pessoas o aplicam na hora da reunião.

Um dos grandes fatores de sucesso no resultado das suas reuniões é uma condução eficaz e, para isso, você precisa ser treinado e aprender as técnicas de uma boa condução. Muitas pessoas acham que o líder é o condutor da reunião, mas isso nem sempre é verdade. A condução deve ser feita por uma pessoa que tenha as seguintes características: assertividade, objetividade, foco, tranqüilidade, autocontrole, percepção aguçada e excelente capacidade de comunicação.

Se o líder não possui as características de um condutor de reuniões, é melhor que ele delegue essa função para algum membro da equipe que consiga fazer o processo ser produtivo. O condutor da reunião tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos e, para isso, ele deve seguir algumas técnicas, que vou citar a seguir para você aplicar no seu ambiente de trabalho:

• Abra a reunião clarificando os objetivos - Comece a reunião lendo o objetivo e a pauta da mesma (a qual deve ter sido estabelecida e enviada previamente a todos os participantes). Certifique-se de que todos os presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. Deixe o objetivo e a pauta escritos e visíveis durante toda a reunião.
• Permaneça de pé – Sempre que conduzo reuniões para clientes eu faço a condução de pé. Isso me permite evitar conversas paralelas (em função de meu posicionamento), observar os participantes (incentivando ou controlando a participação) e me ajuda a referenciar visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
• Utilize um relógio no centro da mesa – Um dos principais desafios para os condutores que são treinados e começam a aplicar as técnicas é o controle do tempo da reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande no centro da mesa visível por todos, e não apenas você, para que todo o grupo seja conscientizado e se preocupe com o tempo.
• Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos (com responsável e data). Costumo utilizar um software de Mapa Mental (quando um datashow está disponível) ou um flipchart para fazer esse registro.
• Avalie o processo – Após a reunião faça uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso ajudará você a aprimorar sua técnica.

Conduzir uma reunião é um processo que é aprimorado na prática diária, vivenciando dificuldades e aprendendo com coisas que funcionam e outras que atrapalham. Toda empresa precisa treinar pessoas para conduzirem suas reuniões de forma mais eficaz e com isso economizar milhões por ano. É possível chegar a uma redução de 50% no volume de reuniões, mas isso depende do envolvimento de todos.

Como as reuniões são conduzidas na sua empresa?

Muitas pessoas gastam tempo demais em atividades que precisam de pouca atenção, mas devido a seu comportamento perfeccionista acabam por focar demais em algo que não trará tantos resultados assim.

Você pode aplicar a regra 3-3-3, que é útil tanto para definição de prioridades como para pessoas perfeccionistas (essa regra foi criada originalmente pela Karin Setwart).

O conceito é simples, quando estiver gastando tempo demais com uma tarefa, pergunte para você mesmo:

Outras pessoas lembrarão no que estou trabalhando agora: <tarefa completa> dentro de 3 dias? Em 3 meses? Em 3 anos? E eu mesmo? Lembrarei dessa atividade dentro desse tempo?

A resposta a essa pergunta irá ajudar você a entender que a maioria das atividades não requer tanto perfeccionismo, apenas alta qualidade já é mais do que suficiente!

Use seu tempo com sabedoria e evite ficar gastando tempo demais com coisas que não trarão resultados!

Recebi esse texto no dia dos namorados, uma reflexão sobre a relação Homens x Mulheres de uma leitora e achei interessante compartilhar:

Depois de muito meditar, ler o clássico “Os homens são de Marte e as mulheres de Vênus” e outros tantos livros que nós mulheres teimamos em ler para decifrar o enigma que é a mente masculina ….

……Vou abrir um parêntese aqui vc já viu algum homem ler livros para decifrar mulheres? Nem eu … mas as mulheres acham que podem né?

E eu também me incluo nisso, afinal minha família tem mais integrantes masculinos do que femininos e eu posso falar de carteirinha – salve a mente masculina, tão clara e objetiva. Andei falando com alguns homens sobre a diferença entre nós, coloquei na pauta o que pensava – e eles concordaram- ufa! Ponto para mim, então vamos lá….

Penso que se formos dar um significado ortográfico para ilustrar os sexos, os homens seriam pontos de exclamações e as mulheres de interrogações .

Nós mulheres estamos sempre questionando: as atitudes, as ações verbais e não verbais dos homens. Se eles estão conosco - perguntamos será que ele gosta de mim? Será? Se não estão : será que ele não me ama mais?o que será que aconteceu? Aí se elogiam muito… por que estão elogiando tanto ?–se não - há algo errado? Bom poderia ficar enumerando horas aqui e hajam interrogações femininas – Meu Deus ! além daquelas que fazemos em nós mesmas…. claro que em relação à eles……..sempre eles……as nossas maiores dúvidas da vida sempre são relacionadas à eles – sempre.

Já o homem – ah este ser não pergunta nada , pois ele é a resposta nunca a pergunta – já dizia um amigo (que foi mais do que amigo ) se estou aqui com você é porque quero( quando perguntei – claro!). E realmente eles são assim …. objetivos e sensatos – não há dúvida – só certeza. Eles não questionam pois sabem muito bem o que querem Afinal você já viu algum homem perguntar onde fica algum endereço que eles desconhecem ?– nunquinha….jamais.. eles se perdem – se acham- mas nunca perguntam…. e o que dirá em relação a nós mulheres então….. coitados nunca entendem nada – porém nada perguntam … até porque não são loucos não é?

Acho que o equilíbrio aqui seria juntar a interrogação com a exclamação e virar dois pontos travessão na outra linha – afinal nada como um boa conversa – sem perguntas – sem respostas – apenas uma conversa – afinal tudo começa com uma boa conversa….

Também tenho que falar das reticências…. sou fascinada por esses pontinhos., São as palavras que não são ditas que ficam no ar e podem ser interpretadas ou imaginadas do jeito que quiser ou convier – como um jogo – onde os participantes pensam mais do que escrevem – afinal nada como um bom mistério para aquecer o raciocínio…

Também temos os parênteses – ah estes são emoções resgatadas e colocadas no meio da conversa para esclarecer e que muitas vezes nos confunde ainda mais.

Já numa relação, penso que o homem dificilmente é quem coloca o ponto final, pode estar ruim mas os pontos finais são responsabilidade da mulher –Claro, em tudo há exceções, eles até colocam o ponto final mas demoram muitos parágrafos que em alguns casos se arrastam por meses e até anos.

Bom se por acaso ficarem de olho em outro texto aí a coisa muda de regra :ou colocam o ponto rapidamente ou adotam uma virgula e aí ficam com os dois textos numa paralela eterna, ou até que um dos textos se sobreponha ao outro.

Mas nada é tão frio e gramatical assim……

Quando há paixão , aí o texto vira prosa ou poesia, não há regras gramaticais que proíbam as palavras de combinarem em rimas nunca usadas., afinal o amor prevalece sempre a qualquer regra.

Muitos líder es vivem com suas agendas lotadas de tarefas operacionais e circunstanciais e parecem que se esquecem de focar nas coisas que são realmente importantes, e que fazem a estratégia acontecer.

Como fazer para que sua liderança fuja dessa armadilha e consiga uma agenda de evolução e não simplesmente de ação? Veja algumas estratégias:

1 – Dia Da Estratégia

Escolha um dia na sua agenda para focar apenas em atividades que são realmente estratégicas. Faça reuniões com a equipe, trabalhe no planejamento, crie indicadores, revise a execução, etc. Eu agendo como um compromisso na minha agenda das 9hs às 17hs a cada 10 dias para revisar a estratégia da minha empresa.

2 – Trabalhe o Operacional longe da Estratégia

Na agenda de suas reuniões veja a pauta atentamente e separe assuntos estratégicos de operacionais em reuniões distintas. É muito comum a mistura desses assuntos e nenhum dos dois é resolvido adequadamente.

3 – Delegue o falso estratégico

Evite acumular atividades que você acha que são estratégicas, quando na verdade são apenas atividades operacionais refinadas. Tenha bom senso e tente delegar o máximo de atribuições possíveis.

4 – Coloque escolhas reais na mesa

Avalie pelo menos três alternativas viáveis (não apenas variações da mesma alternativa) antes de aprovar qualquer estratégia. Isso encoraja os times a escolherem a melhor opção e não apenas a mais óbvia.

5 – Planeje metas de curto prazo pessoais para sua estratégia

Costumo definir metas pessoais de curto prazo (1-3 meses) para implementar a estratégia na empresa. Por exemplo, quando lançamos um novo programa de produtividade alguns meses atrás, defini uma meta de 2 meses para as ações que eu deveria liderar no lançamento desse projeto. Isso me ajudava no meu planejamento semanal a focar em ações dessa natureza.

Se quiser um complemente, segue um excelente artigo do Douglas Smith (Harvard Business) sobre a disciplina de times para foco na estratégia (aproveite enquanto eles não vendem):

 http://harvardbusinessonline.hbsp.harvard.edu/b01/en/common/item_detail.jhtml?id=R0507P&referral=2340

Pesquisadores japoneses, da Chiba University, publicaram um estudo na revista Occupational Medicine, no qual procuraram estabelecer a influência do período de trabalho no risco de ocorrência de enfermidades psíquicas.

Os pesquisadores afirmam que o estabelecimento de um limite de horas, destinadas ao trabalho, é uma medida muito importante na proteção do indivíduo contra os efeitos nocivos causados pelas longas jornadas laborais.

Participaram da pesquisa 715 trabalhadores, que foram avaliados quanto à presença de sintomas psiquiátricos, segundo escalas específicas pré-existentes. Os resultados divulgados revelaram que os participantes, que possuíam carga mensal de trabalho entre 260 e 279 horas, estavam sob maior risco de desenvolver manifestações de ansiedade, irritabilidade e fadiga crônica.

O grupo de trabalhadores, que destinava mais de 280 horas mensais às suas atividades laborais, evoluiu com maiores taxas de fadiga geral, distúrbios psíquicos, ansiedade e esgotamento profissional. Segundo o estudo a duração máxima do tempo destinado ao trabalho deve ser de 260 horas por mês.

Particularmente, eu acho esse um número um pouco exagerado. Particularmente, eu amo o que faço e o trabalho me dá um nível de realização que permite trabalhar 10 horas diárias sem exaustão (aproximadamente 220 horas mês). Considero-me um worklover e não um workaholic. Sei parar e equilibrar minhas horas com outras áreas importantes da minha vida e não fico sofrendo por estresse.

O problema é quando não sabemos a hora de parar e o trabalho se transforma em obsessão, gerando desconforto, estresse, pressão e infelicidade. Nesse caso é o momento de repensar a relação do trabalho X vida.

E você? Quantas horas trabalha por mês? Está conseguindo equilibrar seu tempo?