Um case de redução de e-mails.

Publicado em 8 maio, 2013 por Christian Barbosa

Não precisa ser gênio para entender que o e-mail está matando a produtividade nas empresas. Em vez de produzirem mais, muitos profissionais perdem tempo respondendo centenas de mensagens diárias, muitas delas sem relevância, que lotam suas caixas diariamente. Nossos dados indicam que um profissional gasta de 1 hora até 3 horas por dia na gestão da sua Caixa Postal.

Eu já tratei de algumas soluções para esse problema aqui no post. Se quiser dar uma relembrada, sugiro a leitura desses dois posts:

Mate o e-mail antes que ele mate você!

Estratégias para vencer o vício do e-mail

Tenha uma estratégia para criar pastas de e-mail

Quando falamos do problema de e-mail, muita gente acha que é uma batalha perdida, que não tem jeito, que é um problema que teremos de conviver. Eu acredito o contrário: é possível ter uma vida mais tranquila para toda a empresa no uso do e-mail.

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Resolver a questão do e-mail pode envolver uma série de soluções. Para algumas empresas, o simples fato de treinar as pessoas a usarem melhor seu MS Outlook ou Lotus Notes já ajuda muito. Em outras será necessário implementar uma estratégia de colaboração que troca a gestão de atividades via correio para uma forma mais centralizada, organizada e gerenciável.

Em outros casos será necessário definir uma política tanto de e-mail quanto de gestão do conhecimento ou ainda um sistema de gestão de requisições ou estratégias de rodízio, que também podem minimizar o problema.

Todas as soluções dependem de uma pessoa com poder de decisão e de replicação, dar o primeiro passo. Ter coragem de verdade de enfrentar o problema. Isso sim é difícil.

Recentemente, tivemos um case de sucesso, de um cliente muito especial da Triad PS, a Boehringer Ingelheim, uma das maiores farmacêuticas do mundo. O gestor da área de operações clínicas, Fábio Rodrigues, tomou a decisão de implementar um programa de redução de e-mails. Treinamos a equipe a usar melhor o MS Outlook, compartilhamos boas práticas de e-mail e a área definiu métricas do volume de e-mails. O objetivo era reduzir o numero de mensagens e otimizar a rotina.

O Fábio acompanhou e reforçou as métricas durante todo o trabalho: “Mensalmente, enviava à equipe um gráfico com o status do projeto e conduzia uma reunião de feedback individual, reforçando para os funcionários que o objetivo não era privá-los de enviar e-mails, fiscalizá-los ou simplesmente desmotivá-los e sim otimizar o tempo e produtividade de todos. A iniciativa tornou a equipe mais dinâmica e a estimulou a encontrar soluções criativas para problemas do dia a dia.”

O processo conseguiu reduzir em 30% o volume de e-mails durante um ano, resultando em uma economia de aproximadamente 1,5 mês de trabalho! Bom né? Do cacete, isso sim!

Dá para viver sem e-mail? Não dá, mas é nosso dever, achar soluções para minimizar o seu impacto na nossa rotina. É uma questão de ter mais tempo, de sobrevivência e sanidade nesse mundo que a tecnologia nos torna cada vez mais insanos!

E você? O que sua empresa tem feito para melhorar o uso de e-mails? Compartilhe as dicas!

Até a próxima

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A Onda do Home Office

Publicado em 6 maio, 2013 por Christian Barbosa

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Nas últimas semanas tivemos uma serie de ações e reuniões em grandes empresas sobre seus programas de home office. Parece que, finalmente, um sonho sobre o qual muita gente falava há alguns anos está se tornando realidade de fato.

Esse movimento é muito positivo. Ele vai ao encontro dos anseios de muitas pessoas que não aguentam mais o volume de interrupções inúteis geradas no escritório, o trânsito absurdo que enfrentamos na ida e volta ao trabalho ou do tempo perdido em reuniões desnecessárias.

Trabalhar de casa vem do passado, isso já existe há muito tempo. O trabalho começou de casa. Na idade média as pessoas produziam em suas casas. Garagens foram propulsores de grandes empresas de tecnologia no mundo. Trabalhar de casa é o começo do mundo e estamos retornando a isso.  A diferença de hoje é que o home office tem sido chamado de “tele trabalho”, pois você não precisa estar em casa, você pode estar no Starbucks ou em qualquer lugar e trabalhar do mesmo jeito.

Ao mesmo tempo, você tem ouvido histórias de fracasso nessa onda. Provavelmente você ouviu falar que a CEO do YAHOO disse que trabalhar de casa não funciona e, também, já ouvi alguns lideres dizendo que precisam estar vendo a pessoa para a coisa funcionar. Por que algumas iniciativas têm falhado?

Acho que não tem uma única resposta, mas um conjunto de fatores. Primeiro: pessoas que não têm este perfil não deveriam optar por essa modalidade de trabalho, e não há nada de errado com isso. Tem gente que precisa de outras pessoas para ser produtiva, pois precisa do movimento do escritório. Se forçar a barra essa pessoa começará a ficar triste, desmotivada e passará a não gerar mais o resultado e nem saberá direito o porquê.

Segundo: porque não basta ter tecnologia para fazer o tele trabalho, é preciso treinar as pessoas para trabalharem de forma colaborativa à distância. É preciso treinar os líderes para entender que eles não compram o “corpo” da pessoa e sim o “cérebro” dela. É a diferença entre o tempo e o resultado. O tempo do ponto já passou, é o resultado que buscamos.

Terceiro: porque têm modelos de negócio que simplesmente não funcionam à distância. Para o Yahoo não deu certo. Em alguns negócios como, por exemplo, um time de criação, estar junto ajuda a fluir as ideias, e quando falo juntos, falo na mesma sala, olhando e brincando.

Implantar um programa de tele trabalho é uma coisa séria, exige muitas disciplinas em conjunto a serem tratadas, de questões legais a comportamentais. Eu acredito que dá resultado e defendo que, se você tem a oportunidade de fazer isso, agarre com os dentes. Se você é líder, pense a respeito de forma bem planejada, pois, com definições claras de resultado, o processo pode funcionar muito bem.

A maior prova de que trabalhar de casa vem do passado é que no Brasil a nossa lei trabalhista vem da época das cavernas e os nossos políticos estão gastando seu tempo com tantas coisas importantes que têm se esquecido de rever essa questão na CLT, mas isso é uma história para o futuro.

Bom trabalho de casa!

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Você está doente, desanimado, estressado ou tudo ao mesmo tempo?

Publicado em 3 abril, 2013 por Christian Barbosa

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Conversando com um leitor no aeroporto, que falava sobre o porquê ele não fazia o que deveria ser feito para ter mais equilíbrio e resultado, ele levantou uma questão interessante. Faz três anos que ele vive entre altos e baixos com a sua saúde. Nos melhores momentos ele dá um gás em direção ao que ele busca, mas logo depois vem algum problema de “saúde” que gera o desânimo, cansaço e a paralisação.

Ele foi ao médico, mas apenas para soluções pontuais, começou o coaching, que o ajudou, mas parou na metade. Agora ele está na terapia e começou a descobrir a possível origem dos seus problemas de “saúde”. Está animado e prometeu me escrever contando o resultado.

Com certeza você conhece alguém que rasteja pelo dia, cansado, desanimado ou sempre reclamando de alguma doença que surgiu de forma inesperada. Sempre há algo que não permite que a pessoa tenha sua plena performance em ação e, com isso, os anos vão passando nesse padrão.

Eu acredito profundamente que todos os nossos problemas de saúde tem uma lição a nos ensinar. No auge do meu estresse, eu não fiquei mal à toa, eu precisava aprender a diminuir o ritmo. Se eu não tivesse ficado doente, nunca teria mudado.

Se você está doente, precisa procurar um médico, não pode adiar. Além disso, se pararmos para entender a lição por trás do problema, talvez possamos descobrir que temos um ciclo: a rotina gera estresse, que por consequência mina nosso sistema imunológico, acabamos perdendo o ritmo  e isso pode gerar um inexplicável  desânimo.

O problema pode ser o emprego, o chefe, os colegas, os sistemas, os clientes, etc. Pode ser também algo interno que você precisa descobrir com ajuda de alguém. Qual é a solução? Eu não sei, acho que não existe uma resposta fácil para isso. Porém, ela começa com você querendo buscar um padrão, o que nem sempre é fácil.

Acredito que com a vida, não podemos ser mornos. Temos que tomar um partido. Deixar-se levar é uma opção para os fracos, os que mais cedo ou mais tarde desistem. Se não temos as respostas, precisamos começar a fazer mais perguntas:

  • O que afasta você de ir em direção ao que te traz felicidade?
  • O que te deixa doente de verdade?
  • Quais são as coisas com as quais você não suporta mais gastar tempo?
  • Quais são as coisas que merecem mais tempo na semana?
  • Qual o próximo passo prático que você vai dar para se sentir melhor nos próximos sete dias?
  • Que tipo de especialista você deveria contratar para te ajudar?
  • O que você precisa mudar na sua rotina?
  • Quem você precisa tirar da sua vida? E quem precisa estar mais na sua vida?
  • Como aproveitar os finais de semana para evoluir?
  • Qual a próxima pergunta que você deveria se fazer?

Se você não tiver tempo para mais nada, pelo menos salve tempo para arrumar sua vida. Ninguém poderá fazer isso por você.

Boas perguntas!

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Ter clareza é saber jogar batalha naval

Publicado em 26 março, 2013 por Christian Barbosa

Uma das cosias que mais tira a possibilidade da pessoa não ter tempo no dia, é sua incapacidade de saber o que será feito pelos próximos 3 dias ao menos. A falta de previsibilidade te coloca em modo reativo, tudo que chega é uma surpresa, que se acumula com a atividade presente gerando mais estresse e correria.

Clareza é tudo na vida. Clareza de objetivos, clareza do que fazer, do que não fazer. Se não temos clareza, tudo fica confuso, imprevisto, corrido e urgente. Algo como o ataque a Pearl Harbor, feito pelos japoneses em 1941, totalmente inesperado.

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Um erro grande que mascara a clareza é achar que sabe o que tem para fazer em grandes blocos. Algo como pensar: hoje eu tenho que atender os clientes e fazer propostas. Isso não é clareza, isso é tempo obscuro, coisas que eu sei o que são, mas não estou certo de quanto são. É como ter um ataque de uma esquadra inteira de navios e achar que seria apenas um barquinho. Não é simples entender esse princípio. Leva tempo para modelar sua cabeça a funcionar de um jeito diferente.

Para não entrarmos em muitos detalhes, por hora, pense em tudo que tem a fazer hoje e até o final da semana. Deixe essa “folha” visível na sua mesa, tudo que chegar de novo coloque lá. Experimente brincar de “batalha naval”, realocando as atividades (seus navios) de posição quando um “ataque inimigo” (urgência) se aproximar. Já pensou jogar batalha naval sem o tabuleiro de controle? Loucura! Porém, é nessa loucura que muita gente vive hoje, o resultado é que mais cedo ou mais tarde, seus navios vão afundar.

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A importância do “follow up”

Publicado em 19 março, 2013 por Christian Barbosa

Uma grande diferença entre as pessoas que gerenciam bem seu tempo para as outras, é sua capacidade de cobrar e retornar a assuntos ainda pendentes.

Follow-Up

Uma pessoa que delega a atividade e só lembra-se de cobrar, muito tempo depois, perde toda a credibilidade, além do impacto que o atraso na tarefa pode gerar. É aquele famoso caso de quando enviamos um e-mail pedindo algo para alguém é só lembramos quando é tarde demais. Esse é o caso típico que um follow up ajuda bastante. Nesse caso a recomendação é ao enviar o e-mail, já adicionar uma tarefa ou até um compromisso para lembrar-se da atividade alguns dias depois. Assim nada se perde.

Sempre me perguntam, se o ato de delegar, por si só não deveria eximir sua responsabilidade sobre a tarefa, ou seja, se eu delego é porque confio que a tarefa seja feita da forma adequada e não preciso dedicar mais tempo nisso.

Se entendermos que a responsabilidade da tarefa é sempre de quem delega, você pode assumir o risco de que a pessoa faça da forma correta ou prevenir com um “follow up” e evitar maiores problemas. As duas opções estão corretas dependendo da situação.

Eu defendo que o “FUP (follow up – lembre)” deve ser feito em tudo e com constância. Isso vale para tarefas, mas também para suas metas pessoais, seus projetos, leitura, etc. O dia a dia consome nossa atenção e esses FUPs, ajudam a colocar nosso tempo naquilo que é realmente importante.

Pare alguns instantes, revise as pendências e crie seu FUPs para evitar maiores problemas! Fica a dica.

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Rest In Peace

Publicado em 13 março, 2013 por Christian Barbosa

Semana passada a morte deu o ar da graça duas vezes. Primeiro o irmão de uma amiga super querida, morreu após um acidente de moto. Algo inesperado, trágico e muito triste. Ela está grávida do primeiro filho e não tinha hora pior para a notícia acontecer.

Depois morre o Chorão, meu conterrâneo, um cara que eu gostava muito. Ele passava nas suas músicas coisas da vida cotidiana, que todo mundo passa, de forma sempre para cima e positiva. Gosto muito das letras dele. Infelizmente ele se perdeu, em algum momento o vício superou a sua força de vontade, os seus sonhos e as pessoas importantes. Uma pena, mas que fique de exemplo a essa juventude. O meu filho falou bastante da morte do Chorão, o que pegou forte foi que ele se matou pela droga, isso é sempre um alerta, um reforço no que nós como pais tentamos falar, mas quando vem de fora é sempre mais poderoso.

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A vida começa com uma antecedência de nove meses, mas termina totalmente sem aviso prévio. Nesses momentos é que a gente toma consciência do quanto somos frágeis, temporais e importantes. Não é verdade?

É por essa e outras coisas que precisamos aproveitar cada hora do dia. Não dá pra ficar trabalhando em algo que não te faz feliz. Não dá para ficar estressado todo o dia. Não dá para ficar com a sensação de que não tá dando certo a sua vida. Não dá para ficar cheio de compromissos e deixar de lado as coisas que você gosta. Não dá para ver a família sempre depois que já dormiram. Não dá para viver um relacionamento morno.

Sei que não é fácil mudar a vida, e nem precisa mudar tanto assim. Você pode começar com coisas pequenas, tipo um jantar em casa com todo mundo, um cinema, um passeio, uma viagem, uma visita, uma ligação. Pode parecer pouco, mas sempre faz uma diferença.

Hoje eu não quero escrever sobre nada, ainda estou triste pelas perdas. Uma vez na pista de skate do Chorão em Santos, ele falou que o skate era o hobby dele, o que fazia esquecer os problemas e usar bem o tempo. Precisamos desses momentos. Se não tem, descubra seu hobby, seu “desestressor”. Talvez se ele tivesse mais skate e menos droga…. mas não dá para viver de se…

Com dizia chorão: “…histórias nossas histórias, dias de luta, dias de glória. Podem me tirar tudo que tenho, só não podem me tirar as coisas boas que eu fiz…”

Para quem quiser uma das suas interpretações mais bonitas: http://www.youtube.com/watch?v=pceB9dykZbQ

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Tudo é uma questão de percepção

Publicado em 11 março, 2013 por Christian Barbosa

Se um dia você machucar seu dedo, seu pé ou qualquer outra parte do corpo experimente pegar um binóculo e olhar com a parte invertida para o machucado. Depois de algum tempo você perceberá que a dor diminui. Pesquisadores da Universidade de Oxford comprovaram que diversas sensações, como a de dor, são moduladas de acordo com aquilo que você vê.

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Quando estiver com uma dor de cabeça, por exemplo, feche os olhos e imagine toda a sua dor dentro de uma bola, que pode ser grande, média ou pequena conforme sua dor. Visualize-se dando um chute nessa bola e ela voando para bem longe. Sua dor de cabeça também vai diminuir. Aplico essa técnica, desde que aprendi com meu amigo Gilberto Cury da SBPNL, nas poucas vezes que tenho dor de cabeça e, na maior parte dos casos, ameniza bastante.<o:p></o:p>

Quando vamos viajar para um novo lugar, você já se deu conta de que o tempo de volta parece ser mais rápido do que o de ida, na maior parte dos casos?

Esses exemplos mostram que na verdade, tudo é uma questão de percepção. Ter mais tempo é uma questão de como enxergamos nosso dia a dia, a rotina e nossos objetivos. Uma percepção que altera completamente a realidade.

Todo mundo reclama que não tem tempo, pois essa é a percepção que temos coletivamente, em ambientes abarrotados de e-mails, imprevistos, esquecimentos, estresse, etc. Quando o urgente e o circunstancial se tornam predominantes perdemos a percepção do importante e com isso só pioramos nosso estado de tempo.

E se invertêssemos o binóculo nesse caso? E se colocássemos mais coisas importantes nesses dias? Claro que em primeiro lugar, você precisa saber o que é importante para você, senão fica quase impossível ter essa percepção.

Acho que um bom começo é olhar ao redor, entre seus amigos, familiares, possíveis hobbies ou esportes pelos quais você tem curiosidade. Ache alguma coisa que estimule sua curiosidade e vontade. Tem que procurar, não adianta ficar com o bundão na cadeira e achar que tudo vai chegar até você.

Depois que achar uma ou outra coisa, comece a intercalar esses momentos na sua agenda. Se o seu dia foi rodeado por situações estressantes, inclua sua aula de Yoga. Se a semana foi cheia de problemas, aproveite o fim de semana para uma viagem rápida com a família ou para conhecer novos lugares na sua própria cidade. Está sem ideias para algo novo? Experimente um curso de dança, um novo livro, um filme, etc.

Os filhos reclamam que você não tem tempo para eles? Experimente brincar de verdade uma ou duas vezes na semana! Ir à piscina ou praia e jogar uma bola com eles. Elogiar seus bons comportamentos em um almoço sem pressa, enfim, trabalhar com estas pequenas atitudes que farão a diferença no final.

A percepção é tão importante quanto as horas do seu dia, se você colocar o binóculo no lado certo, com certeza a recompensa será inevitável. Não acredite, experimente. É tudo uma questão de percepção.

Até a próxima

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